เมื่อองค์กรกำหนดพันธกิจและเป้าหมายในการดำเนินงานที่ชัดเจนแล้ว กิจกรรมต่อไปของกระบวนการวางแผนก็คือการจัดทำแผนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนด โดยแผน (Plan) คือวิธีการที่กำหนดขึ้นเพื่อให้การดำเนินงานขององค์กรหรือหน่วยงานหรือบุคคลบรรลุเป้าหมาย ในระดับองค์กร ผู้บริหารและหัวหน้างานทั้งหลายจำเป็นต้องจัดทำแผนให้สอดคล้องกับเป้าหมายและสนับสนุนให้องค์กรสามารถบรรลุพันธกิจที่กำหนดไว้ได้ องค์กรใดที่หลีกเลี่ยงการจัดทำแผนหรือไม่สามารถวางแผนได้ดีแล้วจึงมักจะประสบปัญหากับการดำเนินงานในหลายประการอันได้แก่สมาชิกขาดระเบียบแบบแผน ขาดการมองเห็นภาพร่วมกัน ขาดขั้นตอนและวิธีการทำงานที่ชัดเจน ส่งผลให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ เกิดความสูญเสียและสิ้นเปลืองทรัพยากร ตลอดจนอาจเกิดความขัดแย้งในการทำงานตามมาเป็นของแถมที่ไม่อยากได้ เป็นต้น
การวางแผน (Planning) นั้นเป็นกระบวนการของการตัดสินในเกี่ยวกับสิ่งที่จะต้องลงมือปฏิบัติ เพื่อให้มั่นใจว่าจะมีทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้เพื่อการลงมือปฏิบัติและมีกำหนดเวลาของการดำเนินการที่ชัดเจนแน่นอนอันจะทำให้ได้รับผลจากการลงมือปฏิบัตินั้นออกมา และในฐานะของผู้บริหาร ผู้จัดการ หัวหน้างาน โดยปกติก็จะต้องเกี่ยวข้องกับงานการวางแผน แตกต่างกันที่มิติของเวลาในการใช้แผน เป้าหมาย วัตถุประสงค์และงบประมาณ หรือกล่าวได้ว่าการวางแผนนั้นมีลักษณะเป็นการกำหนดอนาคตไว้ล่วงหน้าเกี่ยวกับภารกิจหรือกิจกรรมต่างๆ ที่จะกระทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ โดยการวางแผนเกี่ยวข้องกับการคาดการณ์ต่าง ๆ ในอนาคต การตัดสินใจเลือกทางเลือกต่าง ๆ เพื่อนำไปปฏิบัติโดยผ่านกระบวนการคิดก่อนลงมือทำ โดยประการนี้ การวางแผนจึงเป็นความพยายามอันเป็นระบบ (Systematic Attempt) เพื่อตัดสินใจเลือกแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับอนาคตเพื่อให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด โดยการวางแผนนั้นมีความสําคัญ ในหลายประการได้แก่
(1) เปนการลดความไมแนนอนและปญหาความยุงยากซับซอนที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ทั้งนี้เพราะการวางแผนเปนการจัดโอกาสทางดานการจัดการให้ผู้วางแผนมีสายตากวางไกล มองเหตุการณต่าง ๆ ในอนาคตที่อาจเกิดขึ้น เชน การเปลี่ยนแปลงดานเทคโนโลยีปญหา ความตองการของประชาชนในสังคมนั้น ซึ่งสิ่งเหลานี้อาจสงผลกระทบตอการบรรลุเปาหมายขององคการ ดังนั้นองคการจึงจําเปนต้องเตรียมตัวและเผชิญกับสิ่งที่เกิดขึ้นอันเนื่องมาจากความผันผวนของสภาพแวดล้อมไดแกสภาพเศรษฐกิจ สังคมและการเมือง เปนตน
(2) ทําใหเกิดการยอมรับแนวความคิดใหม ๆ เขามาในองค์กร เนื่องจากการวางแผนดำเนินการบนหลักการเรื่องยอมรับเรื่องการเปลี่ยนแปลง ไมมีสิ่งใดอยูอยางนิรันดรจึงทําใหมีการยอมรับแนวความคิดเชิงระบบ (System Approach) เขามาใช้ในองค์กรยุคปจจุบัน
(3) ทําใหการดําเนินการขององคการบรรลเปาหมายที่ปรารถนา ทั้งนี้เพราะการวางแผนเป็นงานที่ต้องทำเป็นจุดเริ่มต้นของทุกหน่วยงานในองค์กรและเป็นหลักประการว่าการดำเนินงานจะเปนไปดวยความมั่นคงและมีความเจริญเติบโต
(4) เปนการลดความสญเปล่าของหนวยงานที่ซ้ำซอน เนื่องจากการวางแผนทําใหมองเห็นภาพรวมขององคการที่ชัดเจนและยังเปนการอํานวยประโยชนในการจัดระเบียบขององคการใหมีความเหมาะสมกับลักษณะงานมากยิ่งขึ้น เปนการจําแนกงานแตละแผนกไมใหเกิดความซ้ําซอนกัน
(5) ทําใหเกิดความแจมชัดในการดําเนินงาน เนื่องจากการวางแผนเปนการกระทําโดยอาศัยทฤษฎีหลักการ และงานวิจัยต่าง ๆ (Rational Approach) มาเปนตัวกำหนดจุดมุงหมายและแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจนในอนาคตอยางเหมาะสมกับสภาพองคกรที่ดำเนินการอยู
การวางแผนที่ดียอมสงผลใหเกิดประโยชน์ในหลายประการได้แก่ ช่วยให้เรามีจุดหมายปลายทาง คิดวิธีการใหทำเรื่องใดบรรลุผล อำนวยให้หน่วยงานตางๆ มีการประสานงานกัน แถมยังช่วยลดความไม่แน่นอนในอนาคตลงไปเพราะการวางแผนเปนงานที่เกี่ยวข้องกับการคาดการณ์เหตุการณ์หรือสถานการณ์ในอนาคต พร้อมกับชวยให้เราไดกําหนดหน้าที่ในการควบคุมกิจกรรมต่าง ๆ ที่ต้องดำเนินการ นอกจากนี้ การวางแผนยังนับว่าเป็นพื้นฐานดานการตัดสินใจ และเปนสิ่งที่ช่วยให้เกิดแนวคิดใหม่ ๆ หรือนวัตกรรมและความคิดสรางสรรค ซึ่งอาจจะเกิดขึ้นมาจากการมีความรวมแรงรวมใจในการทํางานของพนักงานที่เกี่ยวข้อง และหากทำการวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพก็ย่อมจะช่วยทำให้องค์กรมีขีดความสามารถในการแข่งขันจากการที่สามารถเปลี่ยนแปลงวิธีการทํางานให้ทันการต่อการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
ที่จริงนั้น แผน (Plan) ที่เราได้ยินได้ฟังกันมาบ่อย ๆ นั้นมีหลายประเภทแล้วแต่จะใช้เกณฑ์ใดในการจัดแบ่งเช่น หากแบ่งตามเกณฑ์ระยะเวลา ก็จะแบ่งแผนออกได้เป็น 3 แบบ ได้แก่
(1) แผนระยะยาว (Long Term Plan) – แผนซึ่งจัดทำให้สอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวและกำหนดวิธีการทำงานเป็นระยะเวลายาวเกิน 5 ปีขึ้นไป
(2) แผนระยะกลาง (Medium Term Plan) – แผนซึ่งจัดทำให้สอดคล้องกับเป้าหมายระยะกลางและกำหนดวิธีการทำงานเป็นระยะเวลา 1-5 ปี และ
(3) แผนระยะสั้น (Short Term Plan) – แผนซึ่งจัดทำให้สอดคล้องกับเป้าหมายระยะสั้นและกำหนดวิธีการทำงานเป็นระยะเวลาไม่เกิน 1 ปี
หรือหากแบ่งตามระดับการบริหาร ก็จะแบ่งได้เป็น
(1) แผนกลยุทธ์ (Strategic Plan) – แผนที่กำหนดขึ้นโดยให้สอดคล้องกับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรโดยปกติแผนแบบนี้จะจัดทำโดยผู้บริหารระดับสูงเพื่อระบุถึงวิธีที่จะทำให้องค์กรโดยรวมบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ที่กำหนดขึ้น
(2) แผนยุทธวิธี (Tactical Plan) – แผนที่กำหนดขึ้นโดยให้สอดคล้องกับเป้าหมายเชิงยุทธวิธีขององค์กรโดยปกติแผนแบบนี้จะจัดทำโดยผู้บริหารระดับกลางเพื่อระบุถึงวิธีที่จะทำให้แต่ละหน่วยงานบรรลุเป้าหมายของหน่วยงาน (Functional Goals) ที่กำหนดไว้เป็นยุทธวิธีรองรับเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ระดับองค์กร และ(3) แผนปฏิบัติการ (Operational Plan) – แผนที่กำหนดขึ้นโดยให้สอดคล้องกับเป้าหมายเชิงปฏิบัติการ โดยปกติจะจัดทำโดยหัวหน้างานหรือผู้จัดการระดับต้น เพื่อระบุถึงวิธีที่จะทำให้พนักงายภายในแต่ละหน่วยงานบรรลุเป้าหมายเชิงปฏิบัติการของแต่ละหน่วยงาน ในโปรแกรมการพัฒนาครั้งนี้เรียกแผนปฏิบัติการว่า “แผนปฏิบัติงาน (Action Plan)” เป็นต้น
เมื่อท่านจะทำการวางแผน ก็ควรทำการวางแผนด้วยการตั้งต้นให้ดีเพื่อให้มั่นใจว่าจะเกิดผลดีตามมาจากแผนที่วางไว้อย่างแท้จริง โดยแผนที่ดีนั้นมักจะมีลักษณะในหลายประการต่อไปนี้
(1) ปฏิบัติได้จริง และมุ่งความสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ (Practical and Goal Oriented) แผนที่ดีไม่ควรมีลักษณะที่เพ้อฝัน ดูสวยหรูในประดาษแต่ไม่สามารถปฏิบัติได้จริง นอกจากนี้ การปฏิบัติตามแผนดังกล่าวควรเป็นไปเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้โดยตรง
(2) ชัดเจน (Clear) แผนที่ดีจะต้องมีรายละเอียดที่ชัดเจน ผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนอ่านแผนแล้วเข้าใจตรงกันโดยไม่ต้องตีความ
(3) ประหยัดและมีประสิทธิภาพ (Cost Effective and Efficient) แผนที่ดีนั้นต้องคำนึงถึงการใช้ทรัพยากรอย่างประหยัดเท่าที่จำเป็น และเมื่อใช้ทรัพยากรไปแล้วก็ต้องได้รับผลตอบแทนจากการดำเนินงานที่คุ้มค่าตามเป้าหมายที่กำหนด
(4) ยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนได้ (Flexible and Adaptable) แผนที่ดีควรมีลักษณะที่ยืดหยุ่นและเปิดโอกาสให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปได้
(5) เป็นที่ยอมรับ (Acceptable) แผนที่ดีควรเป็นที่ยอมรับจากฝ่ายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องและไม่สร้างความขัดแย้งจนส่งผลเสียหายต่อองค์กร
ในหนังสือเรื่อง “How to Be An Even Better Manager: A Complete A-Z Proven Techniques and Essential Skills” ระบุไว้ว่าการวางแผนมีกิจกรรมจำแนกได้ 7 เรื่องดังนี้
(1) การคาดการณ์หรือพยากรณ์ (Forecasting) โดยเป็นการพิจารณาถึง
o การระบุว่างานชนิดใดที่จะได้รับการลงมือทำ มีปริมาณมากน้อย และต้องทำเมื่อใด
o ภาระงาน (Workload) จะเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร
o มีความเป็นไปได้หรือแนวโน้มที่จะมอบหมายหรือกำหนดให้หน่วยงานใดที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องทำหน้าที่รับผิดชอบ
o มีความเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปได้เกิดขึ้นภายในหรือภายนอกหน่วยงาน อันจะนำมาใช้จัดลำดับความสำคัญของงาน กิจกรรมหรือภาระงานที่จะต้องลงมือทำอย่างไร
(2) การจัดทำโปรแกรมหรือโครงการ (Programming) ซึ่งเป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับลำดับขั้นตอนและกรอบเวลาของการดำเนินงาน (Sequence & Timescale of Operation) และกิจกรรมทั้งหลายที่จะต้องทำออกมาให้เป็นผลภายใต้กรอบเวลานั้น
(3) การจัดบุคลากรทำงาน (Staffing) เป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับจำนวนและประเภทของบุคลากรที่จำเป็นต้องนำมาใช้ทำงานที่กำหนดไว้ ซึ่งจะต้องพิจารณาว่าจะสามารถรองรับปริมาณภาระงานที่สูงมาก (Peak Workload) พร้อมกับเตรียมมาตรการหรือแนวทางการใช้กำลังคนที่จะรองรับภาระงานอย่างเหมาะสม เช่น พิจารณาถึงการเพิ่มการทำงานล่วงเวลา หรือการจ้างบุคลากรชั่วคราวเข้ามาช่วยงาน เป็นต้น
(4) กำหนดมาตรฐานและเป้าหมาย (Setting Standard & Target) ในเรื่องยอดขาย สิ่งที่ได้ออกมาจากการผลิจ เวลาที่ใช้ คุณภาพ ต้นทุนและเรื่องอื่นใดที่จะทำให้เกิดผลลัพธ์ออกมาตามที่ต้องการ นอกจากนี้ ควรกำหนดไว้ด้วยว่าการปฏิบัติงานนั้นมีมาตรฐานอย่างไร อันจะช่วยการันตีว่าผลจากการลงมือทำจะปรากฎออกมาตามเป้าหมายที่วางไว้ และเพื่อให้ทราบสถานะเช่นนั้น การกำหนดมาตรฐานและเป้าหมายนี้ยังรวมไปถึงการกำหนดว่าจะประเมินผลการปฏิบัติงาน ตรวจสอบและควบคุมอย่างไรเพื่อไม่ให้พลาดเป้า
(5) วางแผนขั้นตอนปฏิบัติ (Procedure Planning) ตัดสินใจว่าจะลงมือทำงานนั้นอย่างไรในทางปฏิบัติจริง ซึ่งกิจกรรมนี้จะรวมไปถึงการออกแบบระบบงาน ขั้นตอนการปฏิบัติต่างๆ และหน่วยงานหรือพนักงานที่จะได้รับมอบหมายให้ดำเนินการตามแผนด้วย
(6) วางแผนการใช้วัตถุดิบ (Material Planning) ตัดสินใจว่าจะใช้วัตถุดิบ อุปกรณ์หรือการจ้างงานภายนอกในเรื่องใดบ้างพื่อให้มั่นใจว่าจะได้มาซึ่งเป้าหมายทั้งในเชิงปริมาณและเวลา
(7) การงบประมาณ (Budgeting) แผนที่ดีจะต้องมีกิจกรรมของการกำหนดว่าจะใช้ทรัพยากรทางการเงินมากน้อยเพียงใด การวางแผนจึงต้องทำการเตรียมความพร้อมเรื่องงบประมาณและการควบคุมการใช้จ่าย
เครื่องมือต่าง ๆ ที่นิยมใช้ในการวางแผนมีจำนวนมากให้เลือกใช้ได้ตามความถนัดและความเหมาะสม เครื่องมือเหล่านี้ สามารถช่วยสนับสนุนให้การวางแผนและการดำเนินงานตามแผนเป็นไปด้วยดี ช่วยลดเวลาตามขั้นตอนการวางแผนลง พร้อมทั้งช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าใจถูกต้องตรงกันโดยเฉพาะผู้วางแผนและผู้ที่ต้องปฏิบัติงานตามแผน รวมทั้งอำนวยความสะดวกในการติดตามผลการดำเนินงานตามแผน โดยได้แก่
(1) การบริหารโครงการตามองค์ประกอบของงาน (Function –oriented Project Management) เป็นการวางแผนโครงการซึ่งผู้บริหารต้องกำหนดแผนงานให้ครอบคลุมประเด็นสำคัญต่าง ๆ อาทิ หลักการและเหตุผล วัตถุประสงค์ กำหนดเวลา สถานที่ วิธีการ ผู้ร่วมในโครงการ ผู้รับผิดชอบ และงบประมาณ เป็นต้น
(2) การบริหารโครงการตามความรับผิดชอบ (Responsibility–oriented Project Management) เป็นการบริหารโครงการที่เกิดขึ้นจากหลักการของการดำเนินงานต่าง ๆ โดยต้องมีผู้รับผิดชอบอำนวยการให้แล้วเสร็จตามที่กำหนดไว้ โดยผู้รับผิดชอบจะได้รับการกำหนดขอบเขตหน้าที่และกรอบเวลาดำเนินการไว้อย่างชัดเจน
(3) แกนต์ชาร์ต (Gantt Chart) โดยการจัดเรียงขั้นตอนการดำเนินงานในแต่ละขั้นเป็นตามกำหนดลำดับเวลา พร้อมทั้งระบุรายละเอียดและช่วงเวลาในแต่ละขั้นตอนอย่างชัดเจน ทั้งนี้ แกนต์ชาร์ตเป็นเครื่องมือที่ได้รับความนิยมกันอย่างแพร่หลาย เนื่องจากผู้วางแผนและผู้บริหารโครงการสามารถควบคุมการดำเนินงานให้สอดคล้องกับช่วงเวลาที่กำหนดไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งสามารถระบุขั้นตอนการทำงานในส่วนที่มีโอกาสสร้างความติดขัดให้กับกระบวนการโดยรวม เพื่อป้องกันความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นได้
กล่าวโดยสรุปแล้ว การวางแผนงาน (Planning) นั้น แม้ดูเหมือนจะเป็นหน้าที่สำคัญของผู้บริหาร อันจะเห็นได้จากองค์ประกอบของการบริหารในรายวิชาการจัดการ (Management Course) ที่หัวหน้างานคงจะเคยผ่านการเรียนกันมาแล้วตั้งแต่ปริญญาตรีจนถึงปริญญาโท แต่ก็ไม่มีใครสงวนภาระหน้าที่การวางแผนเฉพาะคนทำงานระดับจัดการหรือระดับบริหารเท่านั้น ตรงกันข้าม คนทำงานระดับปฏิบัติต้องรู้จัก เรียนรู้และวางแผนการทำงานทุกสิ่งอย่างอันที่ทำในหน้าที่รับผิดชอบให้เป็นด้วยเช่นกัน หากทำได้ก็จะช่วยสะท้อนให้เห็นถึงมูลค่าเพิ่มของหัวหน้างานได้ อันว่าใครที่เป็นทั้งนักวางแผน และปฏิบัติได้เป็นเลิศ ย่อมเป็นที่ต้องการของทุกฝ่ายทุกองค์กร
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น