รูปแบบของการสัมภาษณ์งาน

เมื่อคราวต้นปี 2556 ที่ไปเป็นวิทยากรเรื่อง  “เทคนิคการสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะ”  ให้กับชมรมบริหารงานบุคคลกรุงเทพ    มีคำถามจากผู้เข้ารับการอบรมและแลกเปลี่ยนประสบการณ์ตามมาทางเมล์ว่า รูปแบบการสัมภาษณ์งานมีอยู่กี่รูปแบบกัน  ในตำราก็อย่าง  ในเวทีที่วิทยากรแลกเปลี่ยนความรู้ให้ฟังที่เคยเข้าไปก็หลายอย่าง  ผมน่ะไม่แน่ใจว่า มีตำรากี่เล่มที่พูดเรื่องรูปแบบการสัมภาษณ์งาน เพราะลำพังจะไล่ชื่อตำราให้ครบแค่ในประเทศไทยบ้านเราก็ยังยากที่จะทำ    ไม่ต้องนับว่าในทางวิชาการของโลกใบนี้ จะมีมากมหาศาลเพียงใด  และด้วยความที่ผมไม่ใช่กูรูที่มีความรู้เข้าขั้นเทพ  ผมจึงขอรวบรวมมาเล่าให้ฟังแบบไม่อิงวิชาการ และให้ tip เล็กน้อยพอเป็นประโยชน์บ้าง กับการสัมภาษณ์บางรูปแบบที่ท่านอาจจะไม่เคยได้ยินมาก่อนก็แล้วกัน  โดยจำแนกลงนามรูปแบบการสัมภาษณ์หลัก 2 แบบ คือ การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง (Structured Interview) และการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างน้อย (Less-structured Interview)

การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง (Structured Interview)

       o  การสัมภาษณ์แบบอิงสถานการณ์ (Situational Interview)

      เป็นรูปแบบหนึ่งของการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้าง  ซึ่งนิยมเรียกกันว่า การสัมภาษณ์แบบอิงพฤติกรรม (Behavioral-based Interview) ซึ่งเป็นการถามเพื่อเจาะจงทราบว่า ผู้สมัครงานทำงานหนึ่งงานใด หรือรับมือกับความยากในการทำงานอย่างไร  การตั้งคำถามจะอิงอยู่กับการวิเคราะห์งาน (Job Analysis) ตามตำแหน่งงานนั้น และตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญอีกครั้งว่าคำถามตรงประเด็น  ในทางเทคนิคนั้น ผู้เชี่ยวชาญจะให้น้ำหนักของข้อคำถามสัมภาษณ์เพื่อให้น้ำหนักของข้อคำถามที่จะเลือกใช้เพื่อสัมภาษณ์  ซึ่งวิธีการนี้ก็อาจจะไม่ค่อยมี HR ทำแบบเป็นเรื่องเป็นราวมากนักนะครับ  และโดยมากแล้ว ผู้เชี่ยวชาญก็คือตัว HR Recruiter และ Line Manager ที่ทำหน้าที่สัมภาษณ์ อย่างไรก็ตาม การตั้งคำถามแบบนี้ เป็นที่นิยมกันมาก  และปัจจุบันนิยมผูกข้อคำถามกับ competency   กระทั่งชอบเรียกการสัมภาษณ์แบบนี้ว่า การสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะ (Competency- based Interview)  ต่อไปนี้คือตัวอย่างคำถามที่นิยมถามความเหมาะสมกับตำแหน่งด้วยการประเมิน competency โดยใช้คำถามแบบอิงสถานการณ์  ซึ่งผมขอยกตัวอย่างคำถามสัมภาษณ์ตาม Competency เรื่องทักษะการสื่อสาร (Communication Skills) มานำเสนอก็แล้วกันนะครับ

      - ยกตัวอย่างจากงานปัจจุบันหรืองานก่อนหน้าที่คุณต้องทำงานจากข้อมูลข่าวสารที่ทราบทางวาจา ซึ่งต้องทำงานให้เสร็จตามนั้น
      - ยกตัวอย่างกระบวนการทำงานหรืองานที่ซับซ้อนมาก  ซึ่งคุณได้อธิบายให้คนอื่นที่เกี่ยวข้องกับการทำงานต่างหน่วยงานฟัง
      - คุณคิดว่าตนเองสามารถสื่อสารด้วยการพูดถึงตัวเองได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือเปล่า ?  ขอให้ยกตัวอย่างสถานการณ์นั้นขึ้นมาสัก 1 เรื่อง

      o การสัมภาษณ์แบบอิงพฤติกรรม (Behavioral-based Interview)

      นิยมเรียกกันว่า  การสัมภาษณ์แบบอิงสมรรถนะ (Competency-based Interviewing)  หรือ CBI   นับได้ว่าเป็นเทคนิคของการสัมภาษณ์งานที่เป็นระบบมากกว่าการสัมภาษณ์แบบทั่วไป มีแนวคิดพื้นฐานว่า  “พฤติกรรมการทำงานในอดีต เป็นสิ่งที่ทำนายพฤติกรรมการทำงานในอนาคตได้ดีที่สุด”   การสัมภาษณ์แบบนี้  ผู้สัมภาษณ์จะเลือกใช้ competency หลายรายการ (3-5 รายการ) เพื่อประเมินความเหมาะสมทั้งทางด้านทักษะ ความรู้ความสามารถ ทัศนคติและคุณสมบัติอย่างอื่นตามตำแหน่งงาน  เช่น ตำแหน่งหัวหน้างาน  จะเน้นสอบถามถึงการสื่อสาร และการทำงานเป็นทีม  ในขณะที่ผู้บริหารระดับสูง จะเน้นถามถึงภาวะผู้นำ  ความเป็นอิสระในการทำงาน รวมทั้งความคิดสร้างสรรค์เพื่อปรับปรุงพัฒนางาน เป็นต้น  โดยทั่วไปนั้น  ผู้สัมภาษณ์จะกำหนดคำถามเพื่อให้ผู้สมัครงานเล่าถึงปัญหา หรือสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในอดีต  การรับมือต่อปัญหา และผลของสถานการณ์ที่เกิดขึ้นนั้น จากนั้น จึงจะประเมินว่าผู้สมัครงานรับมือได้ดีเพียงใด  สอดคล้องกับระดับ competency ที่ต้องการประเมินตามงานนั้นหรือไม่ 

      เนื่องจากการสัมภาษณ์แบบนี้ ไม่ ชิว...ชิว...อย่างที่คิด  เพื่อให้มีการเตรียมตัวสัมภาษณ์ที่ดีการันตีผลลัพธ์ของการสัมภาษณ์ได้  ผู้สมัครงานควรลอง list รายการ competency ที่คิดว่าสำคัญต่อตำแหน่งงานนั้น  อาจจะสงสัยว่า แล้วจะรู้ได้อย่างไร ? ลองทายสิครับ ? 

       + ดูจากประกาศรับสมัครงานก็พอจะทราบ หลายองค์กรระบุ competency ที่ต้องการไว้เลย แล้วกำชับอีกต่างหากว่าใครที่คิดว่า คุณสมบัติไม่ตรงตามนั้น  กรุณาอย่าสมัครให้เสียเวลา ! (ช่วยให้ผู้สมัครงานประเมินตนเองเข้มข้นขึ้นมากเลย)
       + ดูจากหนังสือที่เขียนเกี่ยวกับ competency ได้เลย เพราะผู้เขียนมักจะระบุไว้เลยว่า ตำแหน่งงานด้านอะไร  ต้องการ competency เรื่องใด อาจจะแบ่งระดับของ competency ไว้ด้วยแล้วก็ได้  หากมีก็ลองประเมินตนเองดูว่า ท่านน่าจะอยู่ในระดับใด
      + โทรถาม recruiter ที่โทรมานัดหมายคุณสัมภาษณ์   แต่ช่องทางนี้ไม่แนะนำนะครับ เพราะ recruiter อาจจะมองว่า ท่านไม่ทำการบ้านเลย กลายเป็นภาพลบไปเสียปล่าวๆ
       + ถามเพื่อนที่ทำงาน HR  หรือเพื่อนที่ทำงานในสายงานเดียวกัน  และรู้เรื่อง competency  ก็ช่วยได้มาก 
จากนั้น  ขอให้ลองคิดทบทวนถึงสถานการณ์หรือเหตุการณ์ในการทำงานใดก็ตามที่แสดงถึง competency เรื่องนั้น  ท่านได้ลงมือปฏิบัติสิ่งใดหรือไม่  ผลที่เกิดขึ้นเป็นอย่างไร  ได้เรียนรู้อะไรจากสถานการณ์นั้น  รวมทั้งหากได้รับมอบหมายให้ทำอย่างนั้นอีกครั้ง  จะปรับปรุงเรื่องอะไรบ้าง  ที่สำคัญทำไมจึงคิดเช่นนั้น  โอว..... ต้องเตรียมต้องคิดอะไรหลายเรื่องราวขนาดนี้เลยเหรอ  ? ขอตอบว่า ใช่แล้วครับพี่น้อง  หากต้องการให้ได้ผลดี  ไม่มีอะไรที่ง่ายๆ หรอกครับ  อย่างไรก็ตาม ตอนที่สองของหนังสือเล่มนี้จะช่วยท่านได้เยอะมาก

      ผมมีข้อควรระวัง 2 อย่างให้ท่านนำไปทบทวนเมื่อต้องการคำถามสัมภาษณ์แบบนี้
      -   ตอบให้ดี (be concise) : เวลาถูกถามคำถามแบบนี้  ท่านอาจจะงงได้ไม่น้อย โดยเฉพาะหากท่านไม่มีปัญหาหรือรับ มือกับสถานการณ์ใดมากมายนัก ก่อนที่จะตอบคำถาม ท่านจะต้องคิดถึงเหตุการณ์ในอดีตเท่าที่จะนึกได้เพื่อตอบ ให้ข้อมูลโดยเล่าถึงสถานการณ์ที่ชัดเจน  ตอบให้ตรงประเด็นกับสถานการณ์ที่ยกมาพูดถึง และเล่าถึงผลที่เกิดขึ้น การยกสถานการณ์ที่ทำจริง และตรงประเด็น  เป็นเรื่องสำคัญที่จะทำให้ตอบคำถามแบบนี้ได้อย่างมีประสิทธิผล
      -   อย่าโทษใคร (do not place blame) :  เมื่อท่านอธิบายสถานการณ์ หรือปัญหาหนึ่งใดเพื่อตอบผู้สัมภาษณ์  ยกตัวอย่างเช่น  “คุณทำอย่างไร  เมื่อเจ้านายคุณตามติดบี้งาน และเกิดอะไรตามมา ?”  การจะตอบปัญหาเช่นนี้ พึงระลึกไว้ว่า  ไม่มีความจำเป็นใดที่จะต้องไปโทษเจ้านายว่า “ไม่คิดถึงหัวอกหัวใจลูกน้อง”  หรือโทษเพื่อนร่วมงานว่า  “ไร้สติ”   เพราะคำถามนี้ล้วนมุ่งถามกับท่านคนเดียวเท่านั้น  ไม่เกี่ยวกับคนอื่นแต่อย่างใด  ที่ควรตอบคือการอธิบายให้ฟังว่าท่านจัดการรับมือกับสถานการณ์อย่างไร  ไม่ใช่ไปโทษว่าเป็นความล้มเหลวของใคร   

การสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างน้อย (Less Structured Interview)

      o  การสัมภาษณ์แบบทั่วไป (Normal Interview)

     บางทีก็เรียกกันว่า การสัมภาษณ์แบบดั้งเดิม (Traditional Interview) หรือ การสัมภาษณ์แบบไม่มีโครงสร้าง (Unstructured interview)  เป็นรูปแบบของสัมภาษณ์ที่เริ่มต้นจากการศึกษาข้อมูลจากประวัติผู้สมัครงาน และเลือกใช้คำถามปลายเปิดเพื่อสนทนาซักถามถึงขอบข่ายหน้าที่งาน บุคลิกภาพที่สอดรับกับบทบาทตามหน้าที่งาน และจุดแข็งจุดอ่อนที่ผู้สมัครงาน  ผมไม่ลงลึกไปอธิบายนะครับ  เพราะพูดถึงไปบ้างแล้วในตอนที่ชื่อว่า “Competency-based Interview vs. Normal Interview”  ลองพลิกกลับมาดูกันนะครับ

      o  การสัมภาษณ์แบบกดดัน (Stress Interview)

     การสัมภาษณ์แบบกดดันนี้  ไม่ค่อยได้นิยมใช้กันมากนักในปัจจุบัน เพราะดูเหมือนจStress เป็นการใช้คำถามที่ออกแบบมาถามให้ผู้สมัครงานเกิดความกดดันอย่างมาก ๆ  เพื่อให้ผู้สมัครงานเปิดเผยตัวตนที่แท้จริงของตัวเองออกมา เมื่อตกอยู่ภายใต้สถานการณ์และการถามที่กดดันนั้น   การถามแบบกดดันนี้ ว่าไปแล้วก็เป็นสถานการณ์ประดิษฐ์ประดอยอยู่ไม่ใช่น้อยเพราะธรรมดาแล้ว การสัมภาษณ์แบบนี้ จะไม่เกิดขึ้นเลยในการสัมภาษณ์งานปกติทั่วไป  ผู้รู้ท่านบอกไว้ว่า มีหลายครั้งหลายคราวที่องค์กรเลือกใช้เก้าอี้สัมภาษณ์ที่ขายาวไม่เท่ากัน ทำให้ผู้สมัครงานนั่งไม่สะดวก เสียสมดุลการทรงตัวระหว่างนั่งสัมภาษณ์งานกระทั่งต้องเปลี่ยนอิริยาบถอยู่บ่อย ๆ  หรือนั่งต่ำกว่าระดับที่นั่งของผู้สัมภาษณ์งานกระทั่งเกิดความรู้สึกต่ำต้อยกับผู้สมัครงาน  และบางครั้งอาจจะมีนัยยะถึงการดูถูกเหยียดยามในระดับหนึ่ง เช่น ใช้คำถามว่า “คุณไปทำอะไรอยู่  ผมคิดว่าคนรุ่นราวคราวเดียวกับคุณ เค้ามีหน้าที่การงานที่ดีกว่านี้แล้วทั้งนั้น ?” หรือ “ผมคิดว่าประสบการณ์การทำงานคุณก็งั้น ๆ  ไม่ได้แตกต่างอะไรไปจากผู้สมัครงานที่ผมสัมภาษณ์มาแม้แต่น้อย  ทำไมผมจะต้องเลือกคุณเข้าทำงานล่ะ  ตอบผมมาหน่อยสิ ?”  พร้อมกันท่าทางยียวนกวนประสาท  เสมือนหนึ่งดูถูกกันเสียเต็มประดา ผมเคยฟังมาว่า รูปแบบการถามสัมภาษณ์แบบนี้ นิยมอย่างมากในช่วงราวสี่สิบถึงห้าสอบปีก่อนในสหรัฐอเมริกา และประเทศตะวันตกอีกหลายประเทศ  ขณะที่ปัจจุบัน ไม่ค่อยได้พบเห็นมากนัก เพราะนิยมถามสัมภาษณ์แบบอิงพฤติกรรมหรืออิงสมรรถนะมากกว่า

      การสัมภาษณ์แบบนี้  มีข้อดีคือ ช่วยสกรีนวุฒิภาวะทางอารมณ์ของผู้สมัครงานด้วยการสร้างสถานการณ์เพื่อให้ผู้สมัครงานรู้สึกกดดันกับคำถาม หรือยากที่จะตอบคำถามที่นำมาถาม  โดยเลือกถามคำถามที่ค่อนข้างก้าวร้าวถึงก้าวร้าวอย่างมาก หรือสถานการณ์ที่แปลกประหลาดอย่างที่ผมยกตัวอย่างไป   หากได้ยินคำถามทำนองนี้  ผมอยากให้ท่านผู้อ่านที่จะต้องไปสัมภาษณ์งานเข้าใจนะครับว่า กรรมการสัมภาษณ์ หรือผู้สัมภาษณ์ท่านนั้น  ไม่ได้มีเรื่องโกรธแค้นกันมาก่อนแต่ปางไหน   จึงไม่มีความจำเป็นอะไรต้องมาชวนผู้สมัครงานทะเลาะ หรือหาเรื่องใส่ตัวหรอกครับ  ขอให้มองว่านี่คือการสัมภาษณ์แบบกดดัน และเรื่องที่สำคัญมากกว่าที่ผู้สมัครงานจะต้องทำคือ เตรียมตัวรับมือกับคำถามแบบนี้ให้ดี  มากกว่าที่จะไปนั่งไม่พอใจหรือหงุดหงิดกับคำถามที่ดูเหมือนไม่ได้เกียรติกันบ้างเลย  ส่วนผู้สัมภาษณ์นั้น  เมื่อสัมภาษณ์เสร็จสิ้น  ก็ควรจะต้องชี้แจงให้ผู้สมัครงานเข้าใจว่าที่ผ่านมานั้น เป็นการสัมภาษณ์แบบกดดัน  ไม่ได้มีจิตเจตนาที่ไม่สมควรแต่อย่างใด  ทำได้เช่นนี้  จะส่งผลดีทั้งต่อต่อผู้สัมภาษณ์และองค์กร (ในสายตาของผู้สมัครงาน) ได้มากทีเดียวครับ 

      o  การสัมภาษณ์แบบถามจากเรื่องก่อนหน้า (Nondirective Interview)

      การสัมภาษณ์แบบนี้  จะตั้งคำถามต่อเนื่องจากที่ตั้งคำถามก่อนหน้า โดยมากจะเริ่มต้นจากการให้ผู้สมัครงานแนะนำตนเอง จากนั้นจะเจาะลึกเพื่อทำความเข้าใจผู้สมัครงานมากขึ้น  และคำตอบที่ตอบมาก็จะใช้เป็นแนวตั้งคำถามต่อไปเรื่อย ๆ จนกว่าผู้สัมภาษณ์จะไล่เรียงจนครบประเด็นแล้ว  ตัวอย่างเช่น ผู้สมัครงานตอบว่า “เรื่องหนึ่งที่ผมพึงพอใจกับการทำงานมากที่สุด คือหัวหน้างาน”  คำถามแบบนี้ จะถามต่อว่า “หัวหน้างานแบบไหนหรือ  ที่คุณทำงานแล้วพึงพอใจ ?”  ส่วนที่ยากของคำถามสัมภาษณ์แบบนี้คือ เนื่องจากไม่ค่อยมีโครงสร้างคำถามที่ชัดเจน การสอบถามให้อยู่ในประเด็นที่เกี่ยวกับงาน  จึงจะต้องวางแผนการสัมภาษณ์ และดึงให้ผู้สมัครงานกลับมาอยู่ในประเด็นให้ได้  และยากกับการเปรียบเทียบผู้สมัครงานรายหนึ่งกับผู้สมัครงานอีกรายหนึ่ง เนื่องจากอาจจะมีการถามตอบที่แตกต่างกันไปอย่างมากก็ได้   รวมทั้งยังมักปรากฏว่าความ            พึงพอใจคำตอบของผู้สัมภาษณ์ที่มีกับผู้สมัครงานคนหนึ่ง อาจจะแตกต่างไปอย่างมากจากผู้สมัครอีกรายหนึ่ง  ทั้งที่ผู้สมัครงานรายหลัง  ประวัติและประสบการณ์ทำงานดีกว่าผู้สมัครงานรายแรกมาก เพราะขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของผู้สัมภาษณ์เป็นสำคัญนั่นเอง 

      o  การสัมภาษณ์แบบหาข้อมูล (Informational Interview)

      การสัมภาษณ์แบบนี้  มุ่งค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับงาน และประสบการณ์ที่ผู้สมัครงานทำเพิ่มเติมจากที่มีในจดหมายสมัครงาน และประวัติการทำงาน ๆ  ในมุมของผู้สมัครงาน  ถือเป็นโอกาสดีที่จะสามารถสอบถาม HR ได้ว่า ธุรกิจขององค์กรเป็นอย่างไร  จะสามารถหาข้อมูลองค์กรเพิ่มเติมจากที่ใดได้บ้าง  รวมทั้งการสานสร้างความสัมพันธ์ระหว่างท่านกับ HR ไว้ ซึ่งอาจจะเป็นการนัดหมายมาสอบถามข้อมูลกันภายนอกหน่วยงาน หรือใช้การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ก็ได้  โดยมากแล้ว ก็จะไม่เป็นการสัมภาษณ์รอบสุดท้าย (final round) เสียเลย สมมติว่าองค์กรจะใช้ CBI  กับการสัมภาษณ์ในขั้นตอนสุดท้าย  ก็ต้องเตรียมตัวอย่างเป็นระบบและรอบคอบสักนิด  จะใช้การสัมภาษณ์แบบนี้ ก็คงไม่ช่วยตอบโจทย์สิ่งที่อยากได้  จริงมั๊ยครับ

      การสัมภาษณ์งานลักษณะนี้ให้ได้ผลดี  ผู้สมัครงานควรต้อง

      -   หาข้อมูลองค์กรให้ได้มากที่สุด  โดยจัดเตรียม list คำถามที่อยากถาม
      -   ถามพอประมาณ  เพื่อมิให้ HR มองว่า ไม่ตั้งใจจะหาข้อมูลเพิ่มเติมด้วยตัวเองเลยหรือยังงัย ? 
      -   เตรียมกระดาษบันทึกและปากกาไว้ให้พร้อม  เผื่ออาจจะต้องจดข้อมูลใดเพิ่มเติม
      -   แลกเปลี่ยนนามบัตรไว้ใช้ติดต่อระหว่างกัน

       o  การสัมภาษณ์มื้อเที่ยง/มื้อเย็น (Lunch/Dinner Interview)
      การสัมภาษณ์แบบนี้  เป็นการสัมภาษณ์แบบไม่เป็นทางการ เพราะจะสัมภาษณ์ตอนมื้อเที่ยง หรือมื้อรับประทานอาหารเย็น  ซึ่งก็ไม่นิยมทำกันเท่าใดนักนะครับ  เพราะยึดเอาความสะดวกของผู้สัมภาษณ์งานเป็นหลัก เนื่องจากบางครั้งก็รถติดในใจกลางเมืองและตารางเวลาแน่นมาก  และบางทีผู้สมัครงานเองก็ไม่สะดวกใจที่จะคุยกับใครตอนทานอาหาร  หรือหากจะมีก็เป็นการสัมภาษณ์ระดับผู้บริหารเสียมากกว่า และที่สำคัญนั้น มักจะเป็นการสัมภาษณ์รอบสุดท้ายแล้ว  แม้จะพบเช่นกันว่า บางองค์กรก็นำมาใช้กับการสัมภาษณ์รอบแรก ซึ่งจะมุ่งพิจารณาทักษะทางสังคม (social grace) ของผู้สมัครงาน
การสัมภาษณ์งานลักษณะนี้ให้ได้ผลดี  ผู้สมัครงานควรต้อง

      -    สั่งอะไรบางอย่างมาทาน เพื่อไม่ให้ผู้สัมภาษณ์งานรู้สึกขัดเขิน แต่ก็ควรดูให้ดีว่าผู้สัมภาษณ์งานกำลังรับประทานอะไรอยู่  สมมติกำลังเอร็ดอรอยอยู่กับส้มตำ  ท่านจะสั่งพิซซ่ามากิน อันนี้ไม่ควรทำครับ
      -    เนื่องจากการสัมภาษณ์แบบนี้  มุ่งประเมินทักษะทางสังคม ท่านต้องระมัดระวังกิริยามารยาทบนโต๊ะอาหารให้ดี  หากผู้สัมภาษณ์ซดน้ำแกง เสียงดังมาก  ก็ควรเข้าใจว่า ผู้บริหารอาจจะเป็นคนจีนหรือญี่ปุ่นที่มารยาททางการกินอาหารแบบนั้นถือว่าให้เกียรติกัน  แตกต่างจากบ้านเราที่ดูเป็นไม่ค่อยมีมารยาท

o  การสัมภาษณ์แบบจำลองสถานการณ์ (Simulation Interview)

      การสัมภาษณ์แบบนี้ เป็นการมุ่งถามเพื่อให้ผู้สมัครงานแสดงออกถึงทักษะความสามารถในการทำงาน ด้วยการรับบทบาทหนึ่งที่ต้องรับมือกับลูกค้าเจ้าปัญหาเป็นเรื่องหลักเลยนะครับ   ผมขอยกตัวอย่างการจำลองสถานการณ์สัมภาษณ์พอให้ท่านผู้อ่านได้นึกภาพตามดังนี้

      ผู้สัมภาษณ์  :  สมมติว่าคุณเป็นพนักงานขาย  ผมเป็นลูกค้านะ  ลองเสนอขาย “ปากกาด้ามนี้”  ให้ผมซื้อให้ได้หน่อยสิ 
      ผู้สมัครงาน :  ตอบ.............
      ผู้สัมภาษณ์  :  แล้วมันมีคุณสมบัติพิเศษอะไรที่แตกต่างจากปากกายี่ห้อ “แมวไทย”  บ้างล่ะ
      ผู้สมัครงาน :  ตอบ.............
      ผู้สัมภาษณ์  : หากผมเป็นตัวแทนจขายปากกายี้ห้อของคุณ คุณคิดว่าผมควรจะขายในช่องทางไหน จะสร้างยอดขายที่ดีได้ ?
      ผู้สมัครงาน :  ตอบ.............
      ผู้สัมภาษณ์  : ผมได้จะโปรโมชั่นส่งเสริมการขายอะไรที่พิเศษมั๊ย ?
      ผู้สมัครงาน :  ตอบ.............
      ฯลฯ......
 

       สิ่งที่สำคัญมากสำหรับผู้สมัครงานที่พบเจอสถานการณ์การสัมภาษณ์แบบนี้  ผมคิดว่าเป็นเรื่องของ “การเตรียมความพร้อมของสภาพจิตใจ”  เนื่องจากปัญหาหลักของการตอบสัมภาษณ์สถานการณ์จำลองนี้คือ “ไม่มีวิธีการอย่างเดียวที่เหมาะสมที่สุดกับการทำงานหนึ่งงานใด”ที่จำลองเรื่องขึ้นมา  ผู้สมัครงานจึงต้องตัดสินใจเลือกตอบอย่างใดก็ได้ที่สมเหตุสมผลมากที่สุด  ซึ่งก็เป็นดุลยพินิจส่วนตัวล้วน ๆ และจะสมเหตุสมผลมากน้อยแค่ไหนก็ย่อมอิงกับประสบการณ์ทำงานของผู้สมัครงานเอง  สิ่งที่สำคัญคือ “ความสงบ”  ฟังให้ถี่ถ้วน  คิดให้รอบคอบ  และระมัดระวังสิ่งที่ตอบ จะช่วยให้คิดหาแนวคำตอบที่ดีได้ครับ 

       o  การสัมภาษณ์กลุ่ม (Group Interview)

       การสัมภาษณ์แบบนี้  มักจะเป็นในรูปคณะกรรมการสัมภาษณ์ที่มาจากหลายหน่วยงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานนี้  และที่ขาดไม่ได้คือตัวแทนจากฝ่าย HR ที่ทำหน้าที่บริหารทรัพยากรบุคคลนั่นเอง รวมตัวกันสัมภาษณ์กับผู้สมัครงาน
โดยทั่วไป  ในการสัมภาษณ์กลุ่ม  กรรมการสัมภาษณ์มักจะเล่าถึงข้อมูลองค์กร  ข้อมูลตำแหน่งงาน  โดยเฉพาะความคาดหวังตามตำแหน่งงานที่ผู้สมัครงานจะต้องรับผิดชอบ หากได้รับคัดเลือกเข้ามาร่วมงานกับองค์กร ให้ผู้สมัครงานได้ทราบ  ในทำนองหนึ่ง ผู้สมัครงานก็สามารถสอบถามผู้สัมภาษณ์ในเรื่องเหล่านี้ เพื่อให้ได้รายละเอียดประกอบการตัดสินใจร่วมงานกับองค์กรได้เช่นกัน เพราะผู้สัมภาษณ์งานที่มาเป็นกรรมการสัมภาษณ์นั้น  มักจะมีที่มาหลากหลายฝ่ายงานในองค์กร และล้วนแต่เข้าใจเรื่องราวของตำแหน่งงานและองค์กรเป็นอย่างดีอยู่

      ผมขอแนะนำ tip ของการสัมภาษณ์แบบนี้ให้กับผู้สมัครงานทั้งหลาย เผื่อนำไปใช้ประโยชน์ได้ครับ
      - แนะนำตัวเองกับผู้สัมภาษณ์อย่างสุภาพ
      - ไม่แสดงพฤติกรรมหรือการแสดงออกใดที่สื่อถึงความก้าวร้าว สงบจิตใจสักนิด เมื่อได้รับคำถามสัมภาษณ์แบบกดดัน
      - หลีกเลี่ยงเล่าถึงความขัดแย้งจากการไม่ร่วมมือทำงานของเพื่อนร่วมงาน โดยเฉพาะไม่โยนความผิดให้เพื่อนร่วมงาน หากต้องพูดถึงงานที่ทำไม่เสร็จ เพราะแสดงถึงความไม่เป็นมืออาชีพของท่านเอง
      - ระวังการใช้ภาษากายที่ไม่เหมาะสม  ซึ่งมักจะเป็นพฤติกรรมที่ผู้สัมภาษณ์จะสังเกตท่านในระหว่างสัมภาษณ์  จงมั่นใจว่า ท่านส่งภาษากายที่เหมาะสมกับเรื่องที่เล่า

      o  การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ (Telephone Interview)

      โดยทั่วไปนั้น  การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์จะเป็นการสัมภาษณ์รอบแรกเพื่อขอข้อมูลหรือตรวจสอบข้อมูลบางอย่างจากผู้สมัครงาน  ซึ่งนับว่าเป็นการเตรียมสัมภาษณ์ที่ดีและประหยัดต้นทุนทั้งสำหรับผู้สมัครงานและผู้สัมภาษณ์งาน  หากไม่แน่ใจคุณสมบัติของผู้สมัครงาน  องค์กรก็ควรตรวจสอบในช่องทางนี้ได้  ไม่ต้องเชิญมาคุยที่สำนักงานให้เสียเวลาไม่ว่ากับฝ่ายใด  ส่วนมากแล้วก็มักใช้เวลา 10-30 นาที  ข้อดีของการสัมภาษณ์แบบนี้คือ ท่านสามารถจดบันทึก หรือเปิดข้อมูลใดๆ เช่น ประวัติการทำงาน  จดหมายสมัครงาน  ใบกำหนดหน้าที่งาน  คุณสมบัติตามตำแหน่งงานที่สมัครอ่านได้เลย  ไม่ผิดกติกาแต่อย่างใด  เมื่อท่านจะตอบคำถามสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์นี้  สิ่งที่ควรต้องคิดให้มากคือ การรักษาความสุภาพและมารยาทการพูดคุยที่ดี  เป็นมิตร และให้เกียรติระหว่างกัน รวมทั้งตอบคำถามด้วยความกระตือรือร้นสนใจสิ่งที่ถามมา  เรียกว่าต้องนำเสนอตัวเองให้ได้ทั้งในน้ำเสียงและท่วงทำนองการพูด  ทำได้ดี.....มีชัยไปกว่าครึ่ง

      HR  ที่จะทำหน้าที่โทรศัพท์สัมภาษณ์เบื้องต้น  ก็ควรจะต้องให้ข้อมูลพื้นฐานก่อนว่า ต้องการติดต่อใคร  โทรมาจากที่ใด  ผู้สมัครงานสะดวกที่จะคุยหรือไม่  การพูดคุยจะใช้ระยะเวลาประมาณกี่นาที  อยากจะสอบถามข้อมูลเรื่องอะไร  ซึ่งบางครั้งอาจจะต้องนัดหมายกันอีกครั้งเพื่อคุยให้ได้รายละเอียด นอกจากนี้  HR อาจจะต้องเล่าให้ฟังถึงขั้นตอนของการสัมภาษณ์งานให้ฟังว่าถัดจากนี้คืออะไร  จะต้องพูดคุยสัมภาษณ์งานกับใคร  รวมสิริแล้วจะใช้เวลานานแค่ไหน  ข้อมูลเหล่านี้  HR บอกได้ไม่ผิดอะไร และเป็นมืออาชีพดีครับ ทั้งนี้  การสัมภาษณ์งานให้ได้ประสิทธิผล  ผู้สัมภาษณ์ควรจะต้อง... 

      -    ลงตารางเวลาโทรนัดหมายเพื่อสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์กับผู้สมัครงาน
      -    แจ้งให้ผู้สมัครงานทราบว่า ท่านจะโทรศัพท์เพื่อสัมภาษณ์ จากนั้นก็นัดหมายเวลาที่ผู้สมัครงานสะดวกจะให้การสัมภาษณ์  อย่าลืมแจ้งนะครับว่า ท่านจะใช้เวลานานเท่าใด เพื่อให้ผู้สมัครงานวางแผนเวลาถูกต้อง
      -    โทรไปหาผู้สมัครงานตรงเวลา
      -    ใช้เวลาเล็กน้อยในการสร้างความสัมพันธ์กับผู้สมัครงาน เพื่อให้เกิดบรรยากาศที่ผ่อนคลาย อันจะช่วยให้การสัมภาษณ์มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย
      -    เริ่มต้นจากคำถามพื้นฐานเกี่ยวกับประวัติการทำงาน  ประสบการณ์ และคุณสมบัติที่เหมาะสมกับงาน จากนั้นจึงขอข้อมูลเพิ่มเติมในสิ่งที่ยังไม่ชัดเจน
      -    ฟังคำตอบเพื่อสังเกตว่าผู้สมัครงานรู้สึกประหม่าที่จะตอบหรือให้ข้อมูลหรือไม่  และรักษาเวลา
      -    เปิดโอกาสให้ผู้สมัครงานได้ถามคำถามที่อยากรู้ 
      -    แสดงความขอบคุณ เมื่อสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์แล้วเสร็จ  โดยอย่าลืมอธิบายขั้นตอนการสัมภาษณ์ และกรอบเวลาที่จะใช้ให้ผู้สมัครงานทราบ 
      -    จดบันทึกเพื่อให้มีรายละเอียดสำหรับประกอบการสัมภาษณ์ในรอบต่อไป

      ในส่วนของผู้สมัครงานนั้น  หากต้องการให้ได้ผลดี  ควรต้อง.... 

      -    เลือกคุยในห้องเงียบ ๆ  อาจจะในที่ทำงานหรือในพื้นที่ภายนอกก็ได้ เพื่อไม่ให้มีอะไรขัดจังหวะในขณะสัมภาษณ์
      -    เลือกใช้หมายเลขท้องถิ่น (landline)  ไม่ใช่มือถือเพื่อป้องกันปัญหาสัญญาณหาย คุยกันไปต้องต่อสายใหม่บ่อย ๆ  ไม่สะดวกแน่เลยครับ
      -    ตอบคำถามด้วยกิริยาที่เรียบร้อย ในประสบการณ์ส่วนตัว ผมเคยโทรสัมภาษณ์เบื้องต้นกับผู้บริหารฝ่ายการตลาดบางท่าน ผลตอบรับไม่คอยดีมากนัก  เข้าใจว่าท่านอาจจะไม่ค่อยมีเวลาว่าง ทั้งที่เช็คแล้วว่าสะดวกที่จะคุยตอนนี้  น้ำเสียงที่ตอบกลับมาจึงไม่ค่อยดี หากผมมีทางเลือกอื่น ก็เป็นไปได้มากว่า ผู้บริหารที่ candidate  นี้จะเป็นแค่คู่เปรียบเทียบกับคนอื่น  และไม่ใช่ทางเลือกที่องค์กรอยากเลือกเข้ามาทำงาน

       o การสัมภาษณ์แบบถ่ายทอดภาพและเสียง (Video Interview)

       สมมติว่าจะต้องสัมภาษณ์งานกับผู้สมัครต่างพื้นที่  สำนักงานใหญ่สัมภาษณ์ผู้จัดการสาขาอยู่สุไหงโกลก  หากจะต้องเดินทางไปสัมภาษณ์กันถึงพื้นที่ ก็ควรจะต้องพิจารณาประเด็นเรื่องความสะดวกในการเดินทางด้วย  ก็อาจจะต้องสัมภาษณ์ผ่านทางวีดีโอ  สมัยนี้  เทคโนโลยีก้าวหน้ามาก  สามารถใช้โปรแกรมทาง Social Media เช่น โปรแกรม Skype  หรือบริการ Video Chatting Online  หรืออาจจะทำ Video Conference  ที่ส่งได้ทั้งภาพและเสียงแบบเรียลไทม์เลย  ก็สะดวกดีเช่นกัน  หากต้องการข้อมูลอื่นเพิ่มเติม  ก็เพียงแต่เปิดเมล์ส่ง สะดวกอย่างมาก  

       การสัมภาษณ์งานลักษณะนี้ให้ได้ผลดี  ผู้สมัครงานควรต้อง
       -  แต่งกายให้สุภาพ เหมาะสมกับตำแหน่งงาน 
       -  ตรวจสอบอุปกรณ์ที่จะใช้ให้พร้อม  คอมพิวเตอร์  เครือข่ายอินเตอร์เน๊ต หรือใช้ต่อสัญญาณมือถือมีปัญหาติดขัดหรือไม่
      -  เลือกใช้สถานที่ที่เป็นส่วนตัว  ไม่มีสิ่งใดมารบกวน
      -  ใช้หูฟังเพื่อหลีกเลี่ยงเสียงก้อง หรือเสียงสะท้อนระหว่างสัมภาษณ์ 

       o การสัมภาษณ์แบบเป็นคณะ (Panel Interview)

      เป็นรูปแบบการสัมภาษณ์ที่ได้รับความนิยมกันมาก โดยทั่วไปผู้สัมภาษณ์จะประกอบไปด้วยบุคคลที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานนั้น รวม 3-5 คน  เรียกว่า “กรรมการสัมภาษณ์” แล้วแต่ความสำคัญของตำแหน่งงาน เพื่อสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน  กรรมการสัมภาษณ์ต่างช่วยกันซักถามสัมภาษณ์กับผู้สมัครงาน  การสัมภาษณ์แบบเป็นคณะนี้  มีข้อดีที่ช่วยกันกลั่นกรองผู้สมัครงานให้รอบคอบ  และแลกเปลี่ยนความเห็นกับคุณสมบัติของผู้สมัครงาน  แต่ก็มีข้อเสียบ้างที่อาจจะมีกรรมการสัมภาษณ์บางคนที่มีอิทธิพลทางความคิดครอบงำให้กรรมการสัมภาษณ์ท่านอื่นเห็นคล้อยตามกัน และอาจจะขาดโอกาสที่การถามคำถามติดตามผล  

      o การสัมภาษณ์แบบต่อเนื่อง (Serial Interview)

      มักเป็นการสัมภาษณ์แบบหนึ่งต่อหนึ่งหรือ One-on-one Interview  (ผู้สัมภาษณ์หนึ่งคน สัมภาษณ์ผู้สมัครงานหนึ่งคน)  ซึ่งนับว่าเป็นแนวทางที่องค์กรส่วนใหญ่คุ้นเคยกันอยู่แล้ว   ในการสัมภาษณ์แบบนี้  ไม่ได้หมายถึงการถามคำถามต่อเนื่องกันนะครับ  แต่หมายถึงการให้บุคคลที่มีส่วนสำคัญกับการตัดสินใจคัดเลือกผู้สมัครงานเข้าร่วมงาน ได้ร่วมในกระบวนการสัมภาษณ์ และใช้วิธีการสัมภาษณ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง และสัมภาษณ์ต่อเนื่องกันไป  วิธีนี้  มีข้อดีที่สามารถจัดลำดับสัมภาษณ์ผู้สมัครงานให้เสร็จได้ภายในวันเดียว  เป็นการประหยัดเวลาของทั้งผู้สัมภาษณ์และผู้สมัครงาน  แต่ก็ต้องคอยควบคุมให้ผู้สัมภาษณ์ไม่สอบถามคำถามเดียวกันซ้ำกันตลอด  อันจะส่งผลให้เสียเวลากับการคัดเลือกผู้สมัครงานไปอย่างน่เสียดาย  และแน่นอนครับ  วิธีการสัมภาษณ์แบบนี้  ใช้เวลามากเลยทีเดียว อาจทำให้ผู้สมัครงานที่ไม่มีเวลาเพียงพอ  ไม่สามารถรับนัดได้เพราะต้องเสียเวลาทำงานที่ยังทำอยู่ไป  แบบนี้ก็ได้อย่างเสียอย่างครับ   

      จากที่ผมยกตัวอย่างไป  ต้องออกตัวไว้ก่อนว่า คงจะไม่ครบทุกประเภทที่ผู้รู้ได้จำแนกประเภทไว้  บางคนอาจจะจัดการสัมภาษณ์แบบกดดัน (Stress Interview) เป็นอีกรูปแบบหนึ่งของการสัมภาษณ์แบบมีโครงสร้างน้อย (Less Structured) ซึ่งก็เป็นความเหห็นที่แตกต่างกัน  ดังนั้น  ผมไม่แนะนำที่ท่านผู้อ่านจะนำบทความนี้ไปใช้กับการอ้างอิงในงานวิจัย  แค่เรียนรู้ และทำความรู้จักก็พอแล้ว.....