เมื่อก่อนที่ยังไม่ได้รับบทบาทหัวหน้างาน เรามักถูกคาดหวังให้ทำงานใดด้วยตนเอง โดยมีผู้บังคับบัญชาที่อยู่เหนือกว่าคอยสั่งการหรือมอบหมายงานลงมา ในภาวะแบบนี้ คนทำงานหลายคนรู้สึกสบายใจที่ตนเองมีโอกาสได้ควบคุมความสำเร็จของงานนั้นได้โดยตรง ต่างกันอย่างลิบลับกับบทบาทของหัวหน้างานที่ต้องมอบหมายกระจายงานให้เป็น
แม้หัวหน้างานจะรู้สึกดียิ่งกับการได้มอบหมายงานให้ใคร เพราะดูแล้วบทบาทนี้ช่างสง่างามและมีอำนาจเหลือเกิน แต่ทว่า หัวหน้างานจำนวนไม่น้อยกลับมีแต่ความกังวลใจ ด้วยเพราะรู้สึกว่าการมอบหมายงานไปนั้น ไม่ว่าลูกทีม/ลูกน้องจะทำงานสำเร็จหรือล้มเหลวก็หนีไม่พ้นหัวหน้างานที่ต้องแอ่นอกรับผิดชอบอยู่ดี จะปฏิเสธหรืออ้างว่าลูกทีม/ลูกน้องทำผิดไปเองก็คงไม่ถนัดและไม่ควรอย่างยิ่งที่จะทำแบบนั้น แถมยังยากตรงการควบคุมและติดตามสิ่งที่ได้มอบหมายไปว่าสำเร็จตามที่คาดหวังกันไว้หรือเปล่านี่เอง นี่ยังไม่นับที่จะต้องคอยให้คำปรึกษาแนะนำ สนับสนุน ให้ความช่วยเหลือแก้ไขปัญหาให้ กระทั่งหัวหน้าหลายคนแอบคิดว่าฉันทำเอง(โดยไม่ต้องมอบหมายงาน) น่าจะดีกว่า การันตีว่างานจะสำเร็จได้แน่นอน
ในหนังสือเรื่อง “Delegating Works” Thomas Brown อธิบายไว้ว่า การมอบหมายงาน (Delegation) หมายถึงการกระจายงานและอำนาจหน้าที่ที่อยู่ในความรับผิดชอบของหัวหน้าทีม/หัวหน้างานไปให้กับลูกทีม/ลูกน้อง/ลูกน้อง ทำโดยที่หัวหน้าทีม/หัวหน้างานยังคงการควบคุมและความรับผิดชอบไว้ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อการพัฒนาให้ลูกน้องทำงานได้ดีขึ้น เก่งขึ้น ฝึกฝนการตัดสินใจ รวมทั้งให้ลูกน้องได้ทำงานที่มีคุณค่ามากขึ้นกว่างานที่รับผิดชอบปกติ
การมอบหมายงานนั้นมีประโยชน์ในประการต่าง ๆ ในมุมขององค์กรก็ได้พัฒนาศักยภาพคนทำงาน เกิดการเรียนรู้แลกเปลี่ยนกันในองค์กร สร้างขวัญกำลังใจต่อคนทำงาน ขณะที่ พนักงานได้เรียนรู้และทดลองทำสิ่งใหม่ สร้างโอกาสการเติบโตในอาชีพการงาน และช่วยให้พัฒนาความสามารถได้อย่างรวดเร็ว และที่สำคัญทางหัวหน้ามีเวลาในการทำเรื่องอื่นที่มีคุณค่า เกิดความไว้วางใจและสานสร้างความสัมพันธ์
อย่างไรก็ตาม การมอบหมายงานมีเรื่องพื้นฐานที่พึงทำความเข้าใจให้ถี่ถ้วนขึ้นในหลายประการต่อไปนี้
เรื่องแรก การมอบหมายงานไม่ใช่เรื่องการแจกแจงแบ่งงาน แล้วส่งให้ลูกทีม/ลูกน้องแต่ละคนเพื่อให้เราสบายแต่อย่างใด และไม่ใช่เพราะมันตอบสนองคำว่า “บริหาร” ที่เรามักจะตีความแบบตื้น ๆ ว่าเป็นการแบ่งงานให้บุคคลอื่นทำโดยที่เราไม่ต้องไปรับผิดรับชอบอะไร ความจริงทีท่านต้องคิดและทำตามมามีอยู่ว่าท่านจะต้องทำให้ลูกทีม/ลูกน้องเก่ง ทำงานที่มอบหมายให้สำเร็จลงได้เพราะถึงจะมอบหมายงานไป อย่างไรก็ไม่พ้นวงกรอบที่ท่านต้องรับผิดชอบเช่นที่กล่าวถึงไปข้างต้น
เรื่องที่สอง Kramer และ Scott Simpson ในหนังสือเรื่อง “How Firm Succeed : A Field Guide to Design Management” แนะนำไว้ว่า การมีภาวะผู้นำที่ดีนั้นจะต้องมีการตั้งเป้าหมาย วัดผลได้ มีการวางระบบ และวางกำลังคนที่ต้องรับผิดชอบในงานส่วนต่าง ๆ ที่ต้องทำอย่างชัดเจน พร้อมกับในระหว่างทางผู้นำก็ต้องคอบแนะแนวทางเพื่อให้ผู้ตามเดินตามไปอย่างถูกต้อง อำนาจตามหน้าที่และทรัพยากรที่เพียงพอ ในประการเช่นนี้ หัวหน้างานซึ่งต้องมีการมอบหมายงานให้สมาชิกทีมไป จึงต้องมอบไปพร้อมกับต้องใส่ใจกับสมาชิกทีมเสมอ เพื่อให้สมาชิกทำงานที่มอบหมายได้ดีที่สุด ควรอย่างยิ่งที่ท่านจะได้ทบทวนว่าสมาชิกทีมที่ได้รับมอบหมายงานไปนั้น เข้าใจวัตถุประสงค์ เป้าหมาย ความคาดหวัง เทคนิควิธีการและแนวทางการวัดความสำเร็จของงานนั้นอย่างชัดเจน
เรื่องที่สาม การมอบหมายงานให้ตรงกับความถนัดของทุกคนนั้นเป็นเรื่องที่เป็นไปได้อยากยิ่งนัก พึงตระหนักว่าคนเรานั้นจะเลือกทำเฉพาะงานที่ตนเองชอบไม่ได้ ท่านจึงต้องสอนลูกทีม/ลูกน้องอย่างตรงไปตรงมาว่าเมื่อได้รับงานจากทีม ต้องแอ่นอกรับผิดชอบกับทุกงานและทุกสถานการณ์ หลายคราวก็ต้องสื่อสารด้วยว่า แม้งานอาจจะไม่สนุก แต่ทุกงานก็ประกอบกันขึ้นเป็นสิ่งที่ทำให้เป้าหมายของทีมบรรลุผลทั้งสิ้น เมื่อลูกทีม/ลูกน้องทำงานผิดพลาด ก็เชิญมาพูดคุยสะท้อนผลงานอย่างสร้างสรรค์ พร้อมเน้นย้ำเป้าหมายกับลูกทีม/ลูกน้องฟังบ่อย ๆ
เรื่องที่สี่ หากเกิดความผิดพลาดใดตามมา แม้ท่านจะไม่พอใจกับผลลัพธ์นั้น จะด้วยเพราะยอมรับไม่ได้หรือเหตุใดก็ตาม ท่านทำได้แค่แก้ตัวใหม่ ครั้งต่อไปต้องหมั่นจับตาดูการทำงานของลูกทีม/ลูกน้องอยางใกล้ชิด และสนับสนุนทุกอย่างเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการออกมา
เรื่องที่ห้า หมั่นคอยฟังและสังเกตอยู่ตลอดเวลาว่าสมาชิกที่ได้รับมอบหมายงานนั้น เขาจัดการงานได้ดีเพียงใด มีปัญหาข้อติดขัดหรือไม่ มีความกระตือรือร้นเพียงใด เครียดหรือกังวลกับเรื่องใดหรือเปล่า เป็นต้น การหมั่นหาคำตอบเช่นนี้ จะช่วยให้ท่านได้รู้ถึงจุดอ่อนจุดแข็งของลูกทีม/ลูกน้องมากขึน ยิ่งรู้เจาะลึกแต่ละคนได้มากเท่าใด ก๋ย่อมจะช่วยให้ท่านสะท้อนผลงาน (Feedback) แก่ลูกทีม/ลูกน้องและตรงประเด็นและมีคุณค่ามากขึ้น แถมยังจะช่วยให้ท่านปรับแต่งงานที่มอบหมายให้ยืดหยู่นได้มากขิ้นอีกทางหนึ่งด้วย
เรื่องที่หก หากลูกทีม/ลูกน้องคนใดทำงานแล้วได้ผลเยี่ยม หรืออาจจะดีกว่าหัวหน้างานทำเองด้วยซ้ำไป ท่านก็จง “อุเบกขา” และแสดงความชื่นชมแม้เพียงเล็กน้อยแก่เขา ในฐานที่ได้คนเก่งเข้าร่วมทีม อย่าได้กลัวว่าลูกทีม/ลูกน้องจะหันกลับมาแทงข้างหลัง หรือแอบพกเลื่อยมาทำงานด้วยเพื่อคอยบั่นขาเก้าอี้ของท่าน ควรบอกกับเขาว่าท่านโชคดีมากที่มีเขาร่วมทีม แต่หากเขากลายเป็นคนระเริงใจแล้วกลับเปลี่ยนมาแข่งขันกับท่าน เชื่อว่าเขาจะแพ้ทางตนเองโดยที่ท่านไม่ต้องไปทำอะไรมาก
การมอบหมายงานที่จะส่งผลให้เกิดการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิผลนั้นจะต้องอาศัยการเตรียมความพร้อมของการมอบหมายงานให้ดีเสียก่อน Thomas Brown จากงานเขียนเรื่อง “Delegating Work” การเตรียมตัวมอบหมายงานนั้นมีประเด็นที่หัวหน้างานควรพิจารณาดำเนินการดังต่อไปนี้
ก. ระบุวัตถุประสงค์ของการมอบหมายงาน – เพื่อให้ผู้รับมอบหมายงานสามารถเข้าใจเป้าหมายของการมอบหมายงานได้อย่างชัดเจนและในทำนองหนึ่งหัวหน้างานก็สามารถประเมินผลจากการมอบหมายงานได้ง่ายยิ่งขึ้นว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้มากน้อยเพียงไร อันจะเป็นประโยชน์ไปถึงการวางแผนเพื่อการปรับปรุงแนวทางหรือวิธีการมอบหมาย รวมถึงวิธีการปฏิบัติงานของผู้ได้รับมอบหมายต่อไป
เมื่อได้มอบหมายงานไปแล้ว ท่านต้องตามไปพูดคุยให้รู้แน่ชัดว่าลูกทีม/ลูกน้องเข้าใจเป้าหมาย วัตถุประสงค์และวิธีการชัดเจนหรือไม่ พร้อมไปย้ำด้วยว่าทีมคาดหวังอะไรจากเขา ทั้งที่เป็นทักษะ ความชำนาญ ผลงาน และพฤติกรรมการแสดงออกในการทำงานร่วมกับบุคคลอื่น
นอกจากนี้ ยังควรต้องกำหนดเวลาที่จะต้องรายงานหรือส่งมอบงานไว้ให้ชัดเจน อันสามารถใช้กรอบเวลาที่กำหนดไว้นั้นในการติดตามความคืบหน้าได้
ข. ตัดสินใจงานที่จะมอบหมาย – ก่อนที่จะทำการมอบหมายงานควรที่หัวหน้าจะต้องพิจารณาว่ามีชิ้นงาน โครงการ งานหรือหน้าที่ใดบ้างที่จะทำการมอบหมายให้กับพนักงาน ด้วยเพราะงานบางอย่างนั้นเป็นงานที่หัวหน้างานจะต้องทำเองโดยแท้ และมีเพียงงานบางอย่างเท่านั้นที่จะมอบหมายให้บุคคลอื่นหรือลูกน้องไปทำแทนได้ด้วยอาจจะเพราะเป็นงานที่ยากเกินไป หรือเป็นงานที่ยังไม่มีข้อสรุปชัดเชน หรือเป็นงานที่เสี่ยงมากต่อการผิดพลาดและส่งผลเสียหายใหญ่หลวงตามมาได้ การมอบหมายงานที่ผู้รับมอบหมายทำสำเร็จได้เป็นสิ่งที่จะทำให้ตัวผู้ได้รับมอบหมายงานเกิดแรงจูงใจในการทำงาน อย่างไรก็ตาม อาจจะมีงานบางอย่างที่พนักงานสามารถทำได้หากเขาได้รับการฝึกฝนอบรมรวมทั้งให้การสอนหรือการโค้ชอย่างเพียงพอ แม้การมอบหมายงานแบนี้จะมีข้อเด่นในแง่ที่จะช่วยพัฒนาทักษะความสามารถใหม่ ๆ ให้แก่ลูกน้องก็ตาม แต่ก็พึงทำความเข้าใจเสียก่อนว่าการมอบหมายงานประเภทนี้หัวหน้างานต้องพยายามมั่นใจให้ได้ว่าลูกน้องที่จะรับมอบหมายงานมีโอกาสที่จะทำให้สำเร็จได้ หากยังไม่มั่นใจหัวหน้างานอาจจะทดลองซอยหรือแบ่งงานออกเป็นงานย่อย ๆ และมอบหมายให้ค่อย ๆ ทดลองทำ พร้อมกับหัวหน้างานลงมือทำไปด้วยกัน และถือโอกาสการสอนงานไปด้วยเลย
ค. ต้องรู้ว่างานใดที่ไม่ควรมอบหมาย – เพื่อให้งานสำเร็จผลลงได้ หัวหน้างานควรจะต้องรู้ว่างานใดบ้างที่ไม่ควรมอบหมายเพราะเป็นงานของหัวหน้าโดยแท้ โดยลักษณะงานที่หัวหน้างานไม่ควรมอบหมายให้ลูกน้องไปทำแทนนั้นได้แก่ งานประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน งานการเจรจาต่อรองกับลูกค้ารายสำคัญ งานการวางแผน การกำกับดูแล งานการสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้กับลูกน้อง งานการว่าจ้างและการเลิกจ้างพนักงาน และงานบางอย่างที่หัวหน้างานเท่านั้นที่มีทักษะในการปฏิบัติ
ง. ระบุทักษะที่จำเป็นในการทำงานที่มอบหมาย – ก่อนที่จะทำการมอบหมายงานหัวหน้าควรสำรวจและระบุทักษะที่จำเป็นต้องใช้กับการทำงานที่คาดว่าจะมอบหมายออกไปด้วยการตอบคำถามให้ได้ว่า ทักษะการคิดใดที่จำเป็นต้องใช้สำหรับงานนี้ (เช่นทักษะในการแก้ไขปัญหา การตัดสินใจ การวางแผนหรือความคิดสร้างสรรค์เป็นต้น) ทักษะด้านมนุษย์สัมพันธ์ใดที่จะต้องใช้สำหรับงานนี้ (เช่นทักษะการประสานงาน ทักษะการเจรจาต่อรอง ความละเอียดรอบคอบในการทำงานเป็นต้น) และมีกิจกรรมใดบ้างที่ต้องทำในงานที่มอบหมาย และงานนั้นต้องอาศัยระบบหรืออุปกรณ์ใดช่วยบ้าง (เช่นงานต้องมีการจัดทำฐานข้อมูลใหม่ มีการบริหารจัดการ มีการฝึกอบรมพัฒนาให้เกิดทักษะใหม่ ๆ หรือไม่ เป็นต้น)
การมอบหมายงานเพื่อให้ทำงานได้สำเร็จผลได้จริงแล้วหัวหน้าควรถามตนเองว่าพนักงานคนใดที่เหมาะที่สุดกับการจะทำงานที่มอบหมายนั้น โดยควรทำการเปรียบเทียบความสามารถของพนักงานแต่ละคนและเพื่อให้มั่นใจในการเลือกพนักงานที่จะทำงานตามที่มอบหมายหัวหน้างานควรพิจารณาปัจจัยต่อไปนี้ประกอบด้วย
o งานที่มอบหมายนั้นเป็นส่วนหนึ่งที่เบิกทางไปสู่เป้าหมายการเติบโตตามสาขาอาชีพของลูกน้องได้จริง แต่ก็อย่าลืมที่จะถามตนเองด้วยว่ามีลูกน้องคนใดอีกหรือไม่ที่จะสามารถทำงานที่จะมอบหมายนี้เพื่อให้ได้เห็นว่าลูกน้องแสดงออกซึ่งความต้องการในการทำงานที่ท้าทายความสามารถและไม่หลุดลืมลูกน้องรายใดไป
o ลูกน้องที่จะรับมอบหมายงานมีเวลาว่างเพียงพอที่จะทำงานให้หัวหน้าได้
o งานที่มอบหมายไปนั้นได้ หรือกระจายไปให้ลูกน้องบุคคลอื่นแล้วหรือยัง และได้กระจายไปอย่างเหมาะสมกับลูกน้องบุคคลอื่นหรือไม่ เพราะอาจจะทำให้ลูกน้องบางคนรู้สึกว่าเขาได้รับการสนับสนุนจากหัวหน้างานเป็นพิเศษ อันอาจส่งผลให้เกิดการวิพากษ์วิจารณ์เป็นการส่วนตัวตามมา
o หัวหน้างานกำหนดระดับความช่วยเหลือหรือการสนับสนุนการทำงานไว้อย่างไร และจะมั่นใจได้อย่างไรว่าการสนับสนุนหรือช่วยเหลือนั้นเพียงพอให้ลูกน้องที่ได้รับมอบหมายงานทำงานบรรลุผลได้จริง
o ไม่ควรมอบหมายงานให้กับพนักงานใหม่ที่ไร้ประสบการณ์เสียทีเดียว แต่ควรให้เขาได้ปรับตัวด้วยการค่อย ๆ รับมอบหมายงานมีทีละเล็กละน้อย และความสำเร็จที่เขาค่อย ๆ สั่งสมนั้นจะช่วยสร้างความมั่นใจและแรงจูงใจในการทำงานให้ได้มาก
o ควรพิจารณาความเป็นไปได้ที่จะแบ่งสรรปันงานไปให้ลูกน้องมากกว่าหนึ่งคนเพื่อแบ่งเบาภาระงานและได้ใช้ทักษะของคนหลายคนมาประกอบกันสร้างผลงาน
พร้อมกันนั้น ควรดูอย่างถี่ถ้วนว่าลูกทีม/ลูกน้องของท่านมีทรัพยากร อันได้แก่ เครื่องมือเครื่องไม้ อุปกรณ์ เทคนิควิธีการ รวมทั้งสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นที่เพียงพอจะทำงานได้มีประสิทธิภาพหรือเปล่า ทรัพยากรนี้หมายรวมถึงอำนาจตามหน้าที่ (Authority) ที่ได้รับมาจากทีมด้วย
ในการมอบหมายงานให้ประสบความสำเร็จนั้นย่อมละเลยไม่ได้ที่จะต้องใส่ใจเตรียมความพร้อมทุกอย่างตามที่ผมได้กล่าวไปให้เรียบร้อยที่สุด หลายคราวเราจะพบว่าหัวหน้างานจำนวนไม่น้อยไม่ได้ใส่ใจเรื่องเช่นนี้พอสมควร บ้างก็เพราะไม่มีเวลาอธิบายรายละเอียดของงานให้ลูกน้องฟัง ผลลัพธ์ที่ตามมาก็ต้องมาแก้ไขจัดการกับของเสียหรือกับงานใดที่ผิดพลาดขึ้นมาภายหลัง
เสียเวลาเปล่า ๆ นะครับ !!!!
การมอบหมายงานที่มีประสิทธิผล (Effective Delegation) นั้นมีขั้นตอนที่ควรดำเนินการดังต่อไปนี้
(1) นัดพบกับผู้รับมอบหมายงานเป็นการส่วนตัว
o มอบหมายงานตอนที่นัดพบกันเป็นการส่วนตัวเท่านั้น เพื่อทำการพูดคุยในเรื่องที่จะมอบหมายงานและอื่น ๆ ซึ่งจะช่วยให้เกิดความเข้าใจอันดีในการมอบหมายงานระหว่างกันและถือเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันเป็นองค์ประกอบที่สำคัญยิ่งในการมอบหมายงาน
o จดบันทึกประเด็นสำคัญจากการพบและพูดคุยกันไว้ และในขณะที่อธิบายรายละเอียดของงานก็ขยายความเรื่องหนึ่งเรื่องใดที่สงสัยให้เกิดความกระจ่างไปพร้อมกันด้วย
(2) อธิบายรายละเอียดของงาน โครงการและหน้าที่รับผิดชอบ
o แจ้งวัตถุประสงค์ของงานให้ลูกน้องได้ทราบและอธิบายให้เขาทราบว่างานนั้นสอดคล้องกับเป้าหมายของหน่วยงานหรือขององค์กรอย่างไรบ้าง
o ชี้แจงหน้าที่รับผิดชอบพร้อมอธิบายว่าเขาต้องทำอะไรบ้างในงานที่มอบหมายนั้นให้ชัดเจน
o แจ้งให้เขาทราบว่ามีบุคลากรคนใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับงานที่เขาได้รับมอบหมาย พร้อมกับอธิบายบทบาทของหัวหน้าในงานนั้นด้วย
o แจ้งกำหนดเวลาสิ้นสุดของงานอย่างชัดเจนโดยที่เวลาสิ้นสุดงานนั้นควรต้องสมเหตุสมผล ไม่ช้าหรือเร็วเกินไป
o ส่งต่อข้อมูลเท่าที่จำเป็นที่ต้องใช้เวลาที่ลูกน้องเริ่มต้นทำงานที่ได้รับมอบหมาย
(3) พูดคุยถึงมาตรฐานของผลงานที่วางไว้และที่พนักงานยอมรับได้ พร้อมกำหนดวิธีการวัด/ประเมินผลสำเร็จของงาน
o กำหนดหน่วยวัดหรือประเมินผลงานในด้านต่าง ๆ ให้ชัดเจนเช่นคุณภาพ ปริมาณ เวลา เป็นต้น
o ชี้แจงถึงระดับความรับผิดชอบของเขา (ที่ได้รับมอบหมายงาน) ที่จะต้องทำงานให้ได้ตามมาตรฐานที่ตกลงกันไว้ให้ชัดเจน
(4) พูดคุยถึงการสนับสนุนทรัพยากร การช่วยเหลือและสนับสนุน
o ชี้แจงให้ทราบว่ามีวัตถุดิบ และทรัพยากรใดบ้างที่จำเป็นที่ต้องใช้สำหรับงานที่มอบหมายนั้น และยืนยันเพื่อให้พนักงานมั่นใจว่าหัวหน้างานได้จัดเตรียมทรัพยากรทั้งหลายให้เขาเรียบร้อยแล้ว (แม้จะไม่ทั้งหมดก็ตาม)
o หากคาดการณ์ว่ากำลังคนที่จะทำงานที่มอบหมายไม่เพียงพอ หัวหน้างานก็ควรพิจารณาสรรหาบุคลากรมาเพิ่มเติมเพื่อให้ลูกน้องทำงานบรรลุเป้าหมายได้
o สอบถามพนักงานว่าเขาอยากได้ความช่วยเหลือหรือสนับสนุนในเรื่องใดเพิ่มเติมบ้าง
(5) หารือถึงกับลูกน้องเกี่ยวกับการฝึกอบรมหรือการสอนงานที่จำเป็น
o ประเมินร่วมกับลูกน้องว่าเขาควรต้องได้รับการพัฒนาฝึกอบรมหรือการสอนงานในเรื่องใดบ้าง และจะดำเนินการนั้นด้วยวิธีใดเพื่อให้เขาสามารถทำงานที่ได้รับมอบหมายนั้นได้จริง
o ชี้แจงพนักงานถึงความจำเป็นในการสอนงานหรือการฝึกอบรม พร้อมกำหนดตารางเวลาที่ยอมรับกันได้
o ร่วมกันกำหนดวันตรวจสอบความก้าวหน้าหรือความคืบหน้าของงาน
(6) กำหนดระดับของอำนาจในการมอบหมายงาน การมอบหมายงานนั้นย่อมเป็นทั้งการมอบงานและอำนาจหน้าที่รับผิดชอบไป แต่หัวหน้างานจำนวนไม่น้อยเข้าใจผิดว่าการมอบหมายงานจะมอบแต่งาน (ซึ่งเรียกว่าโอนงาน) แต่อำนาจในการตัดสินใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่เกี่ยวข้องนั้นยังคงเก็บไว้กับตัวตามเดิม โดยลืมไปว่า “ขว้างงูอย่างไรก็ไม่พ้นคอ” หรือในท้ายที่สุดแล้วไม่ว่างานจะสำเร็จด้วยดีหรือไม่ งานนั้นก็จะถูกส่งกลับมาที่หัวหน้าอย่างแน่นอน หัวหน้าที่เก็บอำนาจในการตัดสินใจไว้กับตัวอย่างเหนียวแน่นจะบ่นไม่ได้นะครับว่าลูกน้องเอาแต่วนเวียนมาถามหรือมาให้ตัดสินใจแบบคิดเองไม่เป็น
แต่ก่อนที่จะมอบอำนาจในการตัดสินใจให้ไปให้ลูกน้อง หัวหน้างานควรต้องรู้เสียก่อนว่าอำนาจการตัดสินใจในที่นี้มีหลายระดับเรียงตามลำดับน้อยไปมากได้แก่ ให้ตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ ได้เท่าที่หัวหน้างานบอกเท่านั้น ระดับที่ให้ตัดสินใจและทำได้เท่าที่จำเป็นและไม่ได้ห้าม ระดับที่โดยแจ้งให้หัวหน้างานทราบก่อนที่จะดำเนินการตามที่ตัดสินใจ ระดับที่เปิดโอกาสให้ผู้รับมอบหมายได้แสดงความคิดเห็นและตัดสินใจได้เอง แต่เมื่อจะลงมือทำตามที่ตัดสินใจต้องมาบอกมารายงานหัวหน้าทราบก่อนทุกครั้ง ระดับที่สามารถหาทางเลือกดำเนินการ ตัดสินใจและลงมือได้เลย แต่ให้มารายงานหัวหน้าให้ทราบทุกครั้งหรือที่มีปัญหา จนถึงระดับที่คิดหาทางเลือก ตัดสินใจและลงมือทำตามที่เห็นควรโดย ไม่ต้องปรึกษากับหัวหน้าก่อนและไม่ต้องรายงานให้ทราบเลย อันถือเสมือนหนึ่งการให้รับผิดชอบงานนั้นอย่างเต็มที่ เป็นต้น ดังนั้น จะมอบอำนาจการตัดสินใจและลงมือทำให้ลูกน้องที่ได้รับมอบหมายงานเพียงใด ก็พิจารณากันให้ดีนะครับ
(7) ร่วมกันหาเงื่อนไขหรือปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จของงานที่มอบหมายเพื่อใช้ในการติดตามความคืบหน้า
o ร่วมกันค้นหาเงื่อนไขหรือปัจจัยที่ส่งผลต่อความสำเร็จของงานเพื่อสำหรับการประเมินผลงานของผู้รับมอบหมาย
o ชี้แจงให้ผู้รับมอบหมายงานทราบว่าหัวหน้างานจะเข้ามาเกี่ยวข้องกับงานเมื่อใดและอย่างไรบ้าง เช่นในกรณีที่งานอยู่ในภาวะเสี่ยงที่จะทำไม่สำเร็จ หรือกำลังประสบปัญหาสำคัญ เป็นต้น
(8) ตกลงกรอบการประเมินและติดตามความคืบหน้าของงาน
o กำหนดระบบการรายงานผลความคืบหน้าของงานให้มีขึ้นเป็นประจำ เช่นกำหนดการจัดทำรายงานผลประจำเดือน/สัปดาห์ เป็นต้น
o เลือกใช้แนวทางการรายงานความคืบหน้าของงานที่เหมาะสมอันได้แก่ จัดทำแฟ้มหรือไฟล์ที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของแต่ละงานหรือโครงการที่มอบหมายลงใน Computer ส่วนกลางหรือส่วนตัว จัดทำบันทึกเอกสารรายงานความคืบหน้าของทุกงานหรือทุกโครงการ หรือทุกภาระหน้าที่งานที่เกิดขึ้นจากการมอบหมาย ใช้ปฏิทินติดข้างฝาพร้อมมีพื้นที่บันทึกความคืบหน้าของงาน หรือจัดประชุมพนักงานอย่างสม่ำเสมอก็ได้ผลดีไม่น้อยครับ
o ช่วยเหลือ ให้คำปรึกษาแนะนำและแก้ไขปัญหาให้กับลูกน้องระหว่างทางที่มอบหมายงานไป
o ให้คำชื่นชมยกย่องที่เหมาะสมกับผลลัพธ์ของงานที่ลูกน้องทำ แม้งานที่ทำสำเร็จนั้นจะมีเพียงเล็กน้อยก็ตาม ทั้งนี้เพื่อเสริมแรงฮึดให้ลูกน้องลุยเดินหน้าทำงานต่อไป
o เมื่อมอบหมายงานไปแล้ว อย่าได้ใช้พฤติกรรมการบริหารงานแบบ Micro-management กล่าวคือ ตามไปดูอย่างละเอียดไม่วางตา ควบคุมงานทุกขั้นตอน ตามสอดส่องและจู้จี้จุกจิกทุกฝีก้าว ซึ่งนั่นก็เท่ากับเราไม่รู้จักปล่อยวางและไม่ไว้ใจใครมากกว่าตนเอง กรณีเช่นนี้ แม้ท่านจะเก่งเพียงใด ก็ยากจะได้ใจลูกน้อง นอกจากได้ความรู้สึกที่น้องกลัวในอำนาจการบังคับบัญชาที่ท่านมีเหนือกว่าในที่ทำงานเท่านั้น
ท่านหัวหน้าทั้งหลายครับ การมอบหมายงานนั้นมีวัตถุประสงค์ประการสำคัญก็เพื่อพัฒนาให้ลูกน้องได้รับประสบการณ์ใหม่ ๆ หรือประสบการณ์ที่ท้าทายจากการทำงานที่ได้รับมอบหมาย และท่านเองก็จะได้มีเวลาไปทำงานอย่างอื่นที่มีคุณค่ามากกว่า ขั้นตอนและข้อคิดของการมอบหมายงานเช่นที่ผมว่าไปแล้วเชื่อว่าหากท่านได้ลองนำไปปฏิบัติตามก็เชื่อมั่นได้เลยว่างานที่มอบหมายนั้นจะสำเร็จผลและคนที่เกี่ยวข้องก็ Happy ไปตามกัน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น