(1) มีเป้าหมายที่ชัดเจน - การกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนนั้นก็เพื่อให้สมาชิกทีมและหัวหน้าทีมเข้าใจวิสัยทัศน์และวัตถุประสงค์ของการทำงานเป็นทีมตรงกัน เพราะอย่างน้อยหากทุกคนได้รู้เหตุผลของการทำงานของทีมแล้ว ความเป็นทีมก็จะมีเด่นชัด และเดินไปในทิศทางเดียวกันไม่สะเปะสะปะ นอกจากนี้ ในทีมที่มีผลงานสูง สมาชิกยังจะต้องรู้สึกเป็นเจ้าของในเป้าหมายของทีมที่ต้องกำหนดไว้ให้ชัดเจนอีกด้วย
มีหลักฐานยืนยันมากมายว่าคนเรานั้นจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อมีเป้าหมายและจะให้ดีแล้วเป้าหมายงานนั้นจะต้องมีความเฉพาะเจาะจง และหาดได้กำหนดเป้าหมายไว้ยากเสียหน่อย (ตั้งเป้าไว้สูง) มากกว่าที่จะกำหนดไว้กว้างๆ แล้ว หากประกอบเข้ากับการที่คนทำงานยอมรับป้าหมายนั้น พร้อมกับมีการสะท้อนผลงานอย่างจริงจังต่อเนื่องโดยหัวหน้างานแล้วการทำงานก็ยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนั้น ความท้าทายเรื่องใหญ่เรื่องหนึ่งของหัวหน้าจึงมีอยู่ว่าจะทำอย่างไรเพื่อให้ลูกน้อง/ลูกทีมยอมรับเป้าหมายงานที่ท้าทายนั้น
ตามแนวคิดของ Katzenback และ Smith ในหนังสือเรื่อง “Wisdom of Teams” สมาชิกของทีมที่เรียกว่าทีมผลงานสูง (High-Performing Team) นั้น มักจะเป็นคนที่รู้สึกผูกพันกับเป้าหมายของทีมเป็นอย่างสูง เพราะเขารู้สึกว่าเขามีภาระหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบต่อทีมและต่อสมาชิกทีมทุกคนเป็นหลัก จึงกล่าวได้ไม่คลาดเคลื่อนไปนักหากจะสรุปว่าทีมจะสมบูรณ์แบบได้ก็ต่อเมื่อสมาชิกทุกคนเห็นพ้องต้องกันในเป้าหมาย และร่วมหัวจมท้ายกับเป้าหมายนั้นไม่ว่าจะอยู่ในบทบาทใดก็ตาม ที่สำคัญ สำนึกของการยึดถือเอาเป้าหมายร่วมกันนี้เอง จะทำให้สมาชิกทั้งหลายทุ่มเททำงานหนักและดึงเอาความคิดสร้างสรรค์ของตนออกมาใช้ประโยชน์มากไปกว่าสมาชิกที่แค่ทำงานในทีมแต่ไม่ผูกพันกับเป้าหมาย
(2) สมาชิกมีบทบาทและได้รับมอบหมายงานที่ชัดเจน - การทำงานทุกวันนี้ หาก “ฉายเดี่ยว” อย่างเดียวคงยากที่จะผลักดันงานสำคัญบางอย่างให้รุดหน้าไปได้ องค์กรทั้งหลายจึงเลือกวิธีการสร้างทีมงานที่ระดมคนจากหลากหลายสาขาความเชี่ยวชาญมาทำงานในด้านที่ต่างกัน เรียกว่า “ทีมงาน (Team)” เช่นที่ผมกล่าวไป แม้ว่างานที่จะผลักดันนั้นจะมีหนักเบาแตกต่างกันไปตามสไตล์ของแต่ละคน บางคนชอบทำงานแบบออกหน้า หรือบางคนชอบทำงานอยู่เบื้องหลัง แต่ทีมก็จะขับเคลื่อนตัวของมันเองภายใต้มาตรฐาน ระเบียบแบบแผน และเป้าหมายงานที่ชัดเจน และทุกคนในทีมที่เป็นสมาชิกจะต้องเห็นพ้องต้องกันเพื่อทำให้สำเร็จผลลงได้
ทีมที่มีผลงานสูงนั้น จำต้องประกอบขึ้นจากสมาชิกที่รู้งาน ซึ่งก็คือรู้และเข้าใจงานที่หน้าที่รับผิดชอบ ตลอดจนรู้ถึงบทบาทที่ตัวเองจะต้องทำตามอย่างชัดเจน ซึ่งรวมทั้งการรู้ถึงทักษะความสามารถ ประสบการณ์และพฤติกรรมการทำงานทั้งหลายอันขับเคลื่อนให้งานของทีมเดินหน้าไปสู่เป้าหมาย บทบาทที่กำหนดกันชัดเจนนี้ จะมีส่วนช่วยลดความสับสนของการใช้อำนาจหน้าที่ตามงาน ซึ่งจะช่วยลดความขัดแย้งเวลาที่คุยกันไม่ค่อยจะรู้เรื่องอีกทางหนึ่งด้วย นอกจากนี้ สมาชิกทีมที่จะผลักดันให้หน่วยงานมีผลงานอันดีเลิศได้ ยังต้องเต็มใจปฏิบัติงานที่อยู่นอกเหนือจากขอบเขตหน้าที่ของตัวเองอีกทางหนึ่ง
(3) มีการสื่อสารอย่างเปิดกว้างและชัดเจน - ทีมที่ทำงานใดแล้วไม่ค่อยประสบความสำเร็จนั้นส่วนใหญ่เป็นเพราะ “สื่อสาร” กันไม่ค่อยมีประสิทธิผล ไม่ว่าจะด้วยเพราะการขาดทักษะการสื่อสาร เช่น ไม่ตั้งใจฟัง ไม่พูดกันให้ชัดเจน หรือไม่ค่อยได้คุยไม่ค่อยได้สะท้อนผลงานกันมากนัก ทั้งข่าวสารยังอาจจะไปตามช่องทางที่ไม่ทั่วถึงและไม่ได้ส่งสารกันอย่างมีประสิทธิภาพเท่าที่ควร หรืออื่นใดก็ตาม หากต้องการให้ทีมมีผลงานสูง สิ่งที่ทั้งหัวหน้าและสมาชิกทีมจะต้องเรียนรู้แล้วทำให้ได้ดีคือการสื่อสารทั้งการพูด การเขียนและการฟังควบคู่กันไป เชื่อว่าท่านผู้อ่านคงทราบแล้วว่าการสื่อสารอย่างเปิดกว้างและชัดเจนนี้ ย่อมส่งผลดีต่อการทำงานของทีมหลายอย่าง ได้แก่ช่วยให้ทุกคนในทีมเข้าใจถูกต้องตรงกัน สร้างความไว้เนื้อเชื่อใจ และความสัมพันธ์อันดีระหว่างกัน ช่วยกระตุ้นให้สมาชิกแสดงความคิดความเห็นของตัวเองออกมา และสะท้อนข้อมูลทุกอย่างที่จะทำให้ทีมทำงานได้ผลงานสูงสุด และยังช่วยให้ทุกฝ่ายสื่อสารกัน เข้าใจกับไม่ผิดพลาดภายหลัง
(4) ตัดสินใจอย่างมีประสิทธิผล - การตัดสินใจของทีมจะได้ผลดีก็ต่อเมื่อสมาชิกทีมได้ช่วยกันหาวิธีการทางเลือกทั้งหลายที่ช่วยให้การตัดสินใจได้ดีที่สุด ซึ่งจำเป็นต้องพึ่งพาเทคนิคทั้งเชิงปริมาณ เช่น การใช้ตัวเลขข้อมูลและเทคนิคทางสถิติ หรือเทคนิคเชิงคุณภาพหลายอย่างประกอบกัน เช่น ต้องระดมสมอง อภิปราย หรือใช้ผู้เชี่ยวชาญให้คำแนะนำก่อนที่จะตัดสินใจ ในทางเลือกที่สอดคล้องกับสถานการณ์แวดล้อมทั้งภายในและภายนอกทีมงานให้ดีที่สุด
(5) การมีส่วนร่วมที่สมดุล - หากทีมไม่พึ่งพาอาศัยการมีส่วนร่วมของสมาชิกทั้งหลาย คอยแต่ใช้อำนาจการตัดสินใจของหัวหน้าเป็นหลัก สมาชิกไม่ได้อภิปราย ประชุม พูดคุยกันในปัญหาหรือการดำเนินงานอื่นใดของทีม จะเรียกว่าทีมก็ไม่น่าจะถูกนัก ด้วยเพราะลักษณะสำคัญของทีมนั้นแท้จริงแล้วก็คือคนหลายคนมาทำงานร่วมกันโดยต้องมีส่วนร่วมคิดส่วนร่วมทำประกอบกันนั่นเอง อย่างไรก็ตาม สมาชิกแต่ละคนย่อมมีส่วนร่วมกับทีมมากน้อยแตกต่างกันไปตามบทบาทและความชำนาญ งานบางอย่างที่ต้องใช้เทคนิควิธีการอย่างสูง ฝ่ายวิศวกรรมหรือเทคนิคก็คงต้องพูดและทำงานของทีมมากหน่อย แต่ก็ต้องไม่ปิดโอกาสให้สมาชิกที่มาจากฝ่ายงานที่ทำหน้าที่สนับสนุนได้แสดงความคิดเห็นกับงานของทีมบ้าง
แม้สมาชิกจะมีส่วนร่วมกับงานของทีมมากน้อยต่างกัน แต่ก็ล้วนต้องพึ่งพาอาศัยและรับผิดชอบร่วมกันทั้งสิ้น
ผมคิดว่า คนที่มีบทบาทสำคัญต่อการสร้างส่วนร่วมที่สมดุลของสมาชิกในทีมนั้นเห็นจะไม่มีใครไปได้นอกจาก “หัวหน้าทีม” เรามักจะพบกันว่า หัวหน้าที่สนับสนุนการมีส่วนร่วมของสมาชิกในทีมอย่างแข็งขัน มักจะวางบทบาทของตัวเองเป็นที่ปรึกษาที่คอยให้คำแนะนำช่วยเหลือสมาชิกทีมมากกว่าการใช้อำนาจหน้าที่เท่าที่ทีมให้มาจัดการสารพัดเรื่องแต่ฝ่ายเดียว และในประการสำคัญนั้น พึงเข้าใจว่าสมาชิกจะมีส่วนร่วมกับทีมมากน้อยเพียงใดยังขึ้นอยู่กับความคาดหวัง (Expectation) ของเขาที่มีต่องานของทีมด้วย หากเขาเชื่อว่าสิ่งที่จะทำเป็นประโยชน์และตอบสนองเป้าหมายในภาพใหญ่และในภาพย่อยของงานที่เขาได้รับมอบหมายแล้ว เขาย่อมจะแชร์ข้อมูลสารสนเทศ สนับสนุนการพูดคุยและแลกเปลี่ยนประสบการณ์กับสมาชิกอื่นของทีมอย่างเต็มกำลัง หากประกอบกับหัวหน้าทีมที่เอาใจใส่ที่จะสานสร้างสัมพันธ์และระดมสรรพกำลังของสมาชิกทีมทั้งหลายแล้ว งานของทีมน่าจะไปโลดโดดเด่นแน่นอนครับ
(6) ยอมรับความหลากหลาย - ความหลากหลายนั้นแท้จริงแล้วคือหัวใจของการทำงานเป็นทีม ความหลากหลายที่ว่านั้นหมายความว่าสมาชิกมีส่วนประกอบทั้งจากคนที่มีพื้นฐานการศึกษาแตกต่างกัน มีประสบการณ์ทำงานมากน้อย มีช่วงวัย (Generation) และจบมาจากสาขาอาชีพที่ไม่เหมือนกัน รวมทั้งอาจจะแตกต่างกันที่เชื้อชาติ ศาสนาที่นับถือ และวิธีคิดมุมมองที่มีต่อโลกอีกด้วย และเมื่อเขาเหล่านี้ต้องมาทำงานด้วยกัน ทีมจึงหลีกหนีความหลากหลายของสมาชิกไม่พ้น ในแง่นี้ หัวหน้าทีมจึงทำได้เพียงต้องพยายามนำเอาความแตกต่างกันนั้นมาสานพลัง (Synergy) ให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีของทีมออกมาให้ได้
(7) มีการบริหารความขัดแย้งในทีม - ทีมที่ไม่ขัดแย้งกันบ้างย่อมไม่อาจทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ใหม่ ๆ อันใดขึ้นมาได้ และว่ากันแล้วด้วยความแตกต่างหลากหลายของสมาชิกทีม ก็เป็นไปไม่ได้เลยที่ทีมจะไม่ขัดแย้งกันในงานที่รับผิดชอบ จึงต้องมองว่าความขัดแย้งของทีมให้เห็นประโยชน์และมาใช้ให้เกิดผลดีกับการทำงานร่วมกันเช่น
o ความขัดแย้งทำให้ทีมหาแนวทางในการสื่อสารความแตกต่าง หาเป้าหมายและความเห็นพ้องต้องกันในงานของทีม
o ความขัดแย้งช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ใหม่ ๆ มองออกนอกกรอบและมากคุณค่ากว่าเดิม
o ความขัดแย้งช่วยให้สมาชิกในทีมรู้สึกไม่ดีกับปัญหาที่เกิดขึ้น และจะเพียรพยายามไม่ทำเรื่องใดที่เป็นปัญหา
o ความขัดแย้งที่ได้รับการจัดการอย่างดีย่อมทำให้เกิดการมีส่วนร่วมอย่างเปิดกว้างและสร้างสรรค์ขึ้นมา
o ความขัดแย้งกระตุ้นให้สมาชิกทีมช่วยกันพิจารณาเรื่องหนึ่งเรื่องใดในทุกแง่มุม จากนั้นก็เลือกทางออก (Solution) ที่ดีที่สุด
ทีมที่มีประสิทธิผลหรือทีมผลงานสูงจึงต้องมองความขัดแย้งในทีมในด้านบวก แล้วจัดการความขัดแย้งอย่างตรงไปตรงมาและมีประสิทธิภาพ ไม่ปกปิดหรือซุกปัญหาซึ่งมีแต่จะทำให้เกิดปัญหาบานปลายตามมาในภายหน้า
(8) มีบรรยากาศที่ดี - สมาชิกทีมที่เป็นกำลังหลักขับเคลื่อนงานนั้น จะทำงานได้ผลดีภายใต้บรรยากาศการทำงานที่ดีด้วยเช่นกัน โดยมากแล้ว บรรยากาศที่ดีของทีมหรือที่เรียกว่าในภาษาเทคนิคว่า “บรรยากาศทางบวก” นั้น แสดงออกมาจากการที่สมาชิกทีมทั้งหลายมีความผูกันและส่วนร่วมกับงานของทีม รู้สึกสบายใจเมื่อทำงานกับทีม แม้จะมีความขัดแย้งกับเป็นไปอย่างสร้างสรรค์ กล้าเสี่ยงและกระลงมือทำแม้จะมีความผิดพลาดตามมาก็ตาม ที่สำคัญนั้น บรรยากาศในที่กับการทำงาน เป็นไปได้ด้วยการมีความไว้วางใจกันในทีม ซึ่งน่าจะจัดว่าเป็นงานหินที่สุดของหัวหน้าทีม
ที่จริงนั้น ทีมจะทำงานได้ผลก็ต้องอยู่ภายใต้บรรยากาศของการทำงานที่ดีเช่นที่ Jeff Polzer ศาสตราจารย์ด้านพฤติกรรมองค์การที่ Harvard Business School ได้แนะนำไว้ในหนังสือเรื่อง “Creating Team with an Edge” ไว้ว่าการจะทำให้บรรยากาศของการทำงานเป็นทีมและเอื้อต่อการสร้างผลงานนั้นต้องทำอะไรหลายอย่างได้แก่มีการวางแผนที่ดีและชัดเจน พร้อมกับสมาชิกทีมเข้าใจเป้าหมายไปในทิศทางเดียวกัน คือ ทิศทางที่นำไปสู่การบรรลุเป้าหมายขององค์กรในภาพรวม สมาชิกทีมได้รับมอบหมายบทบาทหน้าที่ให้ทำงานตามเป้าหมาย พร้อมกับได้รับคำชี้แนะจากหัวหน้าทีมอย่างชัดเจน รวมทั้งมีการสนับสนุนทรัพยากรที่เพียงพอทั้งจากผู้บริหารและหน่วยงานอื่นที่เกี่ยวข้อง มีการจัดโครงสร้างองค์กรที่แบนราบ (Non-Hierarchical Structure) ไม่เป็นลำดับชั้นที่ซับซ้อน อันจะเอื้อต่อการสื่อสารสองทาง (Two-way Communication) การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารของบรรดาสมาชิกทีม และการระดมสมองเพื่อแก้ไขปัญหาของทีมได้รวดเร็วกว่า ในขณะที่สมาชิกทีมก็ควรมีความรู้และประสบการณ์ในการทำงานรูปแบบทีมของสมาชิก หัวหน้าทีมต้องคอยหมั่นกระตุ้นให้สมาชิกทีมทุ่มเททำงานด้วยคำพูดที่สร้างสรรค์ พร้อมกับให้การยกย่องชมเชย ตักเตือนและให้คำชี้แนะเป็นบางครั้งเพื่อให้มั่นใจว่าสมาชิกทีมจะทำงานในหน้าที่รับผิดชอบที่นำไปสู่ความสำเร็จตามเป้าหมาย
หากต้องการบรรยากาศที่ดีของการทำงานในทีมของท่าน ก็ต้องทำหลายปัจจัยเหล่านี้ให้สร้างสรรค์และโดนใจลูกทีมให้ได้นั่นเองครับ
(9) มีความสัมพันธ์อันดีระหว่างกัน - สิ่งทีช่วยสร้างบรรยากาศทางบวกให้แก่ทีมโดยตรงนั้นแท้จริงก็คือความสัมพันธ์แบบร่วมมือกัน (Participative Relationship) ของสมาชิกในทีม ซึ่งเจ้าความสัมพันธ์แบบร่วมมือกันนี้สามารถทำให้เกิดขึ้นได้หลายวิธีดังนี้
o ตระหนักถึงคุณค่า จุดแข็งจุดอ่อนของสมาชิกแต่ละคน ให้ความสนใจกับจุดแข็งที่จะนำมาใช้กับงานของทีมได้
o เปิดให้สมาชิกได้สะท้อนข้อมูล (Feedback) ระหว่างกันอย่างเปิดเผยและตรงไปตรงมา
o กระตุ้นให้สมาชิกเข้าเป็นส่วนหนึ่งของทีม กระตุ้นความเติบโตและการเรียนรู้ของเขาในงานทั้งหลายของทีม
o สร้างบรรยากาศของความไว้วางใจกัน
o ยกย่องความสำเร็จของทีม แม้งานนั้นจะเป็นงานเล็กน้อยก็ตาม
(10) หัวหน้าทีมที่เป็นผู้นำแบบมีส่วนร่วม - ผู้นำแบบมีส่วนร่วม (Participative Leadership) ในที่นี้ผมหมายถึงหัวหน้าทีมที่แบ่งความรับผิดชอบ กำหนดบทบาทหน้าที่ของสมาชิกทีม มีความยุติธรรม จริงใจ สร้างบรรยากาศของการทำงานอย่างมีสัมพันธภาพที่ดีและไว้วางใจกัน รวมทั้งเป็นที่ปรึกษาและให้คำแนะนำที่ดีกับสมาชิกของทีมได้เสมอ
ท้ายที่สุดนั้นก็ขอให้ท่านหมั่นฝึกฝนตนเองกับการเป็นหัวหน้าทีมนะครับ รับรองผลดีแน่นอน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น