ภายใต้บริบทของงานพัฒนาทรัพยากรบุคคลเช่นนั้น
การฝึกอบรมได้รับการให้ความหมายใหม่เปลี่ยนแปลงจากเดิมมาเป็นการฝึกอบรมที่จะดำเนินการตามแนวคิดการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์
ซึ่งมองว่า พนักงานคือจุดเริ่มต้นของการพัฒนาองค์กร และการพัฒนาบุคลากรนั้นจะมองว่าการเรียนรู้ของบุคคล
เกิดจากศักยภาพ แรงจูงใจของผู้เรียน และวิทยากร
องค์กรและวิทยากรผู้ถ่ายทอดความรู้ จึงต้องมุ่งเน้นสร้างบรรยากาศของการเรียนรู้
ในขณะที่ที่การฝึกอบรมจะมุ่งเน้นการตอบสนองต่อกลยุทธ์ นโยบาย วิสัยทัศน์
และพันธกิจองค์กร ไม่ใช่อบรมไปเรื่อยเปื่อย ส่วนวิธีการนั้น จะเลือกใช้วิธีการพัฒนาที่หลากหลายและเน้นพัฒนารายบุคคล
(individual development)
ซึ่งจะมองเงื่อนไขการปรับตัวจากปัจจัยภายนอกและภายในองค์กรเป็นปัจจัยเริ่มต้น
กับอีกเรื่องที่สำคัญคือ องค์กรต้องมองว่า
เป็นความรับผิดชอบร่วมกันของหัวหน้างาน
ผู้เข้ารับการอบรมและทีมฝึกอบรม ที่จะสร้างเสริมศักยภาพการทำงานของบุคลากรทั้งหลาย
ผ่านการฝึกอบรมและพัฒนาที่มีต้นทุนคุ้มค่ากับสิ่งที่เสียไป
ทั้งเงินและสิ่งที่มิใช่ตัวเงิน
ในส่วนบทบาทของ
HR ที่ทำงานด้านการฝึกอบรมพัฒนาบุคลากรนั้น
ผมชี้ให้ท่านผู้เข้ารับการอบรมได้เห็นสาระหลักว่า องค์กรคาดหมายสิ่งต่อไปนี้
เป็นผลลัพธ์สำคัญจากการทำงานฝึกอบรมพัฒนาพนักงาน
·
วางกลยุทธ์การพัฒนาบุคลากรที่สอดคล้องกับภารกิจหลักและแผนกลยุทธ์ขององค์กร
·
พัฒนาบุคลากรให้มีทักษะความสามารถ
พร้อมใช้งาน และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
·
ช่วยวิเคราะห์จุดแข็ง/จุดอ่อนพนักงาน
เร่งต่อยอดความสามารถ
·
คาดคะเนความสามารถของพนักงานที่ต้องเตรียมไว้รองรับงานทั้งในปัจจุบันและอนาคต
ที่ผมว่าไปนั้นก็คือ
งานพัฒนาบุคลากรที่ผมและท่านคุ้นเคยอยู่ ใช่มั๊ยครับ ?
ภายหลังจากที่ได้สร้างการเรียนรู้ในคราวดังกล่าว
ผู้เข้ารับการอบรมท่านหนึ่ง ซึ่งเติบโตมาจากงานธุรการ
มารับหน้าที่งานใหม่ในด้านพัฒนาบุคลากร ได้ให้เกียรติถามผมมาว่า
มีข้อเสนอแนะในการจัดทำการสำรวจและวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมใดหรือไม่
เพื่อให้งานที่ว่านั้นมีประสิทธิภาพและตรงใจนายมากที่สุด ถามมาแบบนี้
หากผมจะตอบแบบตรงไปตรงมาก็พอได้แง่มุมแรก แต่ส่วนตรงใจนายนี้ ตอบยากครับ
เพราะไม่ทราบจริง ๆ ว่านายของท่านผู้อ่านที่ส่งประเด็นมาหารือ ชอบแบบไหน
เดี๋ยวมาติดตามอ่านกันดูครับ
ในโลกของการปฏิบัติงานพัฒนาบุคลากร
ความจำเป็นในการฝึกอบรมหรือที่เรานิยมเรียกทับศัพท์กันว่า “Training Needs” นั้น กล่าวได้ว่าคือ ทักษะ
ความรู้และความชำนาญเฉพาะทางที่พนักงานจำเป็นต้องมีเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
บรรลุเป้าหมายองค์กร และวัตถุประสงค์การพัฒนา ซึ่งองค์กรจะต้องค้นหาให้พบด้วยกระบวนการและวิธีการอันเหมาะสม
ความจำเป็นในการฝึกอบรมนี้ เกิดจากช่องว่างของผลการทำงานที่คาดหวังกับที่เกิดขึ้นจริง
องค์กรทั้งหลาย
หาความจำเป็นในการฝึกอบรมก็เพื่อ....
·
หาข้อมูลพนักงาน
เช่น อายุ ความสนใจ ประสบการณ์ พื้นฐานการศึกษา ความรับผิดชอบ ความเชี่ยวชาญ
อันเกี่ยวข้องกับการอบรม
·
ระบุประเภทและระดับของการอบรมที่จำเป็น
·
กำหนดหลักสูตรฝึกอบรมสำหรับพนักงาน
·
เพิ่มประสิทธิภาพ/ประสิทธิผลในการอบรม
·
ลดความสูญเสียทรัพยากร
ทั้งเงิน เวลา และความพยายาม และ
·
ช่วยเตรียมความพร้อมสำหรับพนักงานในการทำงานใหม่
ๆ ที่อาจจะไม่คุ้นเคย
Training Needs Analysis (หรือ TNA) ใช้สำหรับการประเมินเพื่อค้นหาความจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาขององค์กร
รากเหง้าของ TNA นี้ก็คือการวิเคราะห์หาช่องว่าง (gap
analysis) ระหว่างความรู้ ทักษะ
ประสบการณ์ทำงานและทัศนคติในการทำงานที่เป็นอยู่ในปัจจุบันของพนักงาน
กับที่องค์กรคาดหวังเพื่อให้การทำงานตามตำแหน่งงานนั้นบรรลุวัตถุประสงค์ การทำ TNA หากจะให้ดีก็ควรต้องทำก่อนที่จะมีการออกแบบฝึกอบรม
หรือก่อนที่จะกำหนดวิธีการพัฒนาพนักงาน ก่อนจะทำการตั้งงบประมาณรวมทั้งการจัดกิจกรรมฝึกอบรมพัฒนาพนักงาน
ผลลัพธ์ที่ได้จาก TNA
มักจะปรากฏออกมาเป็นเอกสารที่บอกรายการเฉพาะเจาะจงว่า
·
ทำไม
(why)
จะต้องจัดการฝึกอบรมพัฒนาพนักงาน ?
·
จะจัดการฝึกอบรมพัฒนาพนักงานในเรื่องใดบ้าง
(what) หรือทักษะและประสบการณ์ใดที่ต้องการให้มี
?
· ใคร (who)
กันแน่ที่ต้องไปเข้ารับการอบรมหรือคือกลุ่มเป้าหมายของการอบรม ?
·
เมื่อใด
(when)
ที่ควรจัดการฝึกอบรมพัฒนาพนักงาน หรือต้องการทักษะการทำงานใหม่ ๆ ?
·
จะจัดฝึกอบรมพัฒนาพนักงานที่ไหน
(where) และ· จะจัดฝึกอบรมพัฒนาพนักงานนั้นอย่างไร (how) เพื่อให้ได้ทักษะประสบการณ์อย่างที่ต้องการ ?
เพื่อให้ทราบว่า
พนักงานจำเป็นต้องการได้รับการพัฒนาอย่างไรให้ตอบโจทย์ขององค์กรและโจทย์ของงาน เราจะต้องมีหาวิธีการประเมิน Training Needs ซึ่งว่าไปแล้วก็คือการกำหนดความสามารถหรือผลการปฏิบัติงาน
ด้วยการเปรียบเทียบระดับที่องค์การต้องการ (desired performance) กับระดับที่เป็นอยู่จริง (presently exist) พร้อมกับมีการระบุและจัดกลุ่มความจำเป็นในการอบรม
เพื่อตัดสินใจและปรับใช้ในองค์กร โดยแหล่งข้อมูลสำหรับใช้หา
Training Needs นั้นได้แก่ นโยบาย, เป้าหมายขององค์กร, การปรับปรุง ทบทวน วิสัยทัศน์ (Vision) หรือพันธกิจ (Mission) หรือ KPIs ใหม่, ระบบคุณภาพที่ทางองค์กรจะดำเนินการ, ความรู้และแนวทางปฏิบัติตามที่กฎหมายกำหนด,
ความรู้ในการทำงานสำหรับพนักงานใหม่, ความรู้และทักษะในการบังคับบัญชา, การวางระบบการบริหาร เช่น
ระบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน, การประเมินความมีประสิทธิผลทั่วทั้งองค์กร (Organization
Effectiveness Assessment), การวิเคราะห์ภาระหน้าที่ของหน่วยงาน (Function
Description) ของแต่ละหน่วยงาน, การประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance
Appraisal), การอบรมความรู้ใหม่ๆ และสมรรถนะหลัก (Core Competencies) เป็นต้น
ผมขอยกตัวอย่างในการค้นหา
Training Needs จากการประเมินผลการปฏิบัติงาน
(Employee Performance Appraisal) ซึ่งหลายองค์กรนิยมทำกัน
โดยวิธีการนี้ ทั้งหัวหน้างาน พนักงานและ HR จะร่วมอภิปรายกันในประเด็นว่าพนักงานควรจะได้รับการฝึกอบรมและพัฒนาในระหว่างใด
(performance appraisal discussion) ที่จะทำกัน
ในช่วงของการประเมินผลการปฏิบัติงานครั้งสุดท้าย
(แล้วแต่ว่าองค์กรจะประเมินผลการปฏิบัติงานปีละกี่ครั้ง) วิธีการนี้
เหมาะสำหรับการค้นหา Training Needs กับองค์กรที่มีกลุ่มพนักงานหลากหลายอาชีพ จากนั้น
ผู้จัดการต้นสังกัดจะจัดทำแผนการพัฒนาผลการปฏิบัติงานของพนักงาน (Employee
Performance Development Plan) ตามพนักงานแต่ละคน
โดยแผนการพัฒนานี้ ก็มักจะประกอบด้วย
- กลยุทธ์และแผนกลยุทธ์ขององค์กร
- เป้าหมายและตัวชี้วัดการทำงานตามเป้าหมายที่เห็นพ้องต้องกันระหว่างหัวหน้างานและพนักงาน
- ผลการปฏิบัติงานที่คาดหวังจากพนักงาน
- การกำหนดหน้าที่ในงาน (employee's role description)
- ข้อมูลป้อนกลับจากลูกค้า
และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอก
- ความมุ่งหมายเติบโตในอาชีพของพนักงาน
ผมขอเสริมอีกนิดเดียวว่า แผนการพัฒนาผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
(Employee Performance Development
Plan) นั้น
ควรจัดทำเป็นเอกสารที่ระบุรายละเอียดประกอบด้วยหัวข้อต่าง ๆ ได้แก่
·
ขอบข่ายของผลงานที่ต้องปรับปรุง
·
กิจกรรมการพัฒนาที่ออกแบบไว้
·
ทรัพยากรที่ต้องใช้
·
กรอบเวลาสำหรับการพัฒนาในแต่ละหัวข้อที่จัด
·
ผลลัพธ์ของการพัฒนาที่ต้องการในแต่ละช่วงเวลา
จากที่สรุปมาเสียยืดยาว
ท่านผู้อ่านจะเห็นว่า ในความเป็นจริงของโลกการทำงาน
เรามีทางเลือกในการหาข้อมูลเพื่อประเมิน Training
Needs ได้จากหลายแหล่งนะครับ
ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรต้องการดูข้อมูลมากน้อยจากแหล่งใดบ้างเท่านั้น
ในความเห็นของผม วิธีการให้ได้มาซึ่งข้อมูลสำหรับ TNA นั้น มีหลากหลายแหล่ง
แตกต่างกันตามแต่สถานการณ์และแต่ละองค์กร อันได้แก่ ข้อกำหนดของตำแหน่งงาน, ปัญหาในการทำงานในปีที่ผ่านมา,
มาตรฐานการทำงาน, ข้อกำหนดของกฎหมาย, กลยุทธ์ขององค์กร
รวมทั้งอาจจะหาได้จากโครงการพัฒนาต่างๆ ขององค์กร/หน่วยงาน หรือความคิดริเริ่มใหม่
ๆ เพื่อพัฒนาองค์กร การทำ TNA ที่ได้ผลดี จากแหล่งข้อมูลและปัจจัยที่หลากหลายเช่นที่ผมว่ามานั้น HR
ก็จะต้องตรวจสอบด้วยว่า
ทรัพยากรทั้งคนและเวลาที่จะใช้สำหรับการหาข้อมูลนั้นมีเพียงพอหรือไม่ ข้อมูลที่ต้องการนั้น จะต้องรู้ลึกในระดับใด
น่าเชื่อถือหรือถูกต้องแม่นยำเพียงไหน
รวมทั้งมีความยากง่ายในการเข้าถึงข้อมูลของแต่ละแหล่งอย่างไร ทั้งนี้
แหล่งข้อมูลที่ท่านจะต้องเกี่ยวข้องสำหรับการค้นหา Training Needs โดยทั่วไปก็มักจะได้แก่
- การสัมภาษณ์หรือการสำรวจจากหัวหน้างานและผู้จัดการ
- การสัมภาษณ์หรือการสำรวจจากพนักงาน
- เอกสารการประเมินผลการปฏิบัติงาน
- เอกสารแผนกลยุทธ์ขององค์กร
- เอกสารแผนปฏิบัติงานของฝ่าย (operational plans)
- ตัวชี้วัดผลงานหลักขององค์กรและฝ่าย
- ข้อร้องเรียนของลูกค้า
- เหตุการณ์สำคัญ
- ข้อมูลเกี่ยวกับคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการ
หากหาข้อมูลให้ได้ตามตัวอย่างที่ว่ามาแล้ว
ก็จะนำมาออกแบบเครื่องมือและข้อมูลพื้นฐานสำหรับการสำรวจ
สัมภาษณ์หรือวิธีอย่างอื่น เพื่อให้ทราบสิ่งที่ควรจะต้องจัดการอบรมหรือพัฒนาให้แก่พนักงาน
รวมทั้งอาจจะช่วยให้แนวทางด้วยว่าจะต้องมีการติดตามความคืบหน้าในการฝึกอบรมพัฒนาอย่างไร
มีการทบทวนตรวจสอบผลการทำงานหลังโครงการพัฒนา (post-implementation
reviews) อย่างไรบ้าง สิ่งเหล่านี้จะบอกว่า HR จะต้องออกแบบระบบงานใดบ้างเพื่อมารองรับสนับสนุน
รวมทั้งจะต้องใช้ทรัพยากรมากน้อยเพียงใด
สำหรับการดำเนินงานตามเงื่อนไขที่กำหนดไว้ดังกล่าว
เพื่อให้วัตถุประสงค์ของ TNA ชัดเจนมากขึ้น HR ควรจะต้องมาพิจารณาขอบเขตของ
TNA ในระดับต่าง ๆ ก่อนว่าเป็นอย่างไร อันประกอบด้วย
- TNA ระดับองค์กร
- TNA ระดับโครงการหรือกิจกรรมเฉพาะ
- TNA ระดับฝ่ายงานที่เจาะจงลงมาที่การพัฒนาพนักงานเป็นรายกลุ่มและรายบุคคล ซึ่งหากจะให้สมบูรณ์แล้ว ควรอย่างยิ่งที่จะกำหนดการอบรมและพัฒนาในรายบุคคล (Individual Development Plan-IDP)
จากนั้น ข้อมูลที่ได้จากการสำรวจ
สัมภาษณ์หรือวิธีการอื่น จะได้รับการนำไปวิเคราะห์ จำแนกแบ่งกลุ่มเพื่อเอาไปใช้ออกแบบหลักสูตรและกิจกรรมการอบรม
สรรหาวิทยากรเพื่อมาถ่ายทอดประสบการณ์และสร้างการเรียนรู้
วิธีการประเมินและติดตามผลการฝึกอบรม อันอาจจะยึดตาม performance appraisal cycle ตามแนวปฏิบัติของแต่ละองค์กรติ กำหนดงบประมาณ
สถานที่จัดและสิ่งอำนวยความสะดวกที่จะต้องใช้เพื่อการฝึกอบรม
ซึ่งทั้งหมดจะถูกระบุไว้ในกิจกรรมการฝึกอบรมแต่ละหลักสูตร
และผลผลิตท้ายสุดที่สำคัญก็คือ “ปฏิทินการฝึกอบรมประจำปี (organization's
training calendar)” และหากจะให้สมบูรณ์แล้ว
ควรอย่างยิ่งที่จะกำหนดการอบรมและพัฒนาในรายบุคคล (Individual Development
Plan-IDP)
ในทางปฏิบัตินั้น ไม่มีกฎตายตัวของการทำ Training Needs Analysis หรอกครับ
ที่ผมยกตัวอย่างมากล่าวถึงนี้ก็เพียงหลักการและแนวปฏิบัติจากตัวอย่างหลายองค์กรที่นิยมทำกัน
ซึ่งก็ไม่ได้หมายถึงทุกองค์กรทำแบบนี้ทั้งหมด ตรงกันข้าม
หลายองค์กรนิยมใช้แบบสำรวจ หรือ Training Needs Analysis Questionnaire
หรือ Training Needs Analysis Spreadsheet เป็น template มาตรฐานเพื่อใช้ในการสำรวจข้อมูลเสียเลย
นอกจากนี้ แม้องค์กรของท่านจะออกแบบกระบวนการหา Training Needs ที่ละเอียด
และอาศัยข้อมูลจากหลากหลายแหล่งก็ตาม
แต่ก็เปล่าประโยชน์หรือตำน้ำพริกละลายแม่น้ำอย่างน่าเสียดาย
หากพนักงานที่จะต้องไปหา Training Needs ไม่เข้าใจ
หรือไม่มีเวลาเพียงพอที่จะไปทำ
ข้อที่ผมว่าไปนี้ เพียงต้องการสื่อให้ท่านผู้อ่านเห็นว่า
วิธีการนั้นมีหลากหลาย จะให้ดีก็เลือกให้เหมาะสมกับเวลาและทรัพยากรที่ HR ของท่านมี
ผมผ่านองค์กรภาคราชการมาหลายแห่ง ไม่ได้เกี่ยวข้องกับงานบุคคลากร แต่อยู่ในวงจรของบุคลากรที่จะต้องได้รับการฝึกตามที่หน่วยงานกำหนดมาเองสำเร็จรูป โปรแกรมฝึกอบรมสำเร็จรูปที่ให้บุคลากรอบรมนั้น เท่าที่ได้เห็นก็ไม่ได้วิเคราะห์ ไม่มีได้มีพื้นฐานทางวิชาการใด ๆ หาผู้มีความรู้จริง ๆ ในศาสตร์ด้านการพัฒนาบุคลากรได้ยาก ข้อมูลความต้องการแต่เป็นแต่เพียงได้มาจากการสอบถามหรือการสำรวจจากบุคลากร ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นความต้องการเฉพาะตัวตามอัธยาศัยของบุคคลากรนั้น ๆ เท่านั้นเอง ดังนั้น การอบรมความรู้ต่าง ๆ ผู้บริหารองค์กรน้อยรายนักจะเห็นว่าจุดไหนขององค์กรย่อย ๆ ภายในมีความอ่อนแอที่จำเป็นจะต้องเติมเต็มหรือทำให้องค์กรเข้มแข็ง อบรมกันไปแล้วก็แล้วกัน สุดท้ายก็เป็นเพียงพิธีกรรม และไม่คุ้มค่ากับงบประมาณที่ได้ลงทุน
ตอบลบ