แนวทางการประเมินมาตรฐานระบบงาน HR

HR Standard Assessment หรือ HR Audit นับได้ว่าเป็นเรื่องค่อนข้างใหม่สำหรับวงการงานบริหารทรัพยากรบุคคลในประเทศไทย แนวคิดนี้ เกิดขึ้นมาจากความประสงค์ของวงการวิชาการแวดวงนักปฏิบัติที่อยากเห็น HR มีมาตรฐานเชิงวิชาชีพเทียบเคียงได้กับกลุ่มวิชาชีพเช่นงานบัญชี งานตรวจสอบภายในที่มีมาตรฐานการทำงานอันชัดเจน จับต้องได้ ประกอบกับงาน HR ซึ่งโดยธรรมชาติเกี่ยวข้องกับเรื่องของ “คน” ก็ยิ่งสัมผัสได้ถึงความไม่เป็นรูปธรรม ไม่อาจชี้วัดได้อย่างตายตัว และยิ่งภายใต้กรอบความคิดของการบริหารงานเชิงกลยุทธ์ ที่มุ่งมองกลไกการปฏิบัติ และผลลัพธ์ของงานเป็นตัวตั้ง  HR ก็ยิ่งยากที่จะปฏิเสธการใช้ตัววัด (metrics) เพื่อบ่งชี้ความสำเร็จของการทำงานกับเป้าหมายที่วางเอาไว้ พร้อมกับอิทธิพลของการบริหารความเสี่ยงที่เข้ามามีบทบาทกำหนดและกำกับให้ HR ต้องมองถึงงานในวันข้างหน้า คู่ขนานกับสิ่งที่อาจส่งผลกระทบในปัจจุบัน ทั้งหมดนี้ เป็นเรื่องหลักที่ผลักดันให้งาน HR ต้องถูกตรวจสอบจากรอบตัวมากขึ้นทุกขณะ

มองไปถึงแวดวงวิชาการบ้านเรา ว่ากันตามจริงแล้ว ก็เริ่มเห็นแนวโน้มที่ดีของความสนใจในเรื่อง HR Audit มานานหลายปี นับจากที่ได้มีการจัดการสอนกันในหลักสูตรระดับปริญญาโทด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่สถาบันบริหารธุรกิจศศินทร์ แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยเป็นหลัก ส่วนที่สถาบันหรือมหาวิทยาลัยอื่น ผมคิดว่าคงจะมีจัดการเรียนการสอนแพร่หลายมากขึ้น  เรื่องสำคัญแบบนี้  น่าสนับสนุนให้มีการสอน วิจัยและเผยแพร่ความรู้กันในบ้านเราครับ 

Ronald Adler, CEO ของ Laurdan Associates องค์กรที่ปรึกษาด้านการตรวจสอบงาน HR, แนวปฏิบัติด้านความรับผิดในการจ้างงานเพื่อป้องกันความเสี่ยง, HR metrics และการเทียบเคียง(Benchmarking) รวมทั้งการให้คำแนะนำประเด็นการบริหาร HR กับกลยุทธ์ธุรกิจ ซึ่งจัดว่ามีชื่อเสียงมากในการนำเสนอเรื่อง HR Audit สู่ประชาคมคนทำงาน HR มองว่า การตรวจสอบงาน HR นั้น ดำเนินได้ทั้งในแบบการประเมินอย่างถี่ถ้วน ครบทุกประเด็น และทุกรายการชี้วัด หรือจะเลือกประเมินเฉพาะในบางเรื่อง จากนั้นจึงต่อยอดไปสู่การประเมินแบบแรกก็ไม่แปลกแต่อย่างใด  แต่กระนั้น โดยทั่วไปแล้ว การตรวจสอบงาน HR จะประกอบไปด้วยรายการตรวจสอบ (checklist) 16 เรื่องหลัก อันเป็นการตรวจสอบว่า... 

1.     วัตถุประสงค์และกลยุทธ์ของงาน HR  เชื่อมโยงและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ กลยุทธ์และเป้าหมายขององค์กรหรือไม่ ?

2.     องค์กรและฝ่าย HR มีแผนการบริหารคนเก่ง (Talent Management) และแผนการสืบทอดตำแหน่งงาน (Succession Plan) หรือไม่ ?

3.     มีค่านิยม คุณค่าองค์กร หรือวัฒนธรรมองค์กรหรือไม่ ?

4.     มีการตรวจสอบและประเมินผลกระทบหรือผลลัพธ์จากการบริหารงาน HR ต่อกิจกรรมการบริหารงานทั่วไป ขีดความสามารถในการแข่งขัน?

5.     โครงสร้างองค์กร (Organization Structure) มีผลกระทบต่อการดำเนินงานทางธุรกิจอย่างไร มิใช่แค่การพิจารณาลำดับชั้นการบังคับบัญชาตามแผนผังโครงสร้างองค์กรหรือ Organization Chart เท่านั้น รวมทั้งการประเมินว่า โครงสร้างองค์กรนั้น ถูกนำไปใช้จริง และมีการประเมินความเหมาะสมของการจัดโครงสร้างองค์กรกับผลลัพธ์ทางธุรกิจหรือไม่ และอย่างไร?

6.     มีการตรวจสอบสถานที่ อุปกรณ์ เครื่องมือเครื่องใช้ สิ่งอำนวยความสะดวกในการทำงานว่ามีสภาพที่ดี ปลอดภัยและสอดคล้องทางกายภาพกับกลุ่มพนักงาน เช่น คนปกติ และคนพิการ หรือไม่ ?

7.     มีการตรวจสอบว่าการประกาศ ประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารขององค์กรสู่พนักงานทุกคนให้รับทราบนั้น มีประสิทธิภาพ เผยแพร่อย่างทั่วถึง และได้ผลเพียงใด ?

8.     มีการตรวจสอบภาพลักษณ์ ชื่อเสียงและแบรนด์นายจ้าง (Employer Brand) ขององค์กรหรือไม่ ?

9.     มีการสำรวจตรวจสอบความพึงพอใจในการทำงาน (Employee Satisfaction Survey) และการสำรวจความผูกพันต่อองค์กร (Employee Engagement Survey) หรือไม่ รวมทั้งมีการนำผลจากการสำรวจไปสู่การปรับปรุงพัฒนาเรื่องที่เกี่ยวข้องหรือไม่ ?

10.  มีระบบการเก็บข้อมูลประวัติหรือระเบียนพนักงานหรือไม่ และการจัดเก็บนั้น มีการกำหนดชั้นความลับหรือบุคคลที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้หรือไม่ ?

11.  ตรวจสอบว่า นโยบายการจัดจ้างพนักงาน มีการกำหนดขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรหรือไม่ และมีการนำไปใช้งานจริง พร้อมกับสื่อสารให้บุคลากรรับทราบหรือไม่ ?

12.  ตรวจสอบเรื่องการบรรจุพนักงานในตำแหน่งงาน (Staffing) การจัดทำรายการและระดับสมรรถนะตามตำแหน่งงาน (Competencies) รวมทั้งการประเมินช่องว่างสมรรถนะ

13.  ตรวจสอบระบบการให้รางวัล สิทธิประโยชน์ และสวัสดิการตามตำแหน่งงาน หรือตามโครงสร้างที่องค์กรกำหนด รวมทั้งตรวจสอบสิ่งตอบแทนเพื่อจูงใจการทำงานเพื่อเปรียบเทียบกับตลาดแรงงานทั้งในธุรกิจและภาพรวมของอุตสาหกรรม ?

14.  ตรวจสอบความสัมพันธ์ ข้อเรียกร้องที่องค์กรมีกับสหภาพแรงงาน คณะกรรมการลูกจ้าง คณะกรรมการสวัสดิการในสถานประกอบการ หรือคณะกรรมการอื่นตามที่กฎหมายกำหนดให้จัดตั้ง เพื่อให้เป็นไปตามกฎหมายและหลีกเลี่ยงข้อพิพาทแรงงาน อันจะส่งผลต่อภาพลักษณ์และชื่อเสียงองค์กร ?

15.  ตรวจสอบกระบวนการทำงานของ HR ว่าเป็นไปตามนโยบายที่กำหนดไว้หรือไม่ ?

16.  ตรวจสอบว่าผลลัพธ์โดยรวม (Total Outcomes) จากงาน HR เป็นไปในระดับที่องค์กรคาดหวังไว้หรือไม่ ? 

16 ประเด็นของการประเมิน HR นี้ สาหัสไม่เบานะครับ โดยเฉพาะหากท่านทำงาน HR เชิงรับ หรือทำเฉพาะงาน routine ที่ไม่ค่อยมีงานเชิงพัฒนาระบบ HR ด้วย ก็ยิ่งลำเค็ญหัวใจ แต่อย่างเพิ่งท้อใจไปครับ ทุกอย่างก็ต้องมีจุดเริ่มต้น อยู่ที่ขอให้ท่านเริ่มต้นแบบมีหลักเกณฑ์หลักการรองรับเสียหน่อย รับรองว่าทำงานง่ายขึ้นเยอะเลยครับ

อ.สุรศักดิ์ ใจเย็น  ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและธุรการ ของบริษัทรถยนต์ที่มีชื่อเสียงระดับประเทศไทยแห่งหนึ่ง ได้นำเสนอข้อมูลไว้ในเวบไซด์ของ SV Pro Consulting  โดยอธิบายไว้ว่า การดำเนินการ HR Standard Assessment หรือ HR Audit ไม่ควรทำให้เป็นเรื่องยาก หรือซับซ้อนมากนัก ผู้บริหารงาน HR สามารถทำได้ด้วยตนเอง สิ่งสำคัญของการประเมินคือต้องเข้าใจในเป้าหมายของการประเมิน ว่าเป็นการประเมินเพื่อนำผลมาพิจารณาการปรับปรุง พัฒนา ไม่ได้ทำเป็นจับผิด หรือการสร้างภาพลักษณ์  แบ่งงานการประเมินเป็นขั้นตอน และมีแนวทางการประเมิน ซึ่งผมขอนำมาเผยแพร่ต่อดังนี้

ก. ขั้นการเตรียมหัวข้อประเมิน

หัวข้อที่ใช้ในการประเมินควรจะครอบคลุมงานพื้นฐานของ HR ทั้งหมด เริ่มตั้งแต่ระดับนโยบายที่เกี่ยวข้องงาน HR ลงไปสู่ฝ่าย HR จากนั้นจึงลงลึกไปยังระดับงานที่ HR ปฏิบัติจริง โดยเฉพาะหากสามารถเชื่อมโยงขั้นตอนของงาน หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องได้จะยิ่งทำให้การประเมินได้เห็นภาพในประเด็นเพื่อการปรับปรุงได้ชัดเจนยิ่งขึ้น โดยหลักการประเมินผมมีคำแนะนำหัวข้อการประเมินพื้นฐาน ใน 10 กลุ่มงานหลัก รวม 140 ประเด็น โดยการตั้งคำถามในแต่ละประเด็นดังนี้

1. ด้านนโยบายและกลยุทธ์เกี่ยวกับการบริหาร HR ในระดับองค์กร  ควรมีหัวข้อประเมินดังนี้

·            มีการกำหนดแผนงาน และเป้าหมายด้านบุคลากรในแต่ละปี

·            มีการกำหนดอำนาจอนุมัติให้กับพนักงานในระดับต่าง ๆ อย่างชัดเจน

·            มีการสื่อสารให้พนักงานเข้าใจถึงเป้าหมายด้านบุคลากรในแต่ละปี

·            มีการกำหนดวัฒนธรรมหลักขององค์กรและมีการสื่อสารให้พนักงานเพื่อยึดถือปฏิบัติ

·            มีการกำหนด Core Competency ขององค์กร

·            มีการกำหนดแผนงานหลักของหน่วยงาน HR และแบ่งหน้าที่ให้ทีมงาน

·            หน่วยงานของ HR รายงานตรงต่อผู้บริหารสูงสุดขององค์กร

                 ·            แผนงานของ HR มีการทบทวนทุก 6 เดือน

·            มีการรวบรวม HR Manual / Procedure อย่างเป็นรูปธรรม และครบถ้วน

·            การบริหารงบประมาณของ HR ได้รับการสนับสนุนให้สอดคล้องกับนโยบายด้าน HR

2. ด้านบทบาท และความสามารถของทีมงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล  ควรมีหัวข้อประเมินดังนี้

·          HR เป็นสมาชิก และเข้าร่วมประชุมกับชมรม/สมาคม ภายนอกอย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้งและมีการนำข้อมูลมาสื่อสาร

·         คุณสมบัติพื้นฐานของผู้ปฏิบัติงาน HR สอดคล้องกับโครงสร้างของตำแหน่งงาน เช่น อายุงานในวิชาชีพ HR เฉลี่ยของทีมงานไม่ กว่า 5 ปี

·            พนักงานในหน่วยงาน 50 % เคยทำงานในสายงานย่อยอื่น ๆ ของ HR มากก่อน

·            ค่าจ้าง และผลตอบแทนของทีมงานสามารถแข่งขันกับตลาดได้

·            มีการทดสอบความรู้พื้นฐานด้านกฏหมายแรงงาน , ความรู้ HR แนวใหม่กับทีมงานในรอบ 6 เดือน

·            ทีมงาน HR ทุกคนเคยได้ร่วมกิจกรรมกับกลุ่มสังคม HR ภายนอกในรอบหกเดือน

·            ทีมงาน HR ทุกคนมีพี้เลี้ยงภายในคอยให้คำแนะนำ (ไม่ใช่ผู้บังคับบัญชา)

·            มีการประเมินผลงานในเชิงปฏิบัติของทีมงานทุก 6 เดือน (ไม่ใช่การประเมินผลประจำปี)

·            ผู้บริหารงาน HR มีช่องทางการสื่อสารพิเศษโดยตรงจากพนักงาน / ตัวแทนพนักงาน / สหภาพ (กรณีร้องเรียน)

·            กรณีพนักงานระดับกลางลาออก มักจะปรึกษากับ HR / ทราบข้อมูลก่อนการตัดสินใจ

3. ด้านการสรรหา คัดเลือกและการวางแผนอัตรากำลัง ควรมีหัวข้อประเมินดังนี้

·         มีแผนอัตรากำลังคนที่รับอนุมัติเป็นทางการและใช้อย่างสม่ำเสมอ

·         การบรรจุทดแทนตำแหน่งงานว่าง จะพิจารณาความจำเป็นของงานมากกว่าตำแหน่งว่างแล้วต้องรับ

·         มีขั้นตอนการเสนอขออนุมัติ และดำเนินการก่อนการว่าจ้างอย่างชัดเจน และปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอ

·         มีการตรวจสอบใบกำหนดหน้าที่งาน (จะเรียกว่า Job Description, Job Profile หรือ Role Profile) ก่อนการเริ่มกิจกรรมสรรหา

·         มีการกำหนดคุณสมบัติเฉพาะก่อนการสรรหาทุกตำแหน่ง

·         มีขั้นตอนการสรรหาภายในก่อนการสรรหาภายนอก (โดย HR เป็นผู้ประสานงานหลัก)

·         มีวิธีการสรรหาใบสมัครหลายวิธีในทุกตำแหน่งงาน

·         มีระเบียบ และขั้นตอนการสรรหาที่ชัดเจน และหน่วยงานอื่น ๆรับทราบ

·         มีการแลกเปลี่ยนใบสมัครกับองค์กรอื่น ๆ

·         ใบสมัครเก่า ได้รับการเก็บรักษา และนำมาใช้ประโยชน์ในการสรรหา

·         มีเครื่องมือประกอบการสรรหาคัดเลือก เช่นแบบทดสอบ

·         ใบสมัครทุกใบได้รับการScreen และคัดเลือกเบื้องต้นจาก HR

·         มีระบบการสัมภาษณ์โดยกรรมการหรือพิจารณาจากหลายฝ่าย

·         มีการอบรมให้ความรู้เรื่องเทคนิคการสัมภาษณ์ให้กับผู้มีหน้าที่ในการคัดเลือก

·         มีการตรวจสอบข้อมูลพนักงานในด้านต่าง ๆ ก่อนการว่าจ้าง (Reference / คุณสมบัติ)

4. ด้านการบริหารค่าจ้าง สวัสดิการ และผลประโยชน์ ควรมีหัวข้อประเมินดังนี้

·         มีใบกำหนดหน้าที่งาน (จะเรียกว่า Job Description, Job Profile หรือ Role Profile) ครบทุกตำแหน่ง และมีการทบทวนทุกปีอย่างจริงจัง

·         มีการกำหนดโครงสร้างระดับตำแหน่งงาน (ระดับ , Layer)

·         มีการพิจารณาข้อมูลจากกลุ่มธุรกิจคู่แข่งขันและนำข้อมูลมาประกอบค่าบริหารค่าจ้าง

·         มีการร่วมสำรวจข้อมูลค่าจ้างกับหน่วยงานภายนอกมากกว่า 1 หน่วยงานต่อปี

·         ข้อมูลค่าจ้างที่ได้รับจากภายนอกมีการนำเสนอผู้บริหารให้รับทราบ และหารือ

                  ·         % การขึ้นค่าจ้าง มีระบบการสรุปข้อมูล ทั้งจากคู่แข่ง องค์กรภายนอก และสภาวะธุรกิจ

·         มีการสำรวจความคิดเห็นของพนักงานในประเด็นด้านค่าจ้าง และผลตอบแทน

·         การขึ้นค่าจ้างมาจากผลการประเมินผลการปฏิบัติงานเป็นปัจจัยหลัก

·         มีการพิจารณาติดตามและแก้ไขเพื่อมิให้เกิดความผิดพลาดในการจ่ายค่าจ้างอย่างสม่ำเสมอ

·         มีระบบ และขั้นตอนกำหนดที่ชัดเจนในการปรับค่าจ้างกรณีพิเศษ หรือไม่ใช่เวลาปกติ

5. ด้านการฝึกอบรมและพัฒนา  ควรมีหัวข้อประเมินดังนี้

·         มีระเบียบปฏิบัติเรื่องการฝึกอบรม และหัวหน้างานรับทราบเข้าใจ

·         มีการกำหนดงบประมาณด้านการฝึกอบรมที่ชัดเจน นำเสนอ และบริหารโดย HR

·         มีการสำรวจความต้องการในการฝึกอบรมประจำปี และถูกนำไปใช้งานจริง

·         การอบรมภายในสามารถดำเนินการได้ตามแผนไม่น้อยกว่า 80 %

·         การอบรมภายนอกต้องมาจากแผนงาน หรือมีขั้นตอนการพิจารณามากกว่าการอ้างว่ามีงบประมาณ

·         ค่าเฉลี่ยของชั่วโมงฝึกอบรมของพนักงานระดับกลางขึ้นไปไม่น้อยกว่า 4 วัน/คน/ปี

·         มีแบบฟอร์ม และขั้นตอนการขออนุมัติฝึกอบรมล่วงหน้า โดยตัวผู้เข้าอบรมมีส่วนร่วม

·         มีระบบการติดตามผลการฝึกอบรมภายนอก หรือหลักสูตรเฉพาะ

·         มีการกำหนดตารางการฝึกอบรมก่อนการปฏิบัติงานหรือการปฐมนิเทศไม่น้อยกว่า 1 วัน

·         การอบรมทุกครั้งมีการประเมินผลประสิทธิภาพการจัดอบรม และสื่อสารให้ผู้บริหารทราบ

·         มีระบบการเก็บบันทึกผลการฝึกอบรมประจำปี และพนักงานได้รับทราบบันทึกนั้น

·         มีการกำหนดหลักสูตรฝึกอบรมที่ครอบคลุมทั้งด้านความรู้ ทักษะ และทัศนคติ

·         มีการฝึกอบรมเพื่อเตรียมบุคลากรไปปฏิบัติหน้าที่อื่น

·         ก่อนการไปฝึกอบรม มีการตรวจสอบข้อมูลอดีตไม่ให้มีการอบรมซ้ำกันในรอบ 2 ปี และ

·         มีผู้ปฏิบัติงานเฉพาะด้านในงานด้านฝึกอบรม (ไม่ใช่งานฝาก)

6. ด้านแรงงานสัมพันธ์และการจัดการด้านวินัย  ควรมีหัวข้อประเมินดังนี้

·            มีผู้รับผิดชอบหลักในด้านแรงงานสัมพันธ์/ระเบียบวินัย

·            ข้อบังคับการทำงานได้รับการทบทวนอย่างจริงจังทุก 2 ปี

·            ข้อบังคับการทำงานได้รับการติดประกาศในสถานที่ที่พนักงานอ่านได้ง่าย

·            มีการฝึกอบรมหัวหน้างานให้เข้าใจข้อบังคับการทำงาน

·            มีการอบรมพนักงานใหม่ด้านข้อบังคับ และระเบียบวินัยไม่ต่ำกว่า 1 ชั่วโมง โดย HR

·            มีเอกสารสัญญาจ้างของพนักงานครบทุกคน

·            พนักงานทุกคนได้รับการแจกคู่มือพนักงาน

·            มีเครื่องมือในการประชาสัมพันธ์ประกาศ ระเบียบ มากกว่าการติดประกาศ

·            หัวหน้างานได้รับทราบก่อน และมีส่วนร่วมในการประชาสัมพันธ์ระเบียบ และข่าวสาร

·            หัวหน้างานได้รับการอบรมทักษะในการบริหารทีมงานอย่างน้อย 3 ชั่วโมงต่อปี

·            มีการอบรมทักษะการประเมินผลการปฏิบัติงาน / ให้พิจารณาครอบคลุมเรื่องวินัย

·            มีการกำหนดแผนกิจกรรมประจำปี และแจ้งให้พนักงานทุกคนรับทราบ

·            มีการประชุมคณะกรรมการสวัสดิการตามกำหนด และวาระกรรมการเป็นปัจจุบัน

·            การสื่อสาร และประชาสัมพันธ์เป็นกิจกรรมที่สำคัญที่HR คำนึงถึง

·            ระเบียบการปฏิบัติต่าง ๆ ถูกกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษร และพนักงานรับทราบ

·            ตัวแทน HR ได้พบปะกับหน่วยงานอย่างเป็นทางการเป็นรายสัปดาห์

·            ข้อมูล ข้อร้องเรียนของพนักงานในรายวัน ถูกนำมาพิจารณา และส่งข้อมูลความคืบหน้า

·            มีระบบการสัมภาษณ์พนักงานก่อนออกจากงานอย่างจริงจัง และนำข้อมูลมาใช้

·            มีการสำรวจความคิดเห็นของพนักงานอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง และผลการสำรวจมีการนำไปปฏิบัติให้เห็นอย่างชัดเจน

                ·            ขั้นตอนการลงโทษทางวินัยมีการกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษร

·            หัวหน้างานได้รับการฝึกอบรมขั้นตอนการลงโทษทางวินัย

·            สวัสดิการ และความสะดวกพื้นฐานในที่ทำงานของพนักงานได้รับการตรวจสอบทุกสัปดาห์

·            กรณีมีการเลิกจ้าง ไล่ออกจะมีการสื่อสารไปยังพนักงานที่เกี่ยวข้องอย่างเหมาะสม

·            25 % ของพนักงานได้รับการอบรมด้านการทำงานเป็นทีมอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง

·            บอร์ดประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารได้รับการ Update ในรายสัปดาห์

·            พนักงานสามารถปรึกษากับผู้บริหารงาน HR ได้โดยตรง

·            ผู้บริหารสูงสุดมีโอกาสในการประชุมพบปะกับพนักงานทั้งหมดอย่างน้อยปีละ 1 ชั่วโมง

·            ผู้นำทางสังคมขององค์กรได้รับการใส่ใจรับทราบจากผู้บริหาร

·            การเลิกจ้างอันเนื่องจากการกระทำผิดซ้ำคำเตือนได้รับการปฏิบัติอย่างปกติ และเหมาะสม

·            HR มีการติดต่อสัมพันธ์กับหน่วยงานราชการด้านแรงงาน(ระดับการรู้จัก /คุ้นเคย)

7.  ด้านการบริหารผลการปฏิบัติงาน  ควรมีหัวข้อประเมินดังนี้

·            มีแบบฟอร์มการประเมินผลการปฏิบัติงานครบทุกตำแหน่ง

·            มีการประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง

·            การประเมินผลการทดลองงานมีการดำเนินการอย่างน้อย 2 ครั้งก่อนการครบทดลองงาน

·            มีกรณีการไม่ผ่านทดลองงาน หรือการยืดระยะเวลาทดลองงานในรอบ 1 ปี

·            หัวข้อการประเมินผลการปฏิบัติงานได้รับการพิจารณาจากที่ประชุมระดับจัดการทุกปี

·            แบบฟอร์มการประเมินผลการปฏิบัติงานมีการทบทวนอย่างน้อย 2 ปี/ครั้ง

·            มีการจัดทำคู่มือแนะนำวิธีการประเมินผลแจกจ่ายให้กับผู้ประเมินทุกท่าน

·            มีการฝึกอบรมวิธีการประเมินผลทุกปี

·            มีระบบการหารือร่วมระหว่างผู้ประเมิน ผู้ถูกประเมินในการประเมินผล

·            ผลการประเมินมีขั้นตอนการทบทวน และมีกรณีของการแก้ไขทบทวนเกิดขึ้นจริง

·            ขั้นตอนการนำผลประเมินไปใช้ มีระบบการคำนวณผลที่เป็นมาตรฐาน

·            มีขั้นตอนการแจ้งผลการประเมิน รวมทั้งจดหมายการแจ้งผลประเมิน

·            มีการวิเคราะห์ผลการประเมินเพื่อนำไปใช้ในระบบการฝึกอบรมในปีต่อไป

·            มีรายงานสรุปการประเมินผล การให้ผลตอบแทนจากการประเมินผลให้ผู้บริหาร

·            ผลประเมินนำไปจ่ายผลตอบแทนทั้งค่าจ้าง และโบนัส

 

8. ด้านการสื่อสาร ระบบเอกสารและข้อมูลข่าวสาร  ควรมีหัวข้อประเมินดังนี้

·            ผู้บริหาร HR ได้รับข้อมูลข่าวสารความเคลื่อนไหวด้านกฎหมายที่เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอ

·            มีการนำข้อมูลข่าวสารตามข้อ 1 มาสื่อสารให้กับทีมงานทราบ รวมทั้งกำหนดแนวปฏิบัติ

·            มีแผนงานในการสื่อสารข้อมูลแต่ละประเภทด้วยวิธีที่หลากหลาย และได้รับการปฏิบัติจริง

·            มีการจัดทำสถิติเกี่ยวกับคนในองค์กรทุก 6 เดือน (อายุ , เพศ, สถานที่ ฯลฯ) และสถิติถูกนำมาใช้ในการกำหนดแนวทางการบริหารเกี่ยวกับโครงการของ HR

·            ขั้นตอนการปฏิบัติงานต่าง ๆ ของ HR จัดทำเป็นเอกสารมากกว่า 70 %

·            มีโปรแกรมเก็บข้อมูลพนักงานด้านการฝึกอบรม ,ประวัติ และถูกนำไปใช้งานจริง

·            มีรายงานความเคลื่อนไหวของ HR ทุกส่วนงานทุกเดือน สื่อสารให้กับผู้บริหารทุกส่วน

·            มีระบบการตรวจสอบความเข้าใจในข้อมูลข่าวสารของพนักงาน

·            มีผู้ได้รับการมอบหมายหน้าที่ประจำ/โดยตรงในภารกิจ "การสื่อสารภายในองค์กร"

·            มีการบริหารจัดการเกี่ยวกับข่าวลือในองค์กรอย่างเป็นรูปธรรม

 

9. ด้านความปลอดภัย อาชีวอนามัยและสภาพแวดล้อมในการทำงาน ควรมีหัวข้อประเมินดังนี้

·            เจ้าหน้าที่ความปลอดภัยส่งรายงานให้กับหน่วยราชการตรงเวลาทุกครั้ง

·            มีการตรวจสอบอุปกรณ์ความปลอดภัยพื้นฐานทุกเดือน

·            มีรายงานการเกิดอุบัติเหตุทุกครั้ง และมีการลงนามของผู้มีอำนาจครบถ้วน

·            การอบรมด้านความปลอดภัยสามารถจัดได้ตามแผนงาน

·            คณะกรรมการความปลอดภัยประชุมตามเวลาครบทุกเดือน

·            มีการเดินตรวจด้านความปลอดภัยทุกเดือน

·            ประเด็นด้านความปลอดภัยมีการนำเสนอต่อที่ประชุมผู้บริหารทุกเดือน

·            รายการยา และเวชภัณฑ์ สอดคล้องตามข้อกำหนด และได้รับการตรวจสอบทุกเดือน

·            มีเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยทำงานเต็มเวลา และครบประสิทธิภาพตามข้อกำหนดพื้นฐาน

·            รายงานด้านอุบัติเหตุ , ความปลอดภัยเป็น KPI ที่ได้รับการตรวจสอบจากผู้บริหาร

10.  ด้านธุรการ การสนับสนุนและสิ่งอำนวยความสะดวกในการทำงาน  ควรมีหัวข้อประเมินดังนี้

·         มีสถานที่สำหรับการสัมภาษณ์ หรือปฐมนิเทศพนักงานใหม่โดยเฉพาะ

·         มีระบบการประเมินผลความพึงพอใจผู้รับเหมาให้บริการธุรการภายในทุก 6 เดือน

·         ทีมงานธุรการมีการประชุมกับผู้รับเหมาให้บริการงานธุรการทุก 6 เดือน

·         มีการตรวจสอบห้องน้ำ อาคารสถานที่ทุกสัปดาห์

·         คำร้องเรียนด้านธุรการ เช่นรถรับส่ง โรงอาหาร ถูกดำเนินการทันที

·         การคัดเลือกผู้ให้บริการดำเนินการโดยทีมงาน

·            มีรายงาน ประสิทธิภาพและสถานะของงานบริการทุกเดือน

·            มีสัญญาผู้รับเหมาทุกราย โดย HR มีการตรวจสอบ เพิ่มเติมก่อนการลงนามทุกครั้ง

·            มีการกำหนดการรับผิดชอบในกรณีความผิดพลาดย่อยไว้ในสัญญา (เบี้ยปรับ)

·            มีการทบทวนสัญญาทุก 1 ปี (Contract Review)

·            การคัดเลือกผู้ให้บริการ ก่อนการจัดซื้อต้องมีผู้เสนอเปรียบเทียบไม่ต่ำกว่า 3 ราย

·            อุปกรณ์สวัสดิการต่าง ๆ เช่นชุดฟอร์ม รองเท้า ต้องส่งมอบตรงเวลา 100 %

·            หลังการส่งมอบอุปกรณ์สวัสดิการทุกครั้งต้องมีการประเมินผล แบบกลุ่มย่อย

·            คณะกรรมการร่วมต่าง ๆ ต้องมีการประชุมกับ HR อย่างน้อย 3 เดือน/ครั้ง

·            มีเอกสารขั้นตอนการทำงานหรือ Work Instruction เพื่อควบคุมขั้นตอนการใช้เครื่องมือ สถานที่ การดูแลบำรุงรักษา

อ.สุรศักดิ์ ให้มุมมองด้วยว่า เรื่องที่ให้พิจารณาทั้งหมดข้างต้น อาจจะยังไม่ครอบคลุมระบบงาน HR แบบ 100 % เนื่องจากบางกลุ่มงานอาจจะมีรายละเอียดของสิ่งที่ต้องพิจารณามากกว่ากลุ่มงานอื่น อันส่งผลให้ภาพรวมแล้ว HR มีเรื่องที่จะต้องประเมินกันมากกว่าที่นำเสนอมา  ผมเพียงขอเสนอความเห็นว่า จะมีเรื่องหรือหัวข้อที่จะใช้ประเมินมากหรือน้อยนั้น อยู่ที่ความพร้อมและระบบงานรองรับมากกว่า ไม่ควรกำหนดหัวข้อประเมินโดยที่ยังไม่เคยมีหรือคนทำงานยังไม่เข้าใจระบบงานนั้นมาก่อน เพราะจะรังแต่ทำให้เกิดความสับสบ ซับซ้อนซ่อนเงื่อนในการทำงาน  ผลบั้นปลายที่ได้รับอาจจะไม่น่าพึงพอใจอย่างที่อยากได้หรือคาดคิดไว้  

วิธีการประเมิน / การให้คะแนน

เท่าที่ผมลองอ่านจากหลายบทความที่นำเสนอ พบว่า วิธีการประเมินควรประเมินงาน HR นั้น จะประเมินหรือเก็บข้อมูลจาก peer หลายฝ่าย อย่างน้อยที่สุดก็ตรวจสอบจากสามเส้า (triangulation ตามหลักการวิจัยเชิงคุณภาพเลย) จาก 3 ส่วนคือ จากการสอบถามผู้ปฏิบัติงาน  จากการตรวจสอบเอกสาร /หลักฐานเชิงประจักษ์ และจากการสอบถามลูกค้าภายในหรือผู้บริหารและพนักงานในองค์กร

ส่วนการให้คะแนนการประเมิน  ไม่ค่อยนิยมให้คะแนนแบบสุดโต่งคือ “มี” กับ “ไม่มี” เพราะเอาเข้าจริงแล้ว คนทำงาน HR ต่างก็คุ้นเคยกับสิ่งที่จะตรวจสอบมาบ้าง เพียงแต่ไม่ได้เรียกขื่อหรือวางระบบงานนั้นไว้อย่างเป็นทางการ  ในทางปฏิบัติ เวลาให้คะแนนประเมินผลการตรวจสอบก็มักจะกำหนดเกณฑ์การประเมินออกเป็น 3 ระดับ และให้ค่าคะแนน ดังนี้

ปัจจัยการพิจารณา                                                       ค่าคะแนน

มีระบบงานอยู่แล้ว / ปรากฏเอกสารหลักฐานชัดเจน / ปฏิบัติสม่ำเสมอ                               2

มีระบบงานอยู่บ้าง แต่ไม่สมบูรณ์ / มีการปฏิบัติเป็นบางครั้ง                                             1

ไม่มีระบบงาน / ไม่มีเอกสารใช้งาน / ไม่ได้ปฏิบัติจริง                                                    0

จากนั้น ผู้บริหาระดับสูงจะต้องเคาะมานะครับว่า ระบบงาน HR ที่ท่านพึงประสงค์ในแต่ละช่วงเวลา เช่น ในช่วงเวลาที่พัฒนาระบบงาน และสองสามปีหลังจากนั้น  แต่ละช่วงควรจะมีผลการประเมินในแต่ละด้านเท่าใด  และมีแผนที่จะต้องพัฒนาไปสู่มาตรฐานการทำงานที่ดีอย่างไร ทั้งหมดนี้จะใช้เพื่อประกอบการปรับปรุงงาน และจัดลำดับความสำคัญในการปรับปรุงตามปริมาณและคุณภาพของทรัพยากรที่จะต้องมช้ในการปรับปรุงอีกครั้ง

ค.  การนำผลการประเมินไปใช้

เมื่อมีการประเมินงาน HR ในแต่ละด้านออกมาแล้ว HR รับผลการประเมินไม่ได้  เอาผลการประเมินไปเก็บขึ้นหิ้งไว้เพื่อทำความเคารพ หรือเอาไว้อ้างอิงว่ามีการตรวจสอบแล้ว แต่ไม่นำไปสู่การปรับปรุงงานเลย ก็ย่อมไม่มีประโยชน์อันใดแม้แต่จะต้องทำการประเมินระบบงาน HR ตั้งแต่เริ่มต้น  เสียเงินและสิ้นเปลืองทรัพยากรไปโดยไม่ควร แต่หากผู้บริหารระดับสูงเอาจริงเจาจัง ต้องการขับเคลื่อนงานพัฒนาด้วยการเอาผลการประเมินมาใช้วางแผนปรับปรุงงานแล้ว ก็ควรจะต้องให้จำแนกการพัฒนาในแต่ละกลุ่มงาน พร้อมกับจัดลำดับความสำคัญในการปรับปรุงงาน  โดย อ.สุรศักดิ์ แนะนำให้วางเงื่อนไขการปรับปรุงพัฒนางานดังนี้ “กลุ่มงาน -> ประเด็นปัญหาที่ต้องแก้ไข -> แนวทางการแก้ปัญหา -> แผนปฏิบัติ (อะไร, เมื่อไหร่,ใคร)”  ลองนำไปใช้ดูครับ

สุดท้ายแล้ว ประเมินของการประเมินระบบงาน HR จากที่ได้นำเสนอความคิดความเห็นของผู้เชี่ยวชาญมากดังกล่าว  เชื่อว่าจะเป็นพื้นฐานที่ดีเพื่อให้ HR ได้มานั่งทบทวนการทำงานในปัจจุบันว่ามีอยู่สถานะใด บกพร่องตกหล่นไปจากมาตรฐานงานที่ผู้เชี่ยวชาญว่าไว้ในแต่ละด้านหรือกลุ่มงานอย่างไร  พร้อมทั้งได้ทราบว่า เมื่อเปรียบเทียบงานปัจจุบันกับมาตรฐานที่ควรจะต้องมีแล้ว ยังห่างไกลกันเพียงใด สิ่งที่เกิดขึ้นจากการทบทวนไตร่ตรอง จะนำไปสู่การทำงานในเชิงพัฒนาเพื่อให้ HR ตอบสนองกับองค์กรมากขึ้นตามลำดับ และสามารถสร้างคุณค่าต่อการดำเนินธุรกิจ สมดังที่ฝ่ายบริหารวาดหวังไว้ HR เป็น

ไม่ลองประเมินก็ไม่รู้ ไม่ลองนำไปทำดูก็ไม่ประสบผลสำเร็จครับ