ตรงเวลานี่ล่ะ เรื่องสำคัญในการประชุม

HR Contribution 

ในสภาพการณ์ของสังคมที่ความรู้เป็นเรื่องที่เปลี่ยนแปลงไปตลอด และเป็นสิ่งจำเป็นของการเรียนรู้เพื่อสร้างความก้าวหน้าให้กับหน้าที่การงานและชีวิต ในฐานะที่ผู้เขียนทำงานในสายงานบริหารทรัพยากรบุคคล จึงขอฝากเกร็ดเล็กน้อยเกี่ยวกับการทำงานไว้ให้ได้เรียนรู้กัน ทั้งผู้เขียนและท่านผู้อ่าน ในลักษณะเรียนรู้ร่วมกัน สรรค์สร้าง HR เพื่อความเป็นมืออาชีพนะครับ....

  

ผมเคยได้นำเสนอในเวบไซด์ของสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยีไทย-ญีปุ่น หลายปีมาแล้ว เพื่อให้เห็นว่า การประชุมอย่างไรที่ไม่สร้างสรรค์ และไม่ได้งาน และจะทำอย่างไร จึงจะประชุมให้ได้งาน และเกิดประสิทธิผลที่เกิดจากการที่จะต้องมานั่งเสียเวลากันหลายฝ่ายเพื่อที่จะมาประชุมหารือ หรือตัดสินใจอะไรร่วมกันจากการประชุมนั้น  

แต่ทั้งหลายทั้งปวง การประชุมที่มีประสิทธิภาพ  ต้องเริ่มต้นจากความมีวินัยของผู้เข้าร่วมประชุม   

ท่านผู้อ่านลองนึกสิครับว่า  วินัยพื้นฐานของการประชุมอะไรที่สำคัญกันแบบสุดสุด และอะไรหรือที่คนเข้าร่วมประชุมมักจะไม่ค่อยให้ความสำคัญกันมากที่สุด  

คิดว่าหลายท่านคงคิดเหมือนผม....มันคือความตรงต่อเวลาของการประชุมครับ   

ที่ต้องหยิบเอาเรื่องนี้มากันค่อนข้างมาก  เพราะความตรงต่อเวลานี้ล่ะ ผมเองจัดว่าเป็นประเด็นหลักของการประชุมที่ให้ได้งาน  แต่น่าจกใจว่า คนทำงานคนไทยจำนวนไม่น้อย  ไม่ค่อยที่จะสนใจมันเท่าที่ควรจะเป็น เข้าประชุมก็ไม่ตรงเวลา ซ้ำประชุมแต่ละทียังไม่ค่อยเคร่งครัดเรื่องเวลาที่จะเลิกประชุม  น่าไม่นับอะไรอีกหลายอย่างที่เราจะต้องทำเพื่อให้การประชุมมันได้ประโยชน์คุ้มค่า

ความไม่เล็กของเรื่องนี้สังเกตได้จากในฐานะที่ผมทำงานด้านการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร  มันกลายเป็นหัวข้อหนึ่งที่เหล่าหัวหน้างานทั้งหลายอยากจะให้ฝึกให้อบ....(อบรม) กันเหลือเกิน  แต่จนแล้วจนรอด ก็หัวหน้าทั้งหลายนั่นเองที่ไม่ค่อยเคร่งครัดในเรื่องนี้เสียเท่าใดนัก  

เรื่องมันก็เลยโอละพ่อสิครับ  เพราะอยากให้คนอื่นมาเข้าประชุมตรงเวลา เพื่อที่จะได้ไปทำงานต่อกัน แต่หัวหน้างานทั้งหลายก็งานยุ่งซะเหลือหลาย  เข้าประชุมก็ไม่ตรงเวลา  ซ้ำเข้าประชุมแล้วเดี๋ยวก็มีอะไรอะไรมาให้รบกวนตลอด  แล้วแบบนี้ จะคาดหมายวินัยของการเข้าประชุมจากคนอื่นคงไม่ได้ถนัดนัก 

ในตอนนี้  ผมยังไม่ขออนุญาตนำเสนอกับท่านผู้อ่านว่า น่าจะทำอย่างไร จึงจะช่วยลดอาการ “ขาดการให้ความสำคัญกับการประขุมที่ตรงเวลา+เลิกตรงตามกำหนด”  แต่ผมขอเกริ่น ๆ ไป และนำเสนอข้อคิดไปเป็นระยะก็แล้วกัน  ผมเองเชื่อว่า ท่านผู้อ่านทั้งหลายจะมีประสบการณ์กับข้อเสนอแนะเรื่องการประชุมที่มีประสิทธิภาพมาไม่น้อย  เอาเป็นว่า  รื้อฟื้นความรู้นั้นมาเจือกับข้อคิดที่ผมจะนำเสนอท่านผู้อ่านก็จะเป็นการดีครับ  

ท่านผู้อ่านครับ....ในองค์การธุรกิจของสังคมตะวันออกอย่าง จีน และญี่ปุ่นนั้น  การเข้าร่วมประชุมที่ตรงเวลาถือว่าเป็นเรื่องที่ strict กันอย่างมาก  นักธุรกิจที่มาเข้าร่วมประชุมสาย แม้แต่ 3-4 นาที ก็เป็นเรื่องเป็นราวที่จะต้องขอโทษขอโพยกันเสียยกใหญ่  ไม่ใช่เข้ามาแล้วหน้าตาเฉย  ซ้ำจะมาหาว่า ใครที่มาหลังฉันหรือเปล่า จะได้แบดีใจเล็ก ๆ  นักธุรกิจของทั้งสองประเทศที่ว่านี้  เป็นตัวอย่างที่ดีของสำนึกในการมีวินัยในการประชุม เขาได้รับการปลูกฝังอย่างจริงจังกันว่าเป็นมารยาททางสังคม และเป็นมารยาทที่ดีงามของการทำงานร่วมกันกับคนอื่น  

หากเป็นสังคมอเมริกัน  ก็อาจจะสายได้บ้างครับ 5-10 นาที ไม่เกินกว่านี้  ยอมรับกันได้  แต่เกินกว่านี้  ไม่มีหยวน...ซ้ำไปกว่านั้น  การมาเข้าร่วมประชุมสาย และบ่อยครั้ง  อาจจะทำให้อนาคตความก้าวหน้าในหน้าที่การงานของเขาดับวูบไปยิ่งกว่าโดนหมัดน๊อกเอาท์เสียอีก....อย่าคิดเป็นเล่นไปครับ

แต่ทำไมคนไทยเราชอบ “เอาน่ะ....หยวน ๆ......ที่เค้าทีเรา...” หรือ “มาเข้าร่วมประชุมด้วยก็ดีแล้วนะ...”  และทำไม  เวลาเข้าร่วมประชุมที่ต้องการให้ตรงกำหนดนั้น จึงซีเรียสล่ะ....มันอะไรกันนักกันหนา  

ผมคิดว่า  การเข้าร่วมประชุมที่ตรงเวลา  เลิกตรงเวลา  หรืออาจจะ late บ้างก็ในเวลาที่เหมาะสม ส่อให้เห็นถึงวินัย (discipline) ของคนในองค์การได้อย่างดีเยี่ยมทีเดียวเชียว และวินัยขององค์การนี่เอง มันก่อรูปมาจากคนทำงานแต่ละคนที่เป็นสมาชิก  พูดภาษาบ้านผมได้ว่า หากคนทำงานไม่มีวินัย (อย่างเช่นในการประชุมแล้ว) ก็อย่างหวังว่าองค์การในภาพใหญ่จะมีได้  

ผมเองเห็นมาเยอะพอควรครับกับองค์การที่ไม่ค่อยให้ความสำคัญกับความเคร่งครัดกับวินัยของการประชุม โดยเฉพาะในเรื่องเวลา  งานเดินไม่ค่อยลื่นไหล สุดท้ายก็ไปกันไม่ค่อยถึงไหนจริงจริงครับ  และมันก็มักเป็นว่า  เมื่อใดก็ตามที่หัวหน้างาน และผู้บริหารระดับสูง ๆ ไม่ค่อยจริงจังเรื่องนี้ ก็อย่าได้หวังว่าบรรดาลูกน้องทั้งหลายจะเอาจริงเอาจังกับเรื่องนี้  ทำนองว่า หัวไม่ส่าย อย่าคิดว่าหางจะกระดิก  เข้าสูตรนี้เป๊ะเลยล่ะ 

การประชุมนั้น  จัดได้ว่าเป็นช่วงเวลาทำงาน และเป็นกิจกรรมสำคัญหนึ่งในชีวิตการทำงานของคนเรา ใครก็ตามที่ผิดพลาดละเลยเรื่องความสำคัญของการตรงต่อเวลาและวินัยอื่น ๆ ของการประชุม  ย่อมถูกมองว่าเป็นคนที่ไม่ให้ความสำคัญและให้เกียรติคนอื่น เพราะโดยทั่วไปเลยนะครับ เค้าถือกันว่า การเข้าร่วมประชุมสายกว่าเวลา 10-15 นาทีนั้น ถือว่า คุณไม่เคารพต่อผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น  อาจจะโดนสายตาและถ้อยคำที่ทิ่มแทงใจดำได้ง่าย ๆ อาจจะถูกมองว่าชอบทำตัวให้โดดเด่นในเรื่องที่ไม่เข้าท่า  เชื่อเถอะครับ มันเป็นพฤติกรรมที่ไม่น่าชื่นชมสักเท่าไรหรอก  พูดง่าย ๆ ว่า  “เค้าจะรังเกียจเอา”  

จริตแห่งวินัยของการประชุมนี้  ใช้ได้กับการเข้าร่วมฝึกอบรมสัมมนาเช่นกัน

HR หลายองค์การที่ทำหน้าที่ประสานงานฝึกอบรมภายใน หรือแม้แต่เป็นวิทยากรเอง มีไม่เด็ดของการจดชื่อและรายงานผู้ที่หย่อนยานเรื่องวินัยในเรื่องทั้งหลายเหล่านี้  ขอย้ำว่าอย่าทำเป็นเล่นไป คุณอาจจะหมดสิทธิที่จะก้าวหน้าในองค์การของคุณได้เลยทีเดียว เพราะแม้หัวหน้างานจะสนับสนุนคุณเพียงใด ก็จงจำไว้ว่า คุณจะต้องผ่านด่าน HR ไปด้วยเช่นกัน...น่ากลัวมั้ยล่ะ 

ยิ่งการขาดวินัยในกรณีของการฝึกอบรมหรือเข้าโปรแกรมพัฒนาเพื่อเลื่อนระดับหรือตำแหน่งแล้วล่ะก็ ยิ่งหนักหนากว่ามากนัก....  

คราวนี้  การประชุมเพื่อจะให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผล ตรงตามเวลาที่ set ไว้นั้น  ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหลายก็ต้องเตรียมความพร้อมเข้าร่วมประชุมด้วยเช่นกัน  จะไม่รู้อะไรเลย หรือมาตัวเปล่าเข้าร่วมประชุม แล้วนำเสนออะไรแบบที่ธรรมดา ๆ  ผู้รู้ท่านว่า อย่ามาประชุมเลย ใช้เวลาทำงานที่มีอยู่ของคุณไปเสียดีกว่า     

และก็อย่างได้โอ้เอ้ที่จะเช็คเมล์ลูกค้า หรือเมล์ที่ประชาชี ส่งมาให้คุณก่อน  หรือรับสายโทรศัพท์ลูกค้าสักสายแล้วค่อยไป เพราะถึงเวลาจริงจริง เจ้าเรื่องทั้งหลายนี่เอง มันมักทำให้คุณไปประชุมไม่ตรงเวลา  ลองคิดดูสิครับ  

เคยได้ยินเรื่องกฎของเมอร์ฟี่ (Murfey’s Law) หรือเปล่าครับ  กฎของเมอร์ฟี่มีตัวอย่างเช่น  เวลาที่ค้อนตีตะปูตกจากโต๊ะ มันมักจะตกมาโดนหัวแม่เท้าคุณเสมอ  แม้มันจะไม่ใช่กฎเกณฑ์ทางวิทยาศาสตร์อะไรหรอก แต่เอาแค่ขำ ๆ ก็มักจะเป็นไปตามนั้น  เรื่องโอเอ้นี่ก็เหมือนกัน  อนุมานได้เช่นกันนั้นเลยว่า ทุกเวลาที่คุณคิดว่าเดี๋ยวจะทำไอ้นั่น ไอ้นู่น ไอ้นี่ เสียก่อนแล้วจึงเข้าประชุมก็ได้เวลาพอดี  เอาเข้าจริง สายทุกคราว

และเมื่อถึงเวลาที่คุณจะต้องนำการประชุม  คุณจะต้องบอกให้กับผู้เข้าร่วมประชุมของคุณรู้นะครับว่า เวลาของการประชุมเป็นเรื่องที่สำคัญ  แต่คนไทยเรามักจะเกรงกระทบความสัมพันธ์กันก็เลย  “เอาน่ะ....หยวน ๆ......ที่เค้าทีเรา...” หรือ “มาเข้าร่วมประชุมด้วยก็ดีแล้วนะ...” ตามที่ผมว่าไปตอนต้น  มันก็อย่างนี้ล่ะ  

ในคราวที่ Canon Electronics พยายามพลิกสถานการณ์ที่เคยมีผลกำไรติดลบ หรือทรงทรงทรุดทรุด มาเป็นประมาณ 7-8 เท่าตัวในรอบหลายปีที่ไม่นานนัก  ท่านผู้อ่านครับ  ประธานของบริษัทนั้น เค้าถึงกับตั้งกฎไว้เลยว่า เมื่อมาเข้าร่วมประชุม สายเกิน 3 ครั้ง ไล่ออก หรือเบาหน่อยก็ปลดออกจากตำแหน่ง  และเมื่อมาเข้าร่วมประชุมแล้ว เอาแต่นั่งพยักหน้าก็เชิญออกจากที่ประชุมเสียเถิด เพราะไม่มีประโยชน์อันใด   

ในสมัยหนึ่งที่คุณซิกเว่  เบร๊คเก้ เป็น CEO ของ DTAC  คุณซิกเว่ ถึงกับออกมาตรการข้อหนึ่งในการประชุมว่า เมื่อมาเข้าร่วมประชุมแล้ว ไม่พูดอะไร เอาแต่มานั่งฟัง ก็อย่ามาให้เสียเวลา เพราะเราไม่ต้องการคุณ  

น่ากลัวเนอะ....แต่มืออาชีพเค้าทำกันแบบนั้นครับ

 

เมื่อคุณต้องนำการประชุม ความเด็ดเดี่ยวและเคร่งครัดกับเวลาของการประชุมจึงต้องขุดขึ้นมาใช้ให้มากครับ  แต่ไม่ใช่ให้ก้าวร้าว (aggressive) นะครับ แต่ต้อง assertive คือรักษากติกามารยาท เพราะมันพาดพิงไปเรื่องสิทธิของแต่ละบุคคลที่ควรจะได้รับการปฏิบัติต่อกันอย่างเหมาะสม  ธรรมดาเค้ามาประชุมกันตรงเวลา  การมาเข้าประชุมสายกว่าเวลาที่คนเค้ายอมรับกัน ย่อมถือว่าไม่เคารพ หรือละเมิดสิ่งที่ดีงามที่ยึดถือร่วมกัน

ก็ควรที่จะโดนตำหนิจากที่ประชุมอยู่หรอก 

ซ้ำร้าย หากคุณที่ต้องนำการประชุม “หยวน ๆ ”  กับการไม่รักษาและเคารพเวลาของสมาชิกที่เข้าร่วมประชุมล่ะก็  อย่าคิดว่าเค้าที่ละเมิดกติกานั้นจะชื่นชมคุณนะครับ ไม่มีใครบอกว่า “แหม พี่ใจดีจัง”  ตรงกันข้าม  เค้ามักจะคิดว่า เธอก็ไม่ค่อยตรงเวลาเหมือกันล่ะ กลับชั้นจะเอาคืนล่ะสิ หรือก็งั้น ๆ  ไม่ได้มืออาชีพเสียหน่อย  

ดังนั้น  เพื่อความเป็นมืออาชีพของคุณ คุณควรจะต้องบอกกับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหลายว่าการประชุมนี้เป็นเรื่องสำคัญ และคุณก็คาดหมายให้ทุกคนตรงต่อเวลา  และบอกด้วยว่าการประชุมจะใช้เวลาเท่าใด เลิกเมื่อใด  หากไม่จบ  จะต้องทำอย่างไร  จะต่อหรือไม่  หรือเอาไว้ว่ากันโอกาสหน้า คุณต้องบอกให้ชัดไปเลย  ผู้รู้ท่านว่าไว้อย่างนั้น  

ผมขอแลกเปลี่ยนเป็นความรู้กันกับท่านผู้อ่านว่า เราควรที่จะศึกษาและเรียนรู้ให้ดีว่า จะต้องเล่นบทบาทอย่างไรในแต่ละสถานการณ์ของการประชุม หรือเมื่อคุณเป็นใครในที่ประชุม เพื่อให้สามารถทำมันได้อย่างมีประสิทธิภาพก็การประชุมเป็นการทำงานอย่างหนึ่งของเราไม่ใช่หรือ  

และขอฝากไว้ท้ายนี้ว่า  อย่าพลาดโอกาสที่จะเข้าร่วมประชุมก่อนเวลาสักเล็กน้อย และฝึกฝนที่จะมีอะไรนำเสนอแลกเปลี่ยนในที่ประชุมอยู่เป็นนิจ  นั่นล่ะคือเสน่ห์ที่ควรจะสร้าง และมันก็จะเป็นพลังอย่างมากมายในการผลักดันคุณให้ก้าวหน้าในหน้าที่การงาน 

ชักเครียดแล้วล่ะสิ...แต่ไม่เชื่อก็ต้องลองทำดูครับ