ผมเห็นว่า
เครื่องมือหนึ่งที่เราสามารถนำมาใช้ในกรณีนี้ แล้วน่าจะได้ผลดีก็คือ “Decision Rights
Tools”
นี่ล่ะครับ
Decision Rights
Tools
เป็นเครื่องมือของการจัดการที่ Bain & Company ได้ทำการสำรวจและคัดเลือกแล้วว่าเป็น 1 ใน 25
เครื่องมือทางการจัดการสมัยใหม่ที่ยอมนิยม ได้รับการนำมาใช้อย่างแพร่หลาย แต่ในแวดวงการบริหารจัดการของบ้านเรา
ผมว่ามันยังไม่น่าจะคุ้นเคยเท่าไรนัก ดร.พสุ เดชะรินทร์ บอกว่า โดยหลักการแล้วเป็นเรื่องที่จะทำให้การตัดสินใจต่าง
ๆ ขององค์การมีความชัดเจน มีระบบ มีผู้รับผิดชอบเรียกว่า “เจ้าภาพ”
ที่มีบทบาทหน้าที่ที่ชัดเจน
ซึ่งโดยหลักการพื้นฐานแล้วก็ไม่ใช่เรื่องที่ยุ่งยากอะไร
หลักการของ Decision Rights มีอยู่ว่า
ในการทำงานด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นทีม หรือการประชุมกันนั้น
จะต้องมีการแบ่งแยกหน้าที่กันให้ชัดเจนระหว่างสมาชิกที่เข้าร่วม หรือทุก ๆ
คนที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการตัดสินใจ โดยการมอบหมายนี้
จะรวมถึงทั้งบทบาทความรับผิดชอบอย่างน้อย 1 ใน 5 หน้าที่ต่อไปนี้
(1) หน้าที่ผู้ให้ข้อเสนอแนะ
“Recommend” คนคนนี้
จะทำหน้าที่ในการรวบรวมข้อมูลจากบุคคลต่าง ๆ พร้อมกับให้ข้อเสนอแนะต่อสิ่งที่กำลังตัดสินใจกันอยู่ของกลุ่ม
(2) หน้าที่ผู้เห็นชอบ
“Agree” คนคนนี้
จะทำหน้าที่ในการเห็นชอบกับข้อเสนอต่าง ๆ
ซึ่งย่อมมีความสามารถในการถ่วงเวลาข้อเสนอได้เช่นกัน คนที่ทำหน้าที่นี้
จะต้องมีคุณลักษณะอย่างไรครับ ??.... ท่านผู้อ่านลองคิดดู....
(3) หน้าที่ผู้กระทำ
“Perform” เป็นคนที่มีความรับผิดชอบในการทำงานตามที่ได้รับมอบหมายและการตัดสินใจที่เกิดขึ้นให้เกิดผลในทางปฏิบัติ
(4) หน้าที่ให้ข้อมูล
“Input” คนคนนี้
จะทำหน้าที่ในการรวบรวมข้อเท็จจริง ประกอบกับความคิดเห็นของตนเอง เพื่อให้ข้อมูลกับผู้ให้ข้อเสนอแนะ
สามารถรวบรวมและประมวลข้อมูลเป็นข้อเสนอแนะต่อที่ประชุม ต่อกลุ่มได้ คนที่ทำหน้าที่ให้ข้อมูลนี้
จะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ ประสบการณ์ หรือสามารถเข้าถึงข้อมูล ความรู้ต่าง ๆ ที่มีความจำเป็นต่อการเสนอแนะและการตัดสินใจได้ คนที่ทำหน้าที่นี้ จึงต้องคัดเลือกหรือกำหนดให้ดี อาจจะต้องดู competency ของเขาประกอบด้วย
(5) หน้าที่ในการตัดสินใจ
“Decide” คนคนนี้
จะทำหน้าที่ในการตัดสินใจขั้นสุดท้าย
และเป็นผู้ขับเคลื่อนที่ทำให้ผลการตัดสินใจนั้นไปสู่การปฏิบัติ
แล้วคุณคิดว่าคนคนนี้ น่าจะเป็นใครที่กลุ่มหรือในที่ประชุมกลุ่มนั้น ในทางปฏิบัติ Decider นี้
จะมีคนเดียวเท่านั้นครับ
ในทางปฏิบัติจริง
หากมีผู้เข้าร่วมประชุมทีม หรือในกลุ่มมีสมาชิกหลายคน คนที่ทำหน้าที่ในแต่ละบทบาทก็ต้องมีมากกว่า 1
คนแน่นอน ยกเว้น Decider
หรือผู้ที่ทำหน้าที่ในการตัดสินใจขั้นสุดท้าย จะมีคนเดียวเท่านั้น ห้ามมีมากกว่านี้ !! แต่จะเป็นใครที่ทำหน้าที่อะไร
เราก็คงต้องเลือกใช้คนให้เหมาะสมล่ะครับ
จะดูตามโหงวเฮ้ง หรือดูจากความสามารถที่สัมผัสได้ก็ว่ากันนะครับ
สิ่งที่สำคัญมากก็คือ
การกำหนดบทบาทและขอบเขตของหน้าที่ให้ชัดเจนครับ
คำถามก็คือ
เราจะต้องกำหนดแบบนี้ทุกสถานการณ์หรือเปล่า
ตอบว่า ไม่ครับ
ควรจะต้องเลือกเฉพาะในสถานการณ์ที่สำคัญเท่านั้น ไม่เช่นนั้น
จะสร้างปัญหาในแง่ความรวดเร็วของการตัดสินใจขึ้นได้
ข้อดีของการนำเครื่องมือ
Decision
Rights นี้มาใช้ก็คือ
1)
ทำให้ปัญหาการกระจุกตัวของการตัดสินใจ ที่มักจะรวมอยู่กับใครคนใดคนหนึ่งหมดไป
เพราะกรอบหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจนี้ได้รับการกระจายไปยังแต่ละคนแล้ว
2)
มันเป็นวิธีหนึ่งในการเปิดโอกาสให้คนที่เข้าร่วมประชุมแสดงความคิดเห็นและมีส่วนร่วมอย่างแท้จริง ซึ่งตรงนี้แหละครับ จะเป็นส่วนหลักที่สร้างพันธะ
หรือ engagement
ของเขากับกลุ่ม ตลอดจนถึงองค์การในภาพรวม
3)
สร้างการมีส่วนร่วมของการถกเถียงอภิปรายกันให้เกิดข้อสรุปของงานจากการตัดสินใจอย่างจริงจัง
ไม่มานั่งประชุมหารือกันเพียงพยักหน้าหรือส่ายหน้าแล้วก็จบไปเท่านั้น
เพียงแต่ผมกังวลว่า
หากนำเครื่องมือนี้มาใช้กับสไตล์การบริหารของคนไทยจะ OK หรือเปล่า
โดยเฉพาะประเด็นการกำหนดบทบาทที่เจาะจงให้เล่นกับสมาชิกของกลุ่มหรือผู้ที่เข้าร่วมประชุมกลุ่มกัน
เพราะมันอาจจะดูเป็นการฝืน และออกเชิงบังคับกันมากเกินไปหรือเปล่า ซึ่งก็คงต้องคิดในแง่บวกกันนะครับ เพราะเรื่องแบบนี้
หรือเรื่องอะไรก็ตาม มันมักมีสองมุมมองให้คิดเสมอ
หากเรามองเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่เกิดขึ้นว่าเป็นปัญหา
มันก็ปวดหัวที่จะต้องหาทางแก้ และแน่นอนเราจะไม่มีความสุขที่จะต้องรับมือกับมัน
แต่ความจริงนั้น เราก็หนีมันไม่พ้นสักที
แต่หากมองมันเป็นโอกาสของการเรียนรู้เพื่อสร้างประสบการณ์ให้กับตัวเอง ซึ่งก็มีหลายเรื่องที่เรายังไม่รู้
เราก็จะสนุกกับมัน เพราะมันไม่น่าเบื่อ แต่มันช่างน่าค้นหา
แน่นอนว่าส่วนที่ยังไม่เหมาะสมหรือไม่ลงตัวก็ต้องเรียนรู้ที่จะปรับปรุงครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น