ในงานเขียนก่อนหน้าผมได้แชร์ถึงแนวคิดและตัวอย่างการจัดทำโครงการพี่เลี้ยง
(Mentor) ที่ท่านผู้อ่านสามารถนำไปทดลองปรับใช้กับองค์กรของท่านได้
โดยเฉพาะหากองค์กรของท่านมุ่งจัดทำระบบพี่เลี้ยงให้กับพนักงานใหม่
ประเด็นน่าสนใจถัดมาที่ใคร่ขอนำเสนอในงานเขียนนี้เป็นเรื่องแนวทางในการแก้ไขปัญหาของพี่เลี้ยงให้กับพนักงานใหม่
และตัวอย่างหลักสูตรฝึกอบรมที่ควรจัดเพื่อพัฒนาทักษะหลายประการที่พี่เลี้ยงจำเป็นต้องใช้กับการทำงานดูแลน้องเลี้ยง
(Mentee) ของเขา
มาติดตามกันทีละเรื่องครับ
1) แนวปฏิบัติการให้ความช่วยเหลือแก้ปัญหาให้พนักงานใหม่
O ศึกษาปัญหาที่เกิดขึ้นโดยละเอียด
o ระบุให้แน่ชัดว่าประเด็นของปัญหานั้นคืออะไร และมีสาเหตุมาจากอะไร
o ร่วมกับน้องเลี้ยงค้นหาคำตอบเพื่อไขโจทย์ปัญหานั้นให้ถูกต้องและดำเนินการอย่างรวดเร็ว
โดยไม่ลืมติดต่อกับผู้บังคับบัญชา/หน่วยงานที่เกี่ยวข้องด้วยหากจำเป็น
o พยายามใช้เทคนิคการโค้ชเพื่อให้น้องเลี้ยงได้คิดมากกว่าที่จะหาคำตอบสำเร็จรูป
เพื่อให้น้องเลี้ยงเติบโตงอกงามทางสติปัญญาของเขาเอง
o ต้องมั่นใจว่าพี่เลี้ยงเลือกวิธีการสื่อข้อความที่เหมาะสม
ไม่เป็นถ้อยความที่อาจจะสร้างปัญหาให้กับน้องเลี้ยงเสียเอง
o ติดตามต่อเนื่อง เอาใจเขามาใส่ใจเรา
o ให้คำแนะนำด้วยใจบริสุทธิ์ ไม่หวังผลประโยชน์ตอบแทน
o ติดตามผลอย่างต่อเนื่อง
o ปรับวิธีการแก้ไขปัญหาร่วมกับน้องเลี้ยงหากจำเป็น
2) ข้อคำนึงสำหรับการให้คำปรึกษาแนะนำน้องเลี้ยง
ก่อนและขณะที่ให้คำปรึกษาแนะนำกับน้องเลี้ยง
O เน้นสื่อสารสองทาง (2 ways communication) ไม่พูดฝ่ายเดียว
และไม่เอาแต่ฟังน้องเลี้ยง
O พูดคุยอย่างเป็นกันเอง และหมั่นตรวจสอบความเข้าใจขณะที่และหลังจากสื่อข้อความ
เพื่อให้มั่นใจว่าน้องเลี้ยงเข้าใจสารนั้นถูกต้องตรงกัน
O ตั้งใจ จริงใจ และเปิดเผยในการให้คำปรึกษาเพื่อสร้างบรรยากาศของความไว้วางใจระหว่างพี่เลี้ยงกับน้องเลี้ยง
O แนะให้พนักงานใหม่นัดหมายขอคำปรึกษาแนะนำแต่เนิ่น ๆ เพื่อที่พี่เลี้ยงจะได้วางแผนแนวทางให้คำปรึกษาให้พร้อม
ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงบุคคลหรือสถานการณ์อื่นแทรกแซงได้
O เลือกสถานที่ที่เป็นส่วนตัว แต่ไม่ลึกลับเสียจนนำไปวิจารณ์ว่าไม่เหมาะสมได้
O รักษาความเป็นส่วนตัวโดยไม่ปรึกษาแนะนำในสถานที่ที่คนอื่นได้ยินหรือฟังสิ่งที่กำลังพูดคุยกันได้
O ขณะให้คำปรึกษาแนะนำ พึงหลีกเลี่ยงการกล่าวถึงบุคคลที่สาม
แม้บุคคลที่สามนั้นจะเกี่ยวข้องกับเรื่องที่ให้คำแนะนำก็ตาม
O ควบคุมสติและอารมณ์ทั้งในระหว่างก่อนเริ่มการสนทนา การสนทนา และหลังการสนทนา
วางตัวเป็นกลาง โดยสุขุมและหนักแน่น ไม่ปล่อยให้ “กลอนพาไป”
พูดเอามันส์จนกระทบกระทั่งกับคนอื่น และพิจารณาเหตุผลทั้งหลายให้รอบด้าน
O เป็นผู้ฟังที่ดี เปิดโอกาสให้น้องเลี้ยงได้พูดและแสดงความคิดเห็นอย่างอิสระ
ไม่โต้แย้ง ไม่พูดสวน ไม่วิพากษ์วิจารณ์
และไม่แสดงอารมณ์ต่อต้านหรือคล้อยตามน้องเลี้ยง พยายามถามกลับด้วยคำถามปลายเปิดเพื่อเก็บรายละเอียด
จับประเด็น ทำความเข้าใจสถานการณ์แล้วนำข้อมูลมาวิเคราะห์ประกอบการให้คำปรึกษา
O มุ่งสร้างและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับน้องเลี้ยง และให้คำปรึกษาแนะนำอย่างจริงใจเสมือนเป็นพี่น้องในครอบครัวเดียวกัน
O พยายามสังเกตประกอบการสอบถาม
โดยเฉพาะการสังเกตภาษากายและการแสดงออกของน้องเลี้ยง
เพื่อทำความเข้าใจภาวะอารมณ์ของน้องเลี้ยงให้มากขึ้นกว่าคำพูดที่พูดออกมา แต่ต้องระมัดระวังในการแปลความหมายของภาษากายและพฤติกรรมนั้นเพราะอาจจะผิดพลาดได้ง่าย
ๆ
3) หลักสูตรพัฒนาพี่เลี้ยง (Mentor Development Course)
เมื่อพี่เลี้ยงจะต้องรับบทบาทและหน้าที่การให้คำปรึกษาแนะนำ
การแก้ไขปัญหารวมทั้งต้องพยายามให้น้องเลี้ยงเกิดความงอกงามของความคิด
สามารถปรับตัวปรับใจให้เข้ากับงานในหน้าที่และคุณลักษณะที่องค์กรพึงประสงค์จากพนักงานใหม่อย่างได้ผล
พี่เลี้ยงก็ควรต้องได้รับการติดอาวุธด้วยการฝึกฝนอบรมทักษะบางอย่างต่อไปนี้
(1) หลักสูตร : บทบาทและหน้าที่ของพี่เลี้ยงพนักงานใหม่ (Mentor)
วัตถุประสงค์
:
เพื่อให้พี่เลี้ยงรู้และเข้าใจที่มา
ความสำคัญ บทบาทหน้าที่และความคาดหวังขององค์กรต่อการเป็นพี่เลี้ยงจากเขา รวมตลอดจนถึงนโยบายและสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง
ๆ ที่องค์กรจัดทำเพื่อให้ทำหน้าที่พี่เลี้ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น คู่มือพี่เลี้ยงพนักงานใหม่
เป็นต้น
วิธีการเรียนรู้ :
- บรรยายสรุปเนื้อหาในคู่มือพี่เลี้ยง
พร้อมกับถามตอบ
- กิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์
- แลกเปลี่ยนประสบการณ์ระหว่างพี่เลี้ยงกับวิทยากรภายใน
/ ภายนอก
(2) หลักสูตร
: การพัฒนาทักษะการเป็นพี่เลี้ยง
วัตถุประสงค์
:
เพื่อให้พี่เลี้ยงรับรู้
เข้าใจและได้ฝึกฝนทักษะการโค้ช (Coaching) การให้คำปรึกษาแนะนำ (Counseling) iวมทั้งเทคนิคการสะท้อนผลอย่างสร้างสรรค์
(Constructive Feedback) การแก้ไขปัญหาความคับข้องใจ การเรียนรู้ในงาน (OJT) เทคนิคการสร้างสัมพันธภาพ
และการสร้างความไว้วางใจ
วิธีการเรียนรู้ :
- บรรยายอย่างย่อ
(Mini-lecture)
- กิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์
- ฝึกปฏิบัติและแสดงบทบาทสมมติ
(Role Play)
- แลกเปลี่ยนประสบการณ์ระหว่างพี่เลี้ยงกับวิทยากรภายใน
/ ภายนอก
(3) หลักสูตร
: การทำงานเป็นทีมเพื่อผลลัพธ์อันเป็นเลิศ
วัตถุประสงค์
: เพื่อให้พี่เลี้ยงได้เรียนรู้
เกิดมุมมองและฝึกทักษะทำงานร่วมกับผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ แสดงบทบาทของพี่เลี้ยงในสถานการณ์ต่างๆ
ได้อย่างเหมาะสม และปฏิบัติงานได้บรรลุตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายของทีม พร้อมกับฝึกทักษะในหลายเรื่องได้แก่
Team
Development, Relations Building, Trust Building, Conflict Resolution, Active Listening, Giving & Receiving Feedback, Team Synergy, Meeting-in-Team
Techniques เป็นต้น
วิธีการเรียนรู้ :
- บรรยายอย่างย่อ
(Mini-lecture)
- กิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์
- ฝึกปฏิบัติและแสดงบทบาทสมมติ
(Role Play)
- แลกเปลี่ยนประสบการณ์ระหว่างพี่เลี้ยงกับวิทยากรภายใน
/ ภายนอก
หมั่นเสริมเติมความรู้ ลับคมมุมมองและฝึกฝนทักษะของเราให้มากขึ้นทุกวัน
รับรองได้ขึ้นชื่อว่าเป็น HR มืออาชีพแน่แท้ครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น