ผมไม่อยากพูดถึงว่า
หากเราเก็บปัญหาทุกอย่าง หรือปัญหาที่สำคัญต่อการให้บริการลูกค้า ไว้ใต้พรม
คุยกันแต่เรื่องที่ไม่ใช่ปัญหา เพราะมันรื่นหู ไม่ต้องการสร้างแรงกระทบกับใครแล้ว
องค์กรจะเดินไปข้างหน้าหรือถอยหลัง
วิญญูชนที่มี common
sense ที่เหมาะสม ย่อมพอที่จะพินิจพิเคราะห์ได้ในระดับหนึ่ง แต่ผมจะขอนำเสนอ tip บางอย่างจากประสบการณ์การทำงานของผม
ที่ใช้จัดการเวลาเกิดปัญหาหรือข้อขัดแย้งหน่วยงาน
หรือระหว่างผู้บังคับบัญชาฝ่ายงานด้วยกัน ซึ่งก็มีบ้างเป็นเรื่องปรกติในวิถีชีวิตการทำงานในองค์กร
ตัวอย่างง่าย
ๆ ของงาน HR
ที่พบเจอได้บ่อยคือ บริษัทฯ จำนวนมาก ปัจจุบันประสบปัญหาการหาแรงงานระดับกึ่งทักษะโดยเฉพาะช่าง
วุฒิ ปวช. ปวส. เพื่อทำงานได้ยาก “พอกับงมเข็มที่ตกลงไปใต้ถุนบ้าน มืด ๆ ” ในขณะที่หน่วยงานที่ต้องการใช้กำลังคนบอกอย่างแข็งขันว่า
“ยังงัยก็ต้องหาให้ได้ ไม่สนใจว่า HR จะจัดการอย่างไร
เพราะมันหน้าที่คุณ (HR) ” แบบนี้ HR ในฐานะสรรหาตัวพ่อ
ก็คงต้องเปิดตำราสารพัด เพื่อรับมือกับปัญหาให้ได้ แต่แม้จะขุดค้นหาสารพัดวิธีการที่หลากหลาย
หากแต่ budget การจ้างไม่เอื้ออำนวย
หรือติดระเบียบกติกาตามข้อกำหนดอีกมากมาย จะว่าจ้างให้แข่งขันกับตลาดให้ได้เร็ว
ให้ได้คุณภาพที่ต้องการ ก็ยังเป็นปัญหาหนักอกอยู่ดี และเรื่องนี้
หน่วยงานที่ใช้กำลังคนก็ไม่สนใจด้วย
และสมมติว่าในเบื้องลึกนั้น
HR ก็ทราบว่า
ปัญหาด้านหนึ่งที่ทำให้ต้องหาคนเข้าทำงานบ่อย ๆ ของหน่วยงานคือ “พนักงานรับอารมณ์หัวหน้างานไม่ไหว
แกเป็นแบบเส้นกราฟวงจรชีวิตของผลิตภัณฑ์ คือ ขึ้น ๆ ลง ๆ ใครไม่เข้าใจ โดยเฉพาะเด็กรุ่นใหม่ที่ไม่ง้อคน มีหรือจะอยู่”
ก็เป็นประเด็นแล้วครับ
พอต่างคนต่างมุ่งมองปัญหาว่าเกิดจากอีกฝ่ายหนึ่ง
ก็คงเป็นเรื่องที่คุยกันเมื่อใดก็ยากจนจบ
สิ่งที่ผมสนใจจากกรณีตัวอย่างที่ผมยกขึ้นมาคือ
HR จะมีวิธีการนำเสนอปัญหาอย่างไรที่สร้างสรรค์
และให้หน่วยงานที่ต้องการใช้อัตรากำลังคน เข้ามาช่วยกันจัดการกับปัญหาที่มีด้วยดี
ไม่เอาแต่โทษกันไปโทษกันมา...
ท้าทายนะครับ......
โปรดทำความเข้าใจก่อนว่า
การปล่อยให้เรื่องค่อย ๆ เงียบไป ทำนองกรรมเวรมีจริง
คงใช้ไม่ได้กับสถานการณ์แบบนี้ รังแต่จะเป็นความเสี่ยงให้เกิดปัญหา
เพราะนั่นหมายถึง องค์กรจะไม่รู้เลยว่าปัญหาที่เกิดคืออะไร บางทีหากรู้เมื่อสถานการณ์บานปลายยิ่งแก้ไขยากกันใหญ่ วิธีการรับมือที่อยากนำเสนอ
จะอยู่บนพื้นฐานของการทำให้ปัญหาเป็นเรื่องที่จับต้องได้ไม่ยากเย็นนัก (touchy topics) สามารถสร้างผลลัพธ์ตอบโจทย์ได้ตามที่คาดหวังตามสมควร
ฟังแนวคิดก็เหมือนง่าย
ๆ ใครก็คิดได้นะเธอ....แต่ลองอ่านดูครับ อาจจะโดนไม่มากก็น้อย และเช่นที่ผมว่าไปหลายครั้งเวลาเขียนบทความ
ไม่ต้องเชื่อผมนำครับ แต่ขอให้ลองเอาไปทำ ได้ผลไม่ได้ผลอย่างไร บอกเล่ากันกลับมา
สังคมแวดงวง HR
ของเราจะก้าวไปไว้เยอะเลย
1. ทำการบ้านมาอย่างดี
– เมื่อต้องมาคุยกับในเรื่องปัญหาที่คนทั่วไปไม่อยากคุย
เพราะเครียด หนักอกหนักใจ หรืออะไรก็ตามแต่ คุณต้องเตรียมข้อมูลให้ครบถ้วน
ตรงประเด็น โดยต้องมั่นใจให้ได้ว่า มุมมองที่คุณมีต่อเรื่องนั้น สมเหตุสมผลแล้ว
และได้แชร์กันในทีมงานของคุณแล้วเห็นพ้องต้องกัน ขอให้เตือนตนเองเสมอครับว่า
หากข้อมูลที่คุณนำเสนอผิด อาจจะพลาดตั้งแต่ต้นและไม่มีใครอยากฟังต่อ รอบคอบสักนิดนึงก่อนที่จะเอ่ยถึงปัญหาใด เพราะในปัญหาย่อมมีทั้งคนที่ได้และเสียประโยชน์
ซึ่งหากมุมมองของคุณไม่ชัดเจนรอบคอบ หรือไม่ถูกต้องแล้ว เดี๋ยวเจ็บ
จะหาว่าไม่เตือนนะพี่น้อง
2. หาแนวร่วม – พี่น้องจงฟังทางนี้ !!! โปรดคิดสักนิดว่า
การพูดถึงปัญหาที่เป็นของคนอื่นที่ไม่ใช่ของตัวเองเพียงลำพัง หรือเป็นปัญหาที่ต้องแก้ไขเพื่อไม่ให้กระทบกับกลุ่ม
หรือการเอ่ยอ้างถึงปัญหาในฐานะตัวแทนของผู้อื่นนั้น ดูดีกว่าการกล่าวถึงปัญหาของตัวเอง
(self-centered) เป็นไหน ๆ
เพราะคนจะไม่คิดว่าคุณมีส่วนได้เสียโดยตรงกับประเด็นปัญหานั้น
ทั้งที่จริงแล้ว คุณอาจจะกระทบแบบจัง ๆ เลยก็ได้
3. คิดถึงสไตล์การสื่อสารของแต่ละคน – ข้อนี้เตือนให้คุณต้องระวังว่า
ผู้ที่เข้ามาหารือหรือร่วมแก้ไขปัญหากับคุณนั้น
เค้าจะรับฟังปัญหาของคุณได้ในวิธีการใดที่จะเกิดประสิทธิภาพมากที่สุด คงจะอาศัยการพูดแต่เรื่องหนัก ๆ อัดกันจัง ๆ
แล้วคิดว่าแต่ละคนจะไปหาวิธีการแก้ไขปัญหาเอาเองได้ทุกราย บางคนอาจจะต้องขอร้อง ถ่อมตัวแล้วพี่จะจัดให้ได้สารพัด
บางคนชอบที่จะเตือนให้ทราบล่วงหน้าก่อนที่จะไปพูดปัญหาในที่ประชุมเลย
เพราะมันเหมือนกันตบหน้า ไม่ให้โอกาสได้แก้ตัว ผมว่า เรื่องนี้เกี่ยวข้องอย่างมากกับสไตล์การสื่อสารของแต่ละคน หากคุณต้องการประสิทธิภาพของการทำงานและสื่อสาร
คุณต้องให้ความสำคัญกับเรื่องนี้อย่างหลากหลายไม่ได้ คำแนะนำง่าย ๆ ของผมก็คือ บางคนไม่ชอบอ่าน (มีเยอะเลยครับ)
ก็ควรหาโอกาสไปคุยให้ฟังคร่าว ๆ พอเป็นกระษัย บางคนเน้นพิธีการ ต้องเตรียมเอกสารหรือส่งข้อมูลทางอีเมล์ที่เพียงพอให้ได้ทราบก่อน
ไม่งั้นมีประเด็น คุณเองก็น่าจะเคยเจอใช่มั๊ยครับ
4. มาพร้อมกับ
solutions แก้ปัญหา - อย่าเล่าแต่ปัญหา แต่จงบอกวิธีแก้ไขในหลายทางเลือกที่เป็นไปได้มาด้วย หรือแนวทางที่จะปรับปรุงงานให้ดีขึ้น แม้ว่าปัญหาบางอย่างคุณนำเสนอนั้น เพราะไม่สามารถแก้ไขได้แล้ว จึงต้องมาอาศัยการหารือกันเพื่อให้ร่วมด้วยช่วยแก้ แต่หากไม่มีการบ้านมาบ้างเลย มันเหมือนกับบอกคนอื่นว่าคุณไม่พร้อมยังงัยไม่รู้ แล้วจะให้คนอื่นรู้ปัญหาได้ดีกว่าเราหรือ เค้าจะถามกลับตกม้าตายได้นะครับ
5. ปิดการสนทนา
- ผู้สันทัดกรณีบอกเอาไว้ว่า การปิดสนทนานั้น
ตีความให้เข้าใจอย่างง่ายก็คือ หากเวลาที่จะตัดสินใจหรือสร้างข้อสรุปให้ได้ ซึ่งผมก็เห็นไม่ต่างกันเท่าใด
ขอเพิ่มเติมว่า เพราะด้วยเวลาที่มีจำกัด การปิดสนทนานั้น
ควรทำให้ตัวเองไม่อยู่ในจุดที่จะต้องโดนซักโดนถามอีกต่อไป พูดง่าย ๆ ก็คือ
เล่าปัญหาและนำเสนอแนวคิดแก้ไขมาจนเกิดข้อสรุปที่เห็นพ้องต้องกันแล้ว หรือเรียกว่า “ไม่ไหล” อีกต่อไป ไม่เช่นนั้น คงจะยาวแน่เลยครับ
สุดท้าย ผมอยากจะย้ำแบบคิดเอาง่าย ๆ เองว่า ไม่มีใครอยากป่าวประกาศปัญหา
โดยเฉพาะอย่างยิ่งปัญหาในการทำงานของตัวเองออกมาหรอก ! เพราะบางทีมันอาจสะท้อนให้คนอื่นเห็นว่า
คนที่พูดการขาดประสิทธิภาพในการทำงาน แทนที่จะมองในเชิงเห็นอกเห็นใจก็ได้ หลายคนจึง “เงียบมันเสียเลย” หรือ “ลาออกไปง่ายกว่าเยอะ”
ทิ้งให้คนใหม่มารับช่วงปัญหาต่อไปดีกว่า แต่ในมุมขององค์กร ก็ไม่อาจรับความเสี่ยงจากการปล่อยให้ปัญหาดำเนินไปโดยไม่มีการจัดการแก้ไขได้
การที่จะดีลกับปัญหาในแนวที่ผมเสนอไปนั้น ว่าไปแล้วก็ต้องอาศัยการคิดและความกล้ากว่าปกติในระดับหนึ่งเลยล่ะครับ
แถมยังต้อกล้าคิดให้ต่าง นำเสนอแนวคิด
วิธีการที่รับกันได้ และเป็นระบบ แต่เชื่อเถอะครับว่า ผู้ที่ถึงพร้อมด้วยความกล้าหาญที่จะนำเสนอและรับมือกับปัญหาในการทำงานอย่างสร้างสรรค์เช่นนี้เท่านั้น
ที่ควรคู่กับการนำองค์กรให้เดินต่อไปทั้งในปัจจุบันและอนาคต
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น