กล่าวแนะนำและขอบคุณวิทยากรอย่างมืออาชีพ

ในการกล่าวแนะนำและขอบคุณวิทยากรนั้น เป็นหน้าที่หนึ่งที่ทีม Training จะต้องทำกันเป็นปกติและผู้รับหน้าที่จะต้องพยายามดำเนินบทบาทและปฏิบัติออกมาให้ดูดีในสายตา อารมณ์และความรู้สึกของทั้งวิทยากรที่รับเชิญและผู้เข้ารับการอบรม  

บางคราวจะพบว่าการกล่าวแนะนำและขอบคุณวิทยากรที่ไม่ค่อยมี Script มากนัก หรือใช้ Script เสียจนเรียกว่าแทบจะอ่านตามข้อความที่เขียนไว้ก็เป็นอะไรที่ขาดสีสันขาดความน่าสนใจ กลายเป็นเริ่มต้นของการฝึกอบรมด้วยความไม่น่าสนใจ เป็นภาระหนักใจเล็ก ๆ ให้กับวิทยากรก็มีให้เห็นบ้าง 

เรื่องการกล่าวแนะนำและกล่าวขอบคุณวิทยากรที่หลายท่านอาจจะมองว่าไม่ได้สำคัญอะไรมากนัก  ที่จริงแล้วมีผลต่อประสิทธิผลของการฝึกอบรมอยู่ไม่น้อย ด้วยเพราะการฝึกอบรมต้องมีองค์ประกอบของการสร้างทั้งความรู้สึกประทับใจและสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างผู้จัดหรือดำเนินการฝึกอบรม วิทยากรและผู้เข้ารับการอบรม โดยเฉพาะระหว่างวิทยากรกับผู้เข้ารับการอบรมนั้นมีอิทธิพลอย่างมากต่อการเรียนรู้

ในฐานะที่ทั้งทำงานในฝ่าย HR  และทำงานเป็นวิทยากรภายในและภายนอกในหลายโอกาส ผมขอแชร์ประสบการณ์และมุมมองในเชิงหลักการของการกล่าวแนะนำ และกล่าวขอบคุณวิทยากร ไม่ว่าจะวิทยากรภายในหรือวิทยากรภายนอก แบบที่ “มืออาชีพ” เค้าทำกัน

 

การกล่าวแนะนำวิทยากร

ผมขอแชร์ในแต่ละเรื่องต่อไปนี้

      1) ชื่อ – นามสกุล

• หากมียศ ตำแหน่ง เช่น นายแพทย์ ผู้ช่วยศาสตราจารย์ อาจารย์ จะต้องเรียกให้ครบถ้วน หากไม่มีตำแหน่งอาจใช้คำนำหน้าว่า “อาจารย์” เพื่อเป็นการให้เกียรติก็ได้
• ไม่ควรใช้คำว่า “คุณ” สำหรับวิทยากรภายนอกที่ว่าจ้างมา โดยเฉพาะอย่างยิ่งการกล่าวคำนำหน้านามวิทยากรว่า “นาย นาง หรือนางสาว” ยิ่งไม่ควรทำอย่างยิ่งเพราะจะทำให้ฟังดูแข็งจนเกินไป และอาจทำให้วิทยากรอึดอัดใจได้หากเรียกผิด  
  2) การศึกษา

• ควรบอกทุกระดับปริญญาเรียงตามลำดับจะจากต่ำไปสูงสูด หรือจากสูงสุด หรือเพียงระดับสูงสุดก็ได้   
• หากวิทยากรมีประวัติทางการศึกษาดีเด่นเป็นพิเศษ เช่น ได้เกียรตินิยมหรือได้รางวัลเหรียญทองก็ควรจะระบุให้ครบถ้วนด้วย
• บางกรณีที่วิทยากรมีวุฒิการศึกษาหรือสำเร็จการศึกษาในสาขาไม่มีส่วนเกี่ยวข้องสัมพันธ์กับเรื่องที่จะให้การเรียนรู้เลย ก็ควรเน้นไปที่ประสบการณ์จากการทำงานหรือประสบการณ์พิเศษจากการฝึกอบรม การศึกษาดูงาน หรือเน้นย้ำไปที่ตำแหน่งหน้าที่การงานแทน 
  3) ตำแหน่งหน้าที่ปัจจุบัน
  ควรนำเสนอตำแหน่งหน้าที่การงานปัจจุบัน ชื่อหน่วยงานและสังกัดให้ครบถ้วน ส่วนการที่จะบอกระดับตำแหน่งหรือไม่นั้นให้พิจารณาตามความเหมาะสมหรือควรจะสอบถามวิทยากรก่อน  
  4) ประสบการณ์การทำงานในอดีต
  การกล่าวถึงประสบการณ์ทำงานในอดีตนั้นก็เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมได้ทราบว่าวิทยากรที่รับเชิญมาให้ความรู้เคยมีประสบการณ์ในด้านใดมาแล้วบ้าง อันจะเป็นประโยชน์ต่อการอ้างอิง ยกตัวอย่าง และการซักถามระหว่างการอบรม โดยสิ่งที่จะขาดมิได้เลยที่จะต้องแนะนำคือ ประสบการณ์การทำงานในส่วนที่จะส่งเสริมสนับสนุนการบรรยายในหลักสูตรนั้นๆ มีน้ำหนัก ดูน่าสนใจและน่าเชื่อถือมากขึ้น ซึ่งจะช่วยสร้างการยอมรับในตัววิทยากรจากผู้เข้ารับการอบรมได้มาก  และจะช่วยเรียกความศรัทธามหานิยมให้กับทีม Training ในทางหนึ่งได้ด้วย  
  5) ผลงานเขียนหรือผลงานทางวิชาการ
  ผลงานเขียนหนังสือ หรือผลงานทางวิชาการเช่น ตำราหรือบทความวิชาการที่เกี่ยวข้องหรืออ้างอิงได้กับหลักสูตรที่มาเป็นวิทยากร ย่อมเป็นส่วนที่ช่วยส่งเสริมวิทยากรให้ดูโดยเด่นเด่น หรือสร้างความแตกต่างจากวิทยากรท่านอื่นด้วย

ส่วนต่อไปผมจะแนะนำเกร็ดที่เป็นเทคนิคการกล่าวแนะนำวิทยากรให้ให้น่าสนใจ  ซึ่งว่ากันจริง ๆ แล้วก็จะขึ้นอยู่กับการรู้จักเลือกถ้อยคำและภาษามาใช้ ประกอบกับบุคลากรในระหว่างการนำเสนอของทีม Training หรือพนักงานท่านใดท่านหนึ่งที่ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าทีแนะนำวิทยากร โดยสามารถนำไปทดลองทำง่าย ๆ ดังนี้ครับ 

      Do

• แต่งกายเหมาะสม
• มีกิริยาวาจาสุภาพเรียบร้อย
• ยิ้มแย้มแจ่มใสเป็นมิตร
• เลือกใช้ภาษาพูดที่เหมาะสมกับกลุ่มผู้เข้ารับการอบรม
• ใช้น้ำเสียงที่ภาษากายที่บ่งบอกถึงพลังและความกระตือรือร้น
• เน้นคำและพูดถูกต้องตามวรรคตอน และประโยค  โดยเฉพาะคำนำหน้านามของวิทยากร เช่น ยศทางทหาร ม.ร.ว. ผู้ช่วยศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ เป็นต้น

      Don’ t

• แนะนำแบบท่องจำจนไม่เป็นธรรมชาติ
• ก้มหน้าก้มตาอ่านเอกสารแนะนำวิทยากรที่เตรียมมา
• ไม่ยิ้มแย้มแจ่มใส สบสายตาของผู้เข้ารับการอบรม
• เรียกชื่อต่างๆ ผิด ๆ ถูก ๆ เช่น ชื่อและนามสุกล คำนำหน้านาม ปริญญาที่ได้รับ สถาบันที่สำเร็จการศึกษา ตำแหน่งงานปัจจุบัน ความเชี่ยวชาญพิเศษ เป็นต้น เพราะหากผิดพลาดจะทำให้วิทยากรกระอักกระอ่วนใจ หรือบางท่านอาจจะขอแก้ไขให้ถูกต้องส่งผลให้รู้สึกเสียบรรยากาศไปตั้งแต่ก่อนจะเริ่มอบรมเสียเลย
• อย่าแนะนำวิทยากรในเชิงโอ้อวด
• ไม่แนะนำวิทยากรแบบพรรณนาหรืออธิบายยืดยาวจนเหมือนแจกทองนักมวยช่อนชก
• ไม่ใช้เวลามากเกินไปเพราะจะน่าเบื่อ แต่ไม่ควรจะสั้นเกินไปจนแทบจะไม่รู้จักกับวิทยากรเลย

อย่าแสดงความสนิทสนมคุ้นเคยกับวิทยากรมากจนเกินควร  แม้ว่าเราจะใช้บริการวิทยากรมาหลายครั้ง เพราะอาจจะทำให้เราเผลอเล่นหัวกับวิทยากรจนความน่าเชื่อถือ (ความทรงภูมิ) ในสายตาของผู้เข้ารับการอบรมลดลง

 

การกล่าวขอบคุณวิทยากร

เมื่อวิทยากรได้บรรยายครบถ้วนเนื้อหาตามหลักสูตรและเวลาที่กำหนดไว้ ซึ่งก็ถือว่าวิทยากรได้ปฏิบัติหน้าที่เรียบร้อยตามที่ตกลงให้บริการแล้ว  ทีม Training ควรอย่างยิ่งที่จะกล่าวขอบคุณวิทยากรเพื่อเป็นการแสดงน้ำใจ ขอบคุณ และสร้างสัมพันธ์ที่ดีสำหรับการจะเชิญวิทยากรมาอีกครั้งต่อไปในโอกาสหน้า

จากประสบการณ์ผมพบว่าการกล่าวขอบคุณวิทยากรอาจจะจำแนกได้เป็น 3 ลักษณะด้วยกัน ได้แก่

1)  ผู้บริหารขององค์กรที่จัดอบรม/สัมมนา

เป็นกรณีที่วิทยากรที่รับเชิญมามีอาวุโสสูง เช่นเป็นผู้ทรงคุณวุฒิสูงหรือมีตำแหน่งหน้าที่การงานใหญ่โต และมีปาฐกถา หรือบรรยายพิเศษแก่ผู้สนใจไม่ว่าจะในองค์กรหรือบุคคลภายนอก และมักจะเป็นกิจกรรมในโอกาสสำคัญๆ  ซึ่งผู้ที่ควรทำหน้าที่กล่าวขอบคุณนั้นมักจะเป็นผู้มีอาวุโสหรือตำแหน่งหน้าที่การงานระดับสูงขององค์กร  และมักจะเชิญให้ผู้ที่มีอาวุโสที่สุดในห้องอบรมสัมมนานั้นทำหน้าที่มอบของที่ระลึกให้กับวิทยากรด้วย

2) ทีม Training หรือผู้รับผิดชอบจัดฝึกอบรม

ในกรณีที่จัดฝึกอบรมหลายรุ่น เราจะพบอยู่เสมอว่าทีม Training หรือผู้รับผิดชอบจัดฝึกอบรมมักทำหน้าที่กล่าวขอบคุณในชั่วโมงแรกๆ เพื่อเป็นตัวอย่างให้แก่ผู้เข้ารับการอบรมได้เห็นรูปแบบ หรือแนวทางการพูดนำเสนอ จากนั้นในรุ่นต่อ ๆ ไปก็จะขอให้ตัวแทนผู้เข้ารับการอบรมมาทำหน้าที่กล่าวขอบคุณวิทยากรแทน ขณะที่ทีม Training หรือผู้รับผิดชอบจัดฝึกอบรมจะทำหน้าที่แนะนำวิทยากร

3) ผู้เข้ารับการอบรม

หลายองค์กรกำหนดแนวปฏิบัติให้ผู้เข้ารับการอบรมเลือกตัวแทนขึ้นมาทำหน้าที่เป็นผู้แทนในการกล่าวขอบคุณวิทยากร ซึ่งบางทีตัวแทนก็เป็นประธานรุ่น  ผู้อาวุโสหรือคนที่ดูมีหน่วยก้านดีในการนำเสนอ ไม่เกร็งไม่เครียดหน้าชั้นเวลาที่จะต้องพูดอะไร

นอกเหนือจากนี้  ผมขอแนะนำประเด็นที่ควรจะต้องกำหนดไว้เพื่อเป็นกรอบในการกล่าวขอบคุณวิทยากรที่อยากให้ท่านได้ลองนำไปทบทวนได้แก่

• ความรู้สึกเป็นเกียรติแก่หน่วยงานและผู้เข้ารับการอบรม
• ความสำคัญของเนื้อหาวิชาตามหลักสูตร และประสบการณ์ที่วิทยากรได้ถ่ายทอดให้
• ประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานและการนำความรู้ที่ได้รับไปปรับใช้ในการปฏิบัติงาน
• ความรู้สึกประทับใจ และขอบคุณ
• เชิญูผู้เข้ารับการอบรมปรบมือให้เกียรติ และแสดงความขอบคุณวิทยากร

 

อีกทั้งเพื่อให้การกล่าวขอบคุณวิทยากรเป็นไปแบบราบรื่น ๆ  ผมยังมีคำแนะนำให้ท่านทั้งหลายได้ทดลองทบทวนและลงมือทำเพิ่มเติมดังนี้

• นัดแนะให้ผู้เข้ารับการอบรมทราบว่าจะเริ่มการกล่าวขอบคุณวิทยากรแล้ว ไม่เดินขึ้นมาโพล่ง ๆ ขอบคุณวิทยากรเลย โดยเฉพาะการกล่าวขณะที่ผู้เข้ารับการอบรมยังนั่งทำแบบประเมินผลการอบรมอยู่เลย  เพราะผู้เข้ารับการอบรมจะรู้สึกเหวอ วิทยากรก็อาจจะมึนตามไปด้วย  ที่สำคัญนั้นการนัดแนะจะเป็นการให้ทุกคนที่เข้าอบรมได้ให้ความสนใจกับการกล่าวขอบคุณวิทยากรอย่างจริงจัง
• กล่าวขอบคุณวิทยากรทันทีที่วิทยากรพูดสรุปทิ้งท้าย หรือฝากข้อคิด
• เตรียมกับวิทยากรเพื่อให้ทราบคิวที่จะกล่าวขอบคุณวิทยากร เช่น พอได้ยินวิทยากรกล่าวขอบคุณผู้เข้ารับการอบรม ผู้ที่จะกล่าวขอบคุณวิทยากรก็จะเตรียมตัวมาหน้าห้อง ไม่ควรอย่างยิ่งที่จะทิ้งเวลาให้เนิ่นนานเพราะวิทยากรอาจจะง่วนกับการรวบรวมเก็บเอกสารหรือข้าวของทั้งหลาย หรือกำลังจะเดินออกไปจากห้องอบรมสัมมนา และทำให้ผู้เข้ารับการอบรมเหวอ ๆ ได้ ดูแล้วไม่โปร (ไม่มืออาชีพ) เอาเสียเลย
• ผู้กล่าวขอบคุณวิทยากรควรจะได้กล่าวอ้างอิงถึงข้อคิด สาระสำคัญ จุดเด่นของการบรรยายหรือช่วงการพูดของวิทยากรที่ประทับใจมาอ้างถึง อันจะสะท้อนให้วิทยากรเกิดความประทับใจและทราบว่าเราได้ติดตาม กับให้ความสนใจวิทยากรมาตลอด แม้เราอาจจะไม่ได้นั่งฟังวิทยากรตลอดเวลาหรือตลอดทั้งวันก็ตาม
• ไม่ควรอวยหรือยกย่องวิทยากรจนเกินงาม แม้วิทยากรจะนำเสนอได้สุดยอดก็ตาม  
• เน้นการกล่าวของคุณแบบให้ดูเป็นธรรมชาติ ไม่ควรพูดด้วยการอ่านแบบแข็ง ๆ จากข้อความที่เขียนเตรียมไว้หรือพูดในแบบท่องจำ และไม่จำเป็นที่จะต้องกล่าวของคุณพร้อมกับยกข้อคิดโดยเรียงตามประเด็นที่วิทยากรพูด  พร้อมกับให้ระมัดระวังเรื่องบุคลิกภาพ น้ำเสียง ท่าทางที่แสดงออกขณะกล่าวเพราะส่วนนี้จะทำให้การกล่าวขอบคุณวิทยากรนั้นมีคุณค่ามากขึ้นตามไปด้วย  

กล่าวโดยสรุปแล้ว  การกล่าวแนะนำและกล่าวขอบคุณวิทยากรนั้นหากมองอย่างผิวเผินก็จะดูไม่สลักสำคัญอะไรนัก แต่ก็มีผลต่อความสำเร็จของการจัดการฝึกอบรมเช่นกัน เพราะนอกจากจะสร้างความประทับใจสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างผู้จัดกับวิทยากรและผู้เข้ารับการอบรมกับวิทยากรแล้ว ยังเป็นส่วนที่จะช่วยเสริมศรัทธาผู้เข้ารับการอบรมที่มีต่อวิทยากร อันส่งผลให้การเรียนรู้ตามหัวข้อนั้นดีขึ้น  

ไม่ยากเกินไปที่จะลองทำตามใช่มั้ยครับ

ติดตามบทความอื่นที่น่าสนใจได้ใน http://chatchawal-ora.blogspot.com/