เรื่องที่อยากชวนคุยในวันนี้คือ
ทำอย่างไรดีหัวหน้าจึงจะติดตามงานที่ได้มอบหมายลูกน้องในทีมหรือในหน่วยงานไปแล้วได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หลายองค์กรกำหนดให้ติดตามงานกันด้วยการประชุมทุกเช้าทุกวันหรือที่คุ้นเคยกันว่า
“Morning Brief” ให้ลูกน้องได้มา update งานที่ทำในแต่ละวัน
โดยเฉพาะงานสำคัญและงานเร่งด่วนที่ได้รับมอบหมายกันไปในวันที่ผ่าน ๆ มา
หลายองค์กรกำหนดวันต่างออกไปเป็นทุกวันศุกร์เช้า
(Friday Morning Talk) เพื่อวัตถุประสงค์เดียวกัน
โดยความต้องการเดียวกับที่ผ่านมา สำหรับผมเลือกใช้ทุกวันจันทร์เช้า
(Monday Morning Brief) ที่เป็นวันเริ่มต้นสัปดาห์ทำงานแล้วให้แต่ละหัวหน้าหน่วยงาน
(ผู้จัดการแผนก) ในสังกัดมา Update ความคืบหน้าของงาน โดยตีกรอบ
Agenda ไว้เลยว่า สิ่งที่ผู้จัดการ (อาจจะนำหัวหน้าส่วน)
เข้ามาพูดคุยกันด้วยได้ประกอบด้วยงานที่ปิด Job เสร็จไปแล้วในสัปดาห์ที่ผ่านมา
และงานที่ยังค้างและต้องทำต่อให้จบในสัปดาห์นั้นและสัปดาห์ต่อไป พร้อมกับให้สะท้อนประเด็นปัญหา
ข้อติดขัด และการแก้ไขที่ได้ดำเนินการไปแล้ว
โดยเหตุที่ผมโดยส่วนตัวแล้วชื่นชอบในเทคนิคการโค้ชงาน
(Coaching) อย่างมากและผมก็พยายามที่จะใช้เวลาให้คุ้มค่ากับการโค้ชงานและการแนะนำให้คำปรึกษางานกับลูกทีมให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นได้
ประกอบกับผมตั้งเป้าส่วนตัวที่จะพัฒนาลูกทีมในระดับรองลงไปให้มีฝีไม้ลายมือแข็งแกร่งเติบโตมาทำหน้าที่ในตำแหน่งงานที่ผมรับผิดชอบได้ในอนาคต
ผมจึงกำหนดให้ผู้จัดการเข้ามาพูดคุยกับผมแบบตัวต่อตัว (One-on-one Meeting) หน่วยงานละไม่เกิน 20 นาที
และมีข้อแม้ให้ผู้จัดการแต่ละหน่วยงานต้องเตรียม
Presentation มานำเสนอกับผมด้วย ตาม Agenda ที่ผมเล่าให้ฟังข้างต้น
ทุกเช้าวันจันทร์ ผมจะเริ่มต้นด้วยการเชิญผู้จัดการเรียงรายคนเข้าไปพูดคุยกันในห้องประชุม
โดยเรียงจากแผนก HRM -> แผนก HRD ->
แผนก Office Management และปิดท้ายด้วยหน่วยงานความปลอดภัย (SHE Unit) ที่ผมได้รับมอบหมายให้ดูแลด้วยตามลำดับ
ในเวลาที่จำกัด
นอกจากการโค้ชงานในบางงานที่ลูกทีมมีปัญหา ผมยังใช้โอกาสนี้เพื่อชมเชยและให้คำแนะนำบางสิ่งที่ควรต้องปรับปรุงในมุมมองของผม
โดยเฉพาะในบางงานที่ผมเองได้รับ Feedback ลงมาจากผู้บริหารระดับเหนือกว่า
แรก ๆ ที่ทำ One-on-one Monday
Morning Brief นี้ ก็ดูเงอะเงอะงะงะ ลูกทีมมากันแบบงง ๆ
ไม่ค่อยได้เตรียมอะไรมาคุยมากนัก แถมบางคนเดินเข้ามาคุยกับผมแบบนักเรียนถูกครูเรียก
ซึ่งเป็นเรื่องที่ผมก็ตระหนักดีและพยายามโน้มนำให้เห็นคุณค่าของการที่ทำกำลังทำกันอยู่นี้ แต่แม้จะติดขัดไปมาก ผมก็ไม่เคยลดละที่จะพยายามทำในสิ่งที่คิดว่าไม่ได้เป็นพิษภัยเช่นนี้กับลูกทีม
อีกเรื่องที่ผมคิดว่าเกิดประโยชน์มากจากการคุยกับแบบตัวต่อตัวนี้คือ
ผู้จัดการคนที่เข้ามาพูดคุย
รวมทั้งน้องหัวหน้าส่วนที่มาคุยด้วยจะได้นำเสนออะไรอย่างตรงไปตรงมา
ไม่ต้องเกรงใจว่าจะกระทบกับอีกหน่วยงานหนึ่ง เพียงแต่ต้องอยู่ในกรอบการติติงกันอย่างสร้างสรรค์
เช่นบางคราวทีม HRD เล่าให้ฟังว่าทีม Recruit ที่อยู่ฝั่ง HRM ส่งข้อมูลรายชื่อพนักงานเริ่มงานใหม่มากระชั้นชิดจนจัดปฐมนิเทศพนักงานใหม่ไม่ทันรอบต้นเดือน
ซึ่งผมรู้อยู่แล้วว่าเป็นเพราะเหตุผลใด
ผมจะขอให้ทีม HRD บอกว่าจะแก้ไขประเด็นนี้อย่างไร
มากกว่าที่จะบอกว่ามีปัญหาเรื่องนั้นเรื่องนี้
เพราะความที่ผมไม่เคยคิดจะ “แบ่งแยกแล้วปกครอง
(Divide & Rule)” การคุยกันแบบตัวต่อตัวเช่นนี้ของผม
จึงไม่สู้จะมีปัญหามากนัก
ที่มีอยู่บ้างก็คงเป็นปัญหาที่ผมไม่สามารถสื่อสารทุกเรื่องไปยังทุกคนได้ ซึ่งผมก็จะหาทางแก้ไขกันต่อไป
หนักกว่านั้นในช่วงแรก ๆ
ผมต้องทำหน้าที่นั่งรอให้ลูกทีมเข้ามาพบ ไม่ว่าจะเพราะความไม่คุ้นเคยหรือไม่ค่อยให้ความสำคัญ
แต่ผมก็รู้ดีว่าหากผมพับฐานกลับบ้าน ถอดใจไม่ทำเรื่องเช่นนี้แล้ว เรื่องใหญ่กว่านี้ก็คงจะไม่มีใครใส่ใจเป็นแน่
สำหรับหัวหน้าบางท่าน
การรอลูกน้องมารายงานงานที่ทำนี้ ช่างเป็นอะไรที่สุดแทนจะหงุดหงิดหัวใจเหลือเกิน
แต่กับผมแล้วถือว่าไม้ใช่เรื่องที่เรา feedback กันไม่ได้
โดยประโยคที่ผมมักจะใช้พูดคุยกับน้อง ๆ ผู้จัดการแผนกเสมอคือ
หากเราไม่ทำเป็นตัวอย่างที่คงเส้นคงวาไว้ วันข้างหน้าเราก็จะคาดหวังความคงเส้นคงวาแบบนี้กับน้องรุ่นถัดมาลำบากเหมือนกัน
คิดแบบนี้ได้
สบายใจมากกว่าที่จะไปนั่งหงุดหงิดตะขิดตะขวงใจ จริงมั้ยครับ !!!!
มีหลายคราวที่ผมก็คิดว่าหากเราเดินจะไปคุยกับน้องที่โต๊ะทำงานเลยน่าจะเหมาะกว่า
อนแรกผมเองคิดจะใช้วิธีเดินไปคุยที่โต๊ะของเขาเลยเพื่อความเป็นกันเอง แต่วิธีนี้ก็มีจุดอ่อนตรงที่ไม่มีความเป็นส่วนตัว
จนอาจจะทำให้พูดเรื่องบางเรื่องไม่ได้ สุดท้ายก็เลยต้องใช้วิธีนั่งรอในห้องประชุมนี่แหละ
ผมไม่เคยรีรอที่จะใช้โอกาสดีดีแบบนี้ช่วยแนะนำการจัดลำดับความสำคัญของงานงานน้องในทีมกับผมให้
SYNC กันให้มากที่สุด และผมก็มักจะได้จังหวะดีดีกับการ SYNC
งานของผมจากงานของน้อง กับสิ่งที่เจ้านายมอบหมายมาด้วย เรียกว่า
ยิงปืนนัดเดียวได้นกหลายตัวเลยครับ
ลองนำไปทำดูสิครับ เพียงแต่ด้วยความที่หน่วยงานของผมไม่ใหญ่มาก
(ตามประสางาน HR
คงมีคนเยอะเหมือนกับหน่วยงานสนับสนุนอื่นเช่นบัญชี หรือ IT ไม่ได้)
หากหน่วยงานของท่านมีลูกทีมเยอะมาก ก็อาจจะต้องใช้วิธีการประชุมพร้อม ๆ
กันไปเลยจะเหมาะสมกว่า
เรื่องดีดีแบบนี้ไม่สงวนลิขสิทธิ์ ใครที่เป็นหัวหน้าทีมและมีลูกน้องไม่เยอะมาก
จะลองเอาวิธีนี้ไปใช้ดูก็ได้นะครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น