(1) ระบุสถานการณ์ให้ชัด (Define Situation) - ระบุให้ชัดเจนว่าเกิดอะไรขึ้นทั้งที่ผิดปรกติและยังเป็นปรกติบ้าง โดยพยายามหาข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงให้เห็นภาพชัดพอสมควร
(2) กำหนดวัตถุประสงค์เฉพาะของสิ่งที่จะทำ (Specify Objectives) – ด้วยการตั้งเป้าหมายไว้ต้องการให้สถานการณ์หรือปัญหาได้รับการแก้ไขคลี่คลายอย่างไร หรือในสถานการณ์หนึ่งใดนั้นจะต้องรับมือกับเรื่องจริงหรือแนวโน้มของเรื่องที่อาจจะเกิดขึ้นได้ในเรื่องใดบ้าง โดยต้องไม่ลืมที่จะพิจารณาความเปลี่ยนแปลงที่จะมากระทบด้วย และควร พยายามค้นหาว่าปัญหาที่เกิดขึ้นจริงหรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจริงนั้นเป็นอย่างไร รวมทั้งอาจจะประเมินด้วยว่าสถานการณ์ที่ควรจะเกิดขึ้นควรจะเป็นอย่างไรได้บ้างเพื่อคาดการณ์ให้เห็นถึงความรุนแรงของปัญหานั้นในทางหนึ่ง โดยหัวหน้างานควรที่จะพยายามทำความเข้าใจถึงทัศนคติและแรงจูงใจที่พนักงานอาจจะทำให้เกิดปัญหานั้นประกอบไปด้วย และควรพยายามรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับข้อจำกัดภายในและข้อจำกัดภายนอกที่จะส่งกระทบต่อสถานการณ์ไว้ด้วย
(3) วิเคราะห์ข้อเท็จจริง (Analyze the Facts) – ระบุให้ได้ว่ามีเรื่องใดที่เกี่ยวข้องและไม่เกี่ยวข้องกันกับปัญหา รวมทั้งการวินัจฉัยถึงเหตุที่ทำให้เกิดปัญหา/สถานการณ์นั้นขึ้น อย่างไรก็ตามด้วยเหตุที่ธรรมชาติของมนุษย์นั้นมักจะเลือกใช้ข้อมูลที่มาสนับสนุนความคิดของตนและละเลยที่จะรับฟังข้อมูลที่แตกต่างไป ท่านจึงควรตระหนักว่าในบางคราวข้อมูลบางอย่างที่ได้มาแม้จะดูน่าเชื่อถือเพียงใดก็อาจจะทำให้ท่านตัดสินใจผิดพลาดไปได้เหมือนกัน ทางที่ดีก็ควรจะต้องมีความและกลั่นกรองให้รอบคอบว่าท่านได้ใช้ข้อมูลนั้นเพื่อการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ด้วยนะครับ
(4) กำหนดและประเมินทางเลือกที่จะใช้แก้ไขปัญหา (Evaluate Alternative Course of Action) – คนเรานั้นเมื่อเจอปัญหาหนึ่งปัญหาใดที่แม้ว่าจะเป็นเรื่องเดียวกันแต่ก็มักจะมองปัญหานั้นในแง่มุมที่แตกต่างกันออกไป การด่วนตัดสินใจโดยใช้มุมมองเพียงด้านเดียวจึงเป็นอะไรที่อาจจะไม่มีประสิทธิภาพอย่างที่คิด ผู้รู้ท่านจึงแนะนำให้เรากำหนดทางเลือกหลายทางเลือกพร้อมกับทำการประเมินว่าอะไรบ้างที่จะทำให้แก้ไปปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างได้ผลหรือบรรลุวัตถุประสงค์ แนวทางที่กำหนดไว้นั้นมีต้นทุนของการนำไปลงมือปฏิบัติในเรื่องใดและอย่างไรบ้าง มีความยากลำบากในการไปปฏิบัติให้เกิดผลใดบ้างที่อาจจะเกิดขึ้น โดยอาจจะพิจารณาใช้เครื่องมือในการพิจารณาทางเลือกแก้ไขปัญหาเช่น ใช้เทคนิคการวิเคราะห์เส้นทางวิกฤต (Critical Path Analysis) เป็นต้น
(5) ชั่งน้ำหนักและตัดสินใจ (Weigh and Decide) – ระบุว่าทางเลือกใดที่จะเป็นแนวทางซึ่งให้ผลในทางปฏิบัติและเป็นที่ยอมรับได้กับการแก้ไขปัญหานั้น ซึ่งต้องอาศัยการพิจารณาอย่างถี่ถ้วนถึงข้อดีข้อเสียของทางเลือกต่าง ๆ
(6) วางแผนที่จะลงมือแก้ไขปัญหา (Plan Implementation) – กำหนดแผนงานและกรอบเวลาดำเนินการอันจะทำให้ทราบถึงขั้นตอน พร้อมกับทรัพยากรทั้งหลายที่จำเป็นต้องใช้เพื่อการบริหารจัดการให้ปัญหานั้นได้รับการแก้ไขตามแนวทางที่กำหนดไว้นั้น
(7) ลงมือเอาแผนไปปฏิบัติ (Implementation) – นำแผนปฏิบัติการไปสู่การปฏิบัติ พร้อมทั้งมีการติดตามผลและประเมินความสำเร็จเป็นระยะ
และเพื่อสร้างเสริมทักษะการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ มีคำแนะนำ 10 ประการเพื่อให้หัวหน้างานได้ลองนำไปใช้ฝึกฝนพัฒนาตนเองให้เป็นหัวหน้างานที่กล้าคิดและกล้าตัดสินใจ (Approach to being decisive) ดังนี้
(1) ตัดสินใจให้เร็วขึ้น – พึงระลึกเสมอว่าเราไม่ได้มีเวลามากมายนักที่จะรอตัดสินใจเรื่องใด เมื่อจะต้องตัดสินใจจึงไม่ควรอยู่นิ่งทิ้งเวลาเพราะอาจจะทำให้ปัญหานั้นบานปลายจากการตัดสินใจล่าช้า อย่างไรก็ตาม การตัดสินใจที่รวดเร็วโดยไม่พิจารณาเรื่องราวให้ถ้วนถี่ก็อาจจะมีผลเสียหายหลายประการตามมาได้เช่นกัน ซึ่งต้องระมัดระวังไม่น้อยกับกรณีนี้
(2) ไม่ผลัดวันประกันพรุ่ง - การผลัดวันประกันพรุ่งไม่เคยทำให้งานเสร็จตามเป้าหมายที่กำหนด และหลายกรณียังเป็นการทำให้ปัญหาสะสมจนเพิ่มระดับความรุนแรงมากขึ้นจากการที่ไม่ได้แก้ไขในห้วงเวลาอันควร การที่จะฝึกนิสัยของการตัดสินใจอย่างรวดเร็วก็ย่อมหลีกเลี่ยงมิได้ที่จะต้องขจัดความรู้สึกผลัดวันประกันพรุ่งออกไปให้ได้
(3) คาดคิดถึงสิ่งที่ไม่ได้คาดหวังไว้ – ในหลายสถานการณ์ที่หัวหน้างานต้องตอบสนองออกมาอย่างรวดเร็วยิ่งต้องคาดคิดถึงสิ่งที่อาจจะเกิดขึ้นโดยไม่คาดหมายไว้ให้ดี
(4) คิดก่อนลงมือทำเรื่องใด – แม้การคิดก่อนลงมือทำจะทำให้เกิดความล่าช้าในการตัดสินใจ แต่การตัดสินเรื่องใดโดยไม่คิดให้ถี่ถ้วนจะยังความเสียหายตามมามากกว่า สิ่งที่สำคัญกับกรณีนี้คือหัวหน้างานควรจะต้องมีทักษะในการคิดวิเคราะห์เพื่อให้สามารถทำความเข้าใจเรื่องราวได้ถูกต้องตรงไปตรงมามากขึ้น โดยเฉพาะในเรื่องธรรมชาติของการเกิดเรื่องหนึ่งใดนั้น
(5) ระมัดระวังสมมติฐานที่ตั้งไว้ – โดยทั่วไปเรามักจะตัดสินใจเรื่องใดจากสมมติฐานหรือจากคำตอบที่เราคาดหมายไว้ล่วงหน้า ซึ่งก็ไม่แน่นักว่าคำตอบเช่นนั้นจะถูกต้องสามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นมาได้เสมอไป
(6) ทบทวนประสบการณ์อดีตที่ได้เรียนรู้มา – การตัดสินใจหลายครั้งคราวก็สามารถนำเอาสิ่งที่ได้เรียนรู้จากประสบการณ์ในอดีตมาใช้ได้ เพียงแต่อย่าพึ่งพิงกับประสบการณ์เดิมเสียจนไม่คิดทางออกใหม่ ๆ ที่อาจจะได้ผลลัพธ์ที่ดีมากกว่าเดิม
(7) คิดและทำอะไรอย่างเป็นระบบ – ควรเลือกใช้เครื่องมือในการตัดสินใจเช่น แผนผังการวิเคราะห์สาเหตุและผลกระทบ (Cause and Effect Diagram) หรือเครื่องมืออื่นใดมาใช้ก่อนที่จะวางแผนทำการแก้ไขปัญหา โดยมุ่งไปที่รากเหง้าสาเหตุของปัญหา อันจะช่วยให้พิจารณาทางเลือกในการตัดสินใจและที่จะนำไปดำเนินการได้ถี่ถ้วนขึ้น
(8) พูดคุยให้ถี่ถ้วน – ก่อนที่จะตัดสินใจเรื่องใด ควรจะได้พูดคุยกับคนที่เกี่ยวข้องทั้งกับคนที่เห็นด้วยและไม่เห็นด้วยเพื่อรับฟังสารสนเทศอย่างรอบด้าน และเอามาใช้ประกอบการตัดสินใจ
(9) ใช้เวลาคิดไตร่ตรองสักนิด – ในบางครั้งการตัดสินใจอย่างเร่งด่วนก็ไม่ทำให้เกิดผลดีตามมา ควรใช้เวลาสักนิดเพื่อคิดใคร่ครวญให้ดีก่อนที่จะตัดสินใจ ไม่ผลีผลามบุ่มบ่าม ชั่งน้ำหนักด้วยเหตุและผลให้ดีเสียก่อน
(10) พิจารณาผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นได้ – ทุกการตัดสินใจมักจะมีผลติดตามมาเสมอ และหัวหน้างานควรระมัดระวังโดยพิจารณาถึงโอกาสหรือแนวโน้มที่จะเกิดผลกระทบที่ตามมาอย่างถี่ถ้วน โดยเฉพาะผลกระทบทางลบ โดยเหตุนี้การตัดสินใจที่ดีจึงควรมองให้ถี่ถ้วนในวิธีการที่จะทำให้ได้ผลอย่างที่คาดหวังไว้หรือไม่ จากนั้นจึงดำเนินตามขั้นตอนที่กำหนดไว้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น