(1) อย่าจัดประชุมทุกสัปดาห์หากไม่มีความจำเป็นเพียงพอ - หลายครั้งที่เราได้อยากจะจัดประชุมเพียงเพราะไม่อยากตัดสินใจแก้ไขปัญหาเล็กน้อยนั้นเพียงลำพัง ซึ่งมักจะมีคนมาเข้าร่วมประชุมเต็มห้องก็จริง แต่ต่างต้องมาเพราะคิดว่าตัวเองมีหน้าที่ แต่ไม่ได้มีบทบาทจริงไม่ต่างอะไรจากไม้ประดับที่ถูกเรียกเข้าประชุมเพื่อสร้างความชอบธรรมให้กับผู้จัดประชุมเท่านั้น ผลที่ตามมาคือคนเข้าประชุมเบื่อหน่าย เหม่อลอย คอยแต่พยักหน้า เสมือนหนึ่ง “อืม ฉันเข้าใจนะ” แต่ไม่ได้ตั้งใจอะไรที่จะประชุม
แม้การประชุมจะนับว่าเป็นวิธีการหนึ่งที่ช่วยให้เกิดการทำงานร่วมกันในองค์กร เป็นเวทีที่ทีมจะได้มาพูดคุย ปรึกษาหารือ สื่อสารและสรุปงานระหว่างกัน เคยมีการสำรวจขององค์กรวิจัยแรงงานเมื่อไม่นานมานี้พบว่าในแต่ละปี ประเทศสหรัฐอเมริกาเสียทรัพยากรจากการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพนับเป็นเงินได้มากถึงปีละ 1.3 ล้านล้านบาท จำนวนความสูญเสียที่อภิมหาศาลจากการประชุมแบบไร้ประสิทธิภาพเช่นนี้ เป็นเรื่องหนึ่งที่องค์กรทั้งหลายหนักใจไม่น้อย และพยายามควานหาสารพัดวิธีเพื่อจัดการให้การประชุมเกิดผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดีไปกว่าเดิม
Kuschell แนะนำไว้ไม่ให้เราจัดประชุมเพียงเพราะปกติแล้วเราต้องประชุมกันทุกสัปดาห์ หรือมีปกติที่จะจัดสัปดาห์ละครั้งโดยที่ไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน หรือไม่แน่ชัดว่าต้องการให้พิจารณาเรื่องใดเป็นพิเศษ ด้วยเพราะการประชุมแต่ละครั้งนั้น ต้องยอมรับว่าใช้เวลาและทรัพยากรไม้น้อยเลยทีเดียว โดยเฉพาะหากผู้เข้าร่วมประชุมเป็นผู้ใหญ่ที่ค่าตัวนับเป็นรายชั่วโมงได้หลายเงิน ย่อมมีค่าความสูญเสียทางอ้อมที่เรามักจะไม่ค่อยมองกันจำนวนมหาศาล
นอกจากนี้ อย่าจัดประชุมหากส่งอีเมล์ก็ได้ผล โดยสมมติว่าท่านจะจัดประชุมเพียงเพราะต้องการรู้ว่าใครมีรายชื่อในโครงการใหม่ที่ได้รับมอบหมายจากฝ่ายบริหารระดับสูงบ้าง หรือต้องการประชุมเพื่อสื่อสารข่าวสารบางอย่างเท่านั้น ท่านอาจจะสอบถามสมาชิกที่ตั้งใจจะเชิญเข้าประชุมได้ว่าควรจะใช้วิธีคุยกันอย่างไรดี หรือมีทางเลือกของการสื่อสารอื่นหรือเปล่า เช่นจะส่งอีเมล์แล้วตอบกันในกลุ่มอีเมล์ที่ set ไว้เลยดีมั้ย ไม่จำเป็นหรอกครับที่จะคุยกันสารพัดเรื่องในที่ประชุม
หากงานใดเราสามารถใช้โทรศัพท์พูดคุยกันได้ก็ไม่มีความจำเป็นอะไรที่ต้องจัดประชุม บางครั้งนั้น อีเมล์ที่เขียนกระชับรัดกุม และมีเนื้อหาของสารที่ต้องการสื่ออย่างครบถ้วนก็มีประสิทธิผลดีกว่าการนัดหมายมาประชุมกัน หากต้องการใช้อีเมล์เป็นช่องทางการหารือที่ได้ผลดีแล้ว ท่านควรต้องฝึกปรือให้ตัวเองมีทักษะในการตั้งคำถามหรือติดตามงานผ่านข้อความที่ท่านเขียนส่งออกไปให้ได้
(2) เตรียมการประชุมเป็นมั่นเหมาะ - การกำหนดระเบียบหรือกติกาพื้นฐานของการประชุมไว้ให้ดีแล้ว ผู้เข้าร่วมประชุมก็จะได้รับข้อมูลที่เพียงพอต่อการมาพูดคุยปรึกษาหารือ หรือนำเสนอความคิดเห็นต่อเรื่องที่นำเข้าสู่การประชุมอย่างตรงไปตรงมาได้ หากมีวาระการประชุมที่ชัดเจน จัดเตรียมเอกสารและส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ดูกันล่วงหน้า ก็ยิ่งจะทำให้การประชุมราบรื่นมากขึ้น
นอกจากนี้ การสร้างบรรยากาศของการประชุมที่ดี เตรียมอาหารว่างและเครื่องดื่มที่พอเหมาะ จัดการเริ่มต้นการประชุมและสิ้นสุดอย่างไรสาระและตรงเวลา พร้อมกับตรวจตราอุปกรณ์ที่จะต้องใช้ในการประชุมให้พร้อมสรรพ การประชุมย่อมได้ผลดีอย่างไม่ต้องสงสัย
ในเรื่องของการเตรียมวาระการประชุมนั้น แนะนำให้กำหนดโดยยึดเอาความสอดคล้องของกลยุทธ์ธุรกิจเป็นตัวตั้ง เพื่อสร้างความสนใจให้มากขึ้น หากจะมีเรื่องที่น่าตื่นเต้นที่คุยกันได้สนุกสนานแทรกขึ้นมาบ้าง และใช้เวลาไม่นานนัก ก็อาจจะช่วยให้ที่ประชุมครึกครื้นเริงร่าขึ้นมาได้ แถมอาจจะได้ไอเดียบรรเจิดติดไม้ติดมาจากห้องประชุมอีกต่างหาก ลองดูก็ไม่น่าจะเสียหายอะไรครับ
การเตรียมประชุมที่ดีนั้น ควรอย่างยิ่งที่จะมีสมาชิกในที่ประชุมที่ทำหน้าที่ช่วยสนับสนุนข้อมูล และคนที่มีส่วนช่วยในการตัดสินใจ แต่ในโลกของการประชุมจริงของหลายองค์กรพบว่า เวลาประชุมก็มักจะปิดปากเงียบ นั่งฟังว่าประธานการประชุมจะว่าอย่างไร แม้จะต้องตัดสินใจร่วมกันก็ไม่ค่อยอยากจะออกความเห็นมากนัก หากเป็นแบบนี้ สู้นัดประชุมกันน้อยคน แต่ทุกคนเกี่ยวข้องและช่วยตัดสินใจได้จะได้งานที่มีประสิทธิผลมากกว่า
นอกจากนี้ หัวหน้างานควรรู้จักที่จะปรับเปลี่ยนสไตล์ในการนำการประชุมให้สอดคล้องกับสถานการณ์เสมอ เช่น สร้างบรรยากาศและท่าทีที่ผ่อนคลายหากต้องการการพูดคุยอภิปรายอย่างกว้างขวางในการประชุมนั้น ขณะที่หากต้องการการตัดสินใจที่ชัดเจนรวดเร็วก็ควรพูดให้ตรงประเด็นและไม่ยืดเยื้อแม้ พร้อมกับจูงใจให้ผู้เข้าร่วมประชุมร่วมตัดสินใจในสิ่งหนึ่งสิ่งใดนั้น
(3) กำหนดเวลาสำหรับการประชุมอย่างเหมาะสม - ว่ากันแล้วการประชุมให้เสร็จเร็วกว่ากำหนดเวลา ย่อมดีกว่าประชุมแบบน้ำท่วมทุ่ง ซึ่งมักจะทำให้ใช้เวลายืดเยื้อไปมาก อย่างไรก็ดี การประชุมที่เป็นมืออาชีพ ควรจะได้เผื่อเวลาให้เลิกเร็วกว่าที่กำหนดไว้สักเล็กน้อย คนส่วนใหญ่ที่คุ้นเคยกับการประชุมแบบลากยาว ย่อมรู้สึกดีกับการประชุมที่ได้ผลแต่เลิกเร็วกว่ากำหนดแน่นอนครับ
กำหนดเวลาของการประชุมที่เหมาะสมนั้น สามารถควบคุมได้ด้วยการกำหนดหัวข้อและวาระของการประชุมให้ดี ยิ่งหัวข้อที่จะประชุมกันชัดเจนมากเท่าใด ก็จะยิ่งประชุมกันสั้นลงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะจะใช้สมาธิกับเรื่องที่จะประชุมได้ดีขึ้นโดยไม่แตกกระเจิง นอกจากนี้ ในการประชุมก็ไม่ควรใช้เวลานานเกินไป วาระละสัก 45 นาที ถึงหนึ่งชั่วโมงก็เพียงพอแล้ว
ผู้บริหารและหัวหน้างานจำนวนไม่น้อยเข้าใจผิดไปว่าไหน ๆ จะนัดประชุมกันได้ทั้งที ประชุมยาวกันไปทั้งวันเลยดีกว่า พึงตระหนักว่าการประชุมแบบลากยาวนั้น ถือว่าเป็นการ “อัด” หรือ “ยัดเยียด” กันมากเลย แม้คนที่เข้าร่วมประชุมจะไม่ติดธุระเรื่องใด แต่การนั่งประชุมนาน ๆ และประชุมกันหลายเรื่องหลายวาระ ก็ชวนให้สมาธิและได้ผลการประชุมที่ไม่ค่อยดีนัก จึงไม่ควรที่จะจัดเวลาและวาระเพื่อประชุมกันแบบลากยาว แต่หากหลีกเลี่ยงไม่ได้ ควรจะเว้นเวลาพักเป็นระยะ หรือสลับมาคุยกันเรื่องเบา ๆ เพื่อผ่อนคลาย หรือให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เปลี่ยนอิริยาบถบ้างด้วยการเสิร์ฟเครื่องดื่มหรือผลไม้เพื่อช่วยให้สมองสดใส ก็จะช่วยได้มากครับ
(4) เริ่มการประชุมตรงเวลา - การประชุมที่เริ่มต้นก็ไม่ตรงเวลา ไม่ว่าจะเพราะผู้เข้าร่วมประชุมมายังไม่ครบ หรือต่างก็ไม่ใส่ใจที่จะเข้าร่วมประชุมกันให้ตรงเวลาที่นัดไว้ ถือได้ว่าเป็นการประชุมที่ขาดประสิทธิผล แถมยังไร้วินัยอย่างที่ไม่น่าจะเป็น หลายองค์กรที่เคร่งครัดเรื่องการประชุมอย่างมาก ถือว่าการประชุมที่ตรงเวลาเป็นสิ่งที่แสดงความรับผิดชอบตามหน้าที่ได้ดี และไม่มีอะไรที่จะทำให้ผู้บริหารรู้สึกหงุดหงิดไปได้มากกว่าการประชุมที่บริหารเวลาไม่เข้าท่าเอาเสียเลย ผมยังมองว่า หากไม่สามารถจัดการเวลาของชีวิตการทำงาน (ซึ่งมีการประชุมเป็นส่วนประกอบ) ได้แล้ว จะหวังอะไรกับความรับผิดชอบเรื่องอื่นที่ซับซ้อนมากกว่า เช่นเรื่องงบประมาณ แผนงานหรือเรื่องการบริหารคน (People Management) ซึ่งเป็นเรื่องใหญ่และยากยิ่งกว่า
(5) เริ่มการประชุมด้วยการแจ้งวัตถุประสงค์ และสิ่งที่คาดหวังเสมอ - แม้ว่าเราจะแจ้งวาระการประชุมและส่งเอกสารประกอบการประชุมไปให้ผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้าแล้วก็ตาม แต่การชี้แจงถึงวัตถุประสงค์และสิ่งที่คาดหวังจากการประชุมอีกครั้งเมื่อเริ่มต้นประชุมก็จะช่วยย้ำให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ทราบถึงเป้าหมายหรือผลที่ต้องการจากการประชุมอย่างชัดเจนขึ้น โดยเฉพาะผู้เข้าร่วมประชุมหน้าใหม่ที่ไม่ค่อยมีเวลาอ่านเอกสารมาล่วงหน้า ก็จะได้ตามการประชุมได้เท่าทัน จากนั้นจึงดำเนินการประชุมไปตามวาระที่กำหนด
โปรดตระหนักเสมอว่าการประชุมที่ได้ผลลัพธ์อย่างคาดหวังนั้น ต้องเป็นการประชุมที่สมาชิกทุกคนรู้วัตถุประสงค์และจุดมุ่งหมายของสิ่งที่ต้องการจากการประชุม อีกทั้งนอกจากเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการประชุมที่ต้องมีแล้ว อย่าลืมหาจังหวะทำความเข้าใจให้สมาชิกที่เข้าประชุม มองเรื่องให้ตรงกันให้ได้ หากทำได้ ความพอใจของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับการประชุมจะเป็นผลพวงที่จะได้รับกลับมา
พร้อมกันนั้น หากจะให้ดี ก่อนการประชุมได้มีโอกาสแนะนำกันว่าสมาชิกแต่ละคนที่เข้าประชุมคือใครบ้างหรือเกี่ยวข้องกับหัวข้อของการประชุมวันนี้อย่างไร ผู้เข้าร่วมประชุมควรต้องระมัดระวังเรื่องใดบ้าง ก็จะช่วยให้ประชุมได้ราบรื่นมากขึ้นครับ
(6) กระตุ้นให้ทุกคนในทีมมีส่วนร่วม - หลายองค์กรมีกติกาของการประชุมว่า หากไม่มีอะไรที่จะพูดหรือแสดงความคิดเห็น (อย่างสมเหตุสมผล) ในที่ประชุมแล้ว ก็อย่าได้เสียเวลามาเข้าร่วม ยิ่งเป็นคนที่ไม่รู้เรื่องอะไรเกี่ยวกับการประชุม แม้จะได้รับมอบหมายจากตัวจริงที่จะต้องเข้าร่วมประชุม ก็ยิ่งไม่จำเป็นที่จะมาเข้าแทนแต่อย่างใด ซึ่งว่าไปก็เป็นแนวปฏิบัติที่ดี การประชุมที่ดี คือการประชุมที่ทุกคนได้มีโอกาสหารือกัน หากจะเข้าประชุมแล้วต้องมานั่งเฉย ๆ หรือดีที่สุดก็แค่พยักหน้า แต่หากจำเป็นที่จะต้องเข้าร่วมประชุมทั้งที่ไม่น่าจะต้องเข้าเลย ก็ขอให้แสดงออกซึ่งความสนใจในการประชุมด้วยการตอบรับและสอบถามบางเรื่องในเวลาที่เหมาะสม หากแสดงออกเช่นนี้ จะมีผลดีในแง่ที่ช่วยกระตุ้นเร้าให้คนอื่นอยากมีส่วนร่วมในการประชุมอีกต่างหาก
(7) จดบันทึกการประชุม - การประชุมแต่ละครั้งต้องมีคนที่ทำหน้าที่คอยจดบันทึกและจัดทำรายงานการประชุมอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร อันจะช่วยในทางหนึ่งมีคนที่คอยเผยแพร่รายงานการประชุมและติดตามผลการดำเนินงานใด ๆ ตามที่ที่ประชุมได้มอบหมายออกมาอีกด้วย
(8) ปิดการประชุมด้วยการสรุปสิ่งที่ต้องทำต่อไป - เมื่อจะปิดการประชุม ให้ทบทวนถึงผลการประชุมในครั้งนั้นว่า งานที่ต้องทำมีอะไรบ้าง พร้อมกับควรได้ทบทวนให้ชัดว่าใครในที่ประชุมได้รับมอบหมายให้ทำงานต่อในเรื่องใด มีกำหนดเวลารายงานความคืบหน้าอย่างไร และผ่านช่องทางใดบ้าง โดยเฉพาะในบางครั้งที่งานมอบหมายออกมามากมาย หากได้จัดลำดับความสำคัญของงานให้ดีแล้ว ความสำเร็จในงานก็จะไม่ไกลกว่าที่คาดไว้
จัดประชุมให้ได้ผลดีต้องมีเคล็ดลับครับ สำคัญที่สุดคือต้องลงไปจัดการประชุมเพื่อให้ได้อย่างที่ต้องการจะได้ โดยไม่ทึกทักเอาว่าประธานที่ประชุมจะกำกับทุกสิ่งให้ออกมาเป็นเลิศได้ หากแต่ (สมาชิก) ทุกคนที่เข้าร่วมประชุม หรือไล่ย้อนกลับไปจนถึงตัวผู้จัดการประชุมจะต้องคิดให้ดีเสียก่อน
อย่างไรก็ตาม ในแทบทุกการประชุมมักจะมีข้อติดขัดบางประการที่เกิดขึ้นจากมนุษย์เจ้าปัญหาจำพวกผีเจาะปาก พูดไม่หยุด พวกวิจารณ์ความคิดหรือข้อเสนอแนะของผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นเสียจนชวนให้หงุดหงิดไปตามกัน หรือพวกขัดคอไปเสียทุกเรื่องจนป่วนและปวดหัวใจระหว่างการประชุม ซึ่งหัวหน้าที่รับบทบาทผู้นำการประชุมจะต้องรับมือให้ได้ผล โดยผมมีคำแนะนำให้ท่านลองนำไปทำดูดังนี้ครับ
(1) เชิญคนที่ใช่เข้าร่วมประชุม – เป็นแนวทางป้องกันปัญหาป่วนการประชุมไว้ก่อนด้วยการเชิญเฉพาะผู้เข้าร่วมประชุมที่เหมาะสม (เหมาะจะเข้าร่วมประชุม) อย่างแท้จริง เพราะบ่อยครั้งที่เชิญหัวหน้าแต่ลูกน้องที่ไม่รู้เรื่องมาเข้าแทนเพราะหัวหน้าไม่ว่างกะทันหัน เมื่อไม่รู้รายละเอียดหรืออ่อนอาวุโสกว่าผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ลูกน้องที่ได้รับมอบหมายมาก็คงได้แต่นั่งฟังแบบรู้เรื่องบ้างไม่รู้เรื่องบ้างและนำสารไปบอกกับหัวหน้าตนเองต่อ จะให้ตัดสินใจเรื่องใดก็ยิ่งยากใหญ่เพราะไม่ใช่สถานะที่ตัวจะตัดสินใจได้ ซ้ำร้ายลูกน้องบางคนที่มาแทนเป็นพวกพูดเยอะ พูดแม้ตัวเองจะไม่รู้เรื่องจึงให้ข้อมูลมาแบบผิด ๆ ถูก ๆ ส่งผลให้การตัดสินใจจากการประชุมเพี้ยนผิดไปได้
(2) ส่งกำหนดการและหัวข้อการประชุม – พร้อมกับชี้แจงให้ทราบถึงวัตถุประสงค์และผลลัพธ์หรือสิ่งที่ต้องการจากการประชุมไปให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบเสียเลย ปัญหาประชุมแบบป่วนๆ ก็จะลดลงไปได้มากทีเดียวครับ
(3) ย้ำจุดเน้น – โดยย้ำเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหลายได้ทราบจุดเน้นของการประชุม จะได้ไม่อภิปรายพูดคุยแบบเถลไถลทำให้เสียเวลาไป หากมีผู้เข้าร่วมประชุมคนใดพูดวกไปวนมาก็ให้แจ้งไปว่าที่ประชุมจะคุยเรื่องใด หรือได้สรุปเรื่องนั้นไว้แล้วอย่างไรบ้าง
(4) นำเสนอความเห็นด้วยวิธีการใหม่ – เพื่อลดปัญหาประชุมแล้วป่วน ท่านอาจจะใช้วิธีการให้ผู้เข้าร่วมประชุมที่คาดว่าจะมีประเด็นให้ไอเดียลงในกระดาษแล้วส่งให้ท่าน หรือให้เขียนสิ่งที่อยากเขียนลงบน Flip Chart แทนการให้พูดนำเสนอ แนวทางนี้อาจจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกว่าไอเดียของเขาได้รับความสนใจและลดการกวนการประชุมลงไป
(5) กำหนดกติกาพื้นฐานเมื่อนำเสนอในที่ประชุม – เพื่อลดปัญหาพวกผีเจาะปากในที่ประชุม ควรตกลงกันในที่ประชุมตั้งแต่เริ่มต้นไปเลยว่าเวลาพูดของแต่ละคนจะกี่นาที หากปรากฎว่าผู้เข้าร่วมคนใดยังคงจ้อไม่หยุด ก็คงต้องหันไปใช้การปรามหรือการใช้กลุ่มกดดัน ด้วยการเตรียมกันกับผู้เข้าร่วมประชุมอีกคนคอยระงับอาการผีเจาะปาก แบบนี้ช่วยได้มากเลยนะครับ
เชื่อว่าท่านผู้อ่านจะเห็นด้วยเป็นอย่างยิ่งดังที่ Peter Drucker กูรูด้านการจัดการแห่งศตวรรษที่ 20 บอกเอาไว้ว่าผู้นำที่ดีนั้นจะต้องมีความสามารถในการนำประชุมให้ได้ผล ผมเองเชื่อมั่นว่าหากท่านได้นำข้อคิดทั้งหลายที่ผมเรียบเรียงมานำเสนอนี้ไปใช้ การประชุมของท่านก็จะได้งานและได้ใจแน่นอนครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น