ในชีวิตการทำงานแต่ละวันนั้นแสนยุ่ง มีเรื่องมากมายมาให้จัดการและแก้ไขปัญหา
มีหลายงานที่อาจจะพลาดจากกำหนดเวลาส่งมอบ
โดยเฉพาะหากจะต้องส่งสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าแล้วยิ่งเป็นเรื่องใหญ่
เพราะความผิดพลาดนี้มักจะนำมาซึ่งความไม่พึงพอใจของลูกค้า
และนั่นก็อาจจะเป็นโอกาสในการสูญเสียงานขององค์กร และงานของท่านต่อไปในอนาคต
เมื่อเกิดความล่าช้าหรือทำงานไม่ได้ตามกรอบเวลาขึ้น
สิ่งหนึ่งที่ท่านจะต้องทำก็คือการหาคำอธิบายที่แสดงถึงสาเหตุและสถานการณ์ทั้งหลายอันทำให้งานไม่เดินไปตามที่ควรจะเป็น
แต่การอธิบายคือการไล่เรียงสิ่งที่ผมว่าไปอย่างมีระบบ โดยต้องไม่เป็นการแก้ตัว (make excuse)
เพราะการแก้ไขตัวมักจะไม่ช่วยให้ท่านรักษาหน้าตนเองได้หรอกครับ
ซ้ำยังอาจจะทำให้เกิดความเสียหายกับงานเสียอีก
ผมเชื่อว่าคนทำงานและหัวหน้างานเข้าใจคำว่า
“ข้อแก้ตัว” และ “คำอธิบาย” แตกต่างกันไป
และมีมาตรวัดความเหมาะสมที่ตั้งไว้ในใจไม่เท่ากันอีกด้วย แต่สิ่งที่จริงแท้นั้นก็คือ คำแก้ตัว
เป็นเหมือนกับการก่อกองไฟไว้ย่างตัวเอง
และไม่เคยทำให้สิ่งที่ท่านเข้าใจว่าเป็นการอธิบายนั้น ถูกต้องหรือชอบธรรมขึ้นมาเลย
ผมมีคำแนะนำ 3 เรื่องที่เมื่อ
ท่านพูดออกมาเมื่อไร ใคร ๆ ก็มักเข้าใจว่า
“แก้ตัว” มาฝาก มาติดตามดูกันครับ
“ก็รถมันติดน่ะครับ/ค่ะ”
ท่านเคยโทษว่า
ที่ส่งงานช้าเพราะรถติดหรือเปล่า ? ฟังดูแล้วไม่ค่อยเข้าท่าเลย จริงมั๊ยครับ ?
เอาล่ะ เป็นไปได้ว่า การที่รถไฟ
รถเมล์ รถแท็กซี่จะติดนั้น เป็นเรื่องธรรมดา และว่ากันตามจริงในบ้านเรา
สถานการณ์รถติดมีมานานมากกว่า 20 ปีแล้ว
นานมากเสียจนมันไม่ได้เป็นข้ออ้างให้กับใครอีกต่อไป
ยกเว้นเสียแต่เป็นภาวะรถติดที่ท่านคาดหมายไม่ได้เลยจริง ๆ เช่น รถติดยาวสามชั่วโมงเพราะเกิดอุบัติเหตุ
ก็ยังเป็นสิ่งที่พอกล้อมแกล้มทำความเข้าใจได้
เมื่อเกิดปัญหาแบบนี้
สิ่งที่จะบ่งบอกถึงความจริงใจในการแก้ไขปัญหาของท่านมีอยู่สองอย่างคือ
การวางแผนเดินทางหรือส่งมอบงานไว้เสียล่วงหน้า และการแก้ไขสถานการณ์ฉุกเฉิน และที่สำคัญ ข้ออ้างเรื่องรถติด
ใช้ได้ไม่กี่ครั้ง เพราะหลังจากนั้นหัวหน้าและคนอื่นก็จะเข้าใจว่า
ท่านไม่แยแสใส่ใจ ขาดความรับผิดชอบอย่างที่ควรจะเป็น
หัวหน้างานของเราก็เป็นมนุษย์เช่นกันครับ
มีโอกาสที่จะผิดพลาดได้ ตกอยู่ในสถานการณ์หลายอย่างที่ทำให้งานติดขัดได้ไม่ต่างจากท่านมากนัก
แต่จุดที่ต่างอาจจะเป็นการใส่ใจเข้าไปแก้ไขปัญหาไม่ให้เกิดขึ้นในวันข้างหน้า
ในขณะที่คนทั่วไปอีกหลายคน พร้อมที่จะยกเอาข้ออ้างนึ้ขึ้นมาบอกเล่าให้ฟังอีก
ซึ่งมันไม่ได้ช่วยให้อะไรดีขึ้นเลยจริง ๆ
“ผม/ดิฉันก็รอให้
(หน่วยงาน)...........ส่งงานมาให้อยู่ เค้าช้า ก็เลยทำให้งานช้าไปด้วย”
เป็นไปได้ที่งานของท่านอาจจะล่าช้าเพราะต้องพึ่งพาคนอื่น เช่นต้องรอฝ่ายบัญชีส่งข้อมูลมาให้ ต้องรอให้ HR
แจ้งระเบียบการลงโทษทางวินัยมาเสียก่อน และดูเหมือนว่า เวลางานไม่เสร็จตามกำหนดเวลา
การอ้างโดยโทษคนอื่นนั้น เป็นอะไรที่ชอบกันทำเสมอๆ
แต่ก็ไม่เคยวางแผนที่จะรับมือกับเหตุการณ์แบบนี้ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตเลย
ผมอยากเตือนให้ทุกท่านเห็นตรงกันว่า
ในสถานการณ์แบบนี้ หากเราโทษว่าหน่วยงานอื่นส่งมอบงานมาที่เราช้า
เท่ากับเรากำลังโยนระเบิดไปให้อีกหน่วยงานอื่นโดยที่เขาอาจจะไม่มีโอกาสได้อธิบายเรื่องราวเลยก็ได้ ถามในมุมกลับ ท่านมั่นใจว่า
หัวหน้าเค้าจะเชื่อคำกล่าวอ้างหรือข้อแก้ตัวที่ท่านยกมาพูดมากน้อยเพียงใด
แต่เชื่อผมเถอะครับ จากประสบการณ์ที่เห็น ไม่เคยจบลงได้ด้วยดีซักเคสเลย
วิธีแก้ไขสถานการณ์ก็ง่าย ๆ และตรงไปตรงมาคือ
ท่านต้องบอกกับหัวหน้างานให้ทราบว่าท่านติดขัดในเรื่องใด
และต้องบอกเสียตั้งแต่เนิ่น ๆ
เพื่อไม่ให้ต้องลุกลี้ลุกลนไปแก้ไขสถานการณ์เมื่อจวนตัว การทำงานที่ต้องอาศัยหลายหน่วยงานช่วยกันทำนั้น เป็นเรื่องธรรมดาที่จะล่าช้าตรงจุดหนึ่งจุดใดในกระบวนการ ซึ่งเราไม่สามารถควบคุมได้
แต่ก็ไม่ใช่เรื่องที่ท่านจะต้องมานั่งนิ่งเฉยแบบไม่ใส่ใจว่ามันจะช้าเพราะใคร
หรือจะช้าเพราะอะไร พูดง่าย ๆ ก็คือ
ท่านจะต้องรายงานความคืบหน้าของงานให้หัวหน้าทราบเป็นระยะ และต้องเข้าไปแก้ไขสถานการณ์บางอย่างโดยไม่รอแต่หัวหน้าฝ่ายเดียว
เช่น ติดตามถาม และขอร้องกับฝ่ายบัญชีว่าจะเร่งเรื่องนี้ให้หน่อยได้หรือไม่
เพราะลูกค้าคอยคำตอบ เป็นต้น
และอย่างไรก็ตาม ความเป็นจริงมีอยู่ว่า เมื่อถูกตำหนิเรื่องงานช้า ท่านก็โดนตำหนิก่อนใคร
และยิ่งเป็นลูกค้าด้วยแล้ว ท่านโดนเต็ม ๆ แบบโทษใครไม่ได้เลยนะครับ
อย่าลืมว่า การโทษคนอื่นนั้น
เท่ากับท่านสร้างคนที่ไม่ใช่มิตรขึ้นมาอีกหนึ่งคน
หากท่านยังแคร์
การเข้าไปพูดคุยขอร้องให้หน่วยงานอื่นช่วยเร่งเรื่องอย่างมีศิลปะ
ก็จะเป็นสิ่งหนึ่งที่ท่านจะต้องทำเพิ่มขึ้น และท่านเองก็ไม่ต้องบากหน้าไปรับผิดชอบคนเดียว หากเกินมือที่ท่านจะขอร้อง
ก็ควรให้หัวหน้าหยิบยื่นมาเข้ามาช่วยเคลียร์ให้
เพียงแต่จะต้องไม่ปล่อยให้สถานการณ์สุกงอม เช่น
มาเร่งเอาข้อมูลให้ได้ภายในวันนี้พรุ่งนี้
ทั้งที่ก่อนหน้ามีเวลาเป็นเดือนที่จะติดตามงานกัน เชื่อเถอะครับว่า ต่างคนต่างก็มีเหตุผลสนับสนุนสาเหตุที่ตนเองทำงานล่าช้าทั้งนั้น
และต่างคนก็พร้อมเสมอที่จะโทษคนอื่นว่าเป็นต้นเหตุ หากเราตั้งหน้าตั้งตาจะโทษกัน
โดยไม่หันหน้าเข้าหากัน มันก็มีแต่ปะทะ
และสุดท้ายคนที่พังคือท่านเอง ไม่ใช่ใครอื่นเลย
ในทางหนึ่ง ท่านคงต้องพยายามสร้างความสัมพันธ์อันดีกับเพื่อนร่วมงานต่างหน่วย
ที่ต้องทำงานประสานข้อมูลกับท่าน
สัมพันธ์ภาพอันดีมักจะตามมาด้วยความเกรงใจและช่วยเหลือเออาทรกันเสมอ
นอกจากนี้ อย่าลืมกฎนิ้วหัวแม่มือ (Rule
of Thumb) ที่ว่า “การทำงานให้ได้ผล
จะต้องเริ่มจากการมีข้อข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของงานที่เพียงพอ
รวมทั้งการมีข้อมูลว่ามีโอกาสที่จะเกิดความล้าช้าของงานหรือไม่” หากทำได้ตามนี้ ก็จะยิ่งทำให้ท่านดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
“ก็
ผม/ดิฉันไม่รู้ว่าจะต้องทำอย่างไรนี่”
การเอ่ยคำขอโทษเช่นนี้ มีนัยยะที่แฝงไปด้วยการแก้ตัว
เพราะจะเกิดคำถามตามมาได้ว่า หากไม่รู้จริง ๆ ว่าจะต้องทำงานนี้อย่างไร
แล้วทำไมไม่ถามตั้งแต่ต้น หรือทำไปถามไปล่ะ
ดีกว่ามานั่งเดาสุ่มทำงานไปแล้วสุดท้ายผลลัพธ์ของงานที่ได้ออกมาก็มาเกิดประโยชน์อะไรเลย สู้ยอมรับตรง ๆ
เสียเลยตั้งแต่ต้นว่าท่านไม่รู้ตรงจุดใดบ้าง เช่นเอ่ยคำว่า
“งานนี้ควรจะเริ่มต้นอย่างไรครับหัวหน้า ?” แล้วค่อย ๆ
เรียนรู้และทำงานตามมอบหมายไปก็จะดูดีมากกว่า
ผมอยากย้ำอีกเช่นกันว่า ข้ออ้างแบบ
“ก็ไม่รู้ว่าจะต้องทำอย่างไร”
ดูเหมือนพูดง่าย แต่ผลกระทบนั้นรุนแรงเกินคาดเดา คำสั้น ๆ คำนี้
มีนัยยะที่บ่งชี้ถึงอนาคตความก้าวหน้าในอาชีพของท่านเลยทีเดียว ด้วยเพราะมันเป็นอะไรที่บ่งชี้ถึงความผิดพลาดมากกว่าจะอธิบายถึงข้อติดขัด
และอาจจะชี้เห็นถึงความเพิกเฉยไม่ใส่ใจที่จะจัดการกับปัญหาอุปสรรคที่เกิดขึ้นกับการทำงาน
ซึ่งนั่นก็คือ ความไม่ใส่ใจในงาน มีแต่เสียกับเสีย จริงมั๊ยครับ
วิธีการแก้ไขปัญหางานติดขัดจากที่ผมกล่าวถึงไปนั้นตรงไปตรงมาและง่ายนิดเดียว
ขอให้ท่านมองหาให้พบว่า อะไรคือสิ่งที่ทำให้งานที่ได้รับมอบหมายนั้นติดขัด
เป็นเพราะระเบียบขั้นตอนมากมาย
เป็นเพราะเพื่อนร่วมงานไม่ให้ความร่วมมือส่งมอบรายงานบางอย่างมาจึงทำต่อไม่ได้ เป็นเพราะว่าท่านไม่รู้ว่าจะต้องทำอย่างไร
หรือเพราะท่านไม่อยากจะทำงานนั้นกันแน่ เมื่อรู้แล้วว่าปัญหานั้นคืออะไร
ก็จงเริ่มต้นปรึกษาหารือกันกับเพื่อนร่วมงาน รุ่นพี่ที่ทำงานนั้นมาก่อน
หรือหากเดินต่อไม่ไหวจริง ๆ หัวหน้าก็ยังมีให้ช่วยแก้ไข เพียงแต่อย่านิ่งเฉยทำเป็น
“ทองไม่รู้ร้อน” เพราะไม่ได้ทำให้การทำงานเดินหน้าต่อไปได้อย่างที่อยากให้เป็น
และที่สำคัญนั้น
ในโอกาสหน้าที่ท่านผู้อ่านจะนำเสนอหรือส่งงานที่ได้รับมอบหมายให้กับกับหัวหน้า
ก็จงซื่อสัตย์ต่อตนเอง แล้วบอกกับเจ้านายไปเสียเลยว่า
ท่านพร้อมจะรับผิดชอบแก้ไขปรับปรุงงานให้ออกมาดีที่สุด
พร้อมกับควรขอคำแนะนำเพื่อปรับปรุงงานมาด้วย
โปรดอย่าได้ลังเลที่จะถามหรือขอคำเสนอแนะหัวหน้านะครับ ผมเชื่อว่า
หัวหน้าก็ทราบดีอยู่แล้วว่าท่านจะไม่รู้วิธีการที่จะทำงานอะไรไปเสียทุกเรื่องหรอก
เพียงแต่อาจจะอยากดูว่า
ท่านที่ความมุ่งมั่นตั้งใจจริงที่จะทำงานให้ลุล่วงมากน้อยเพียงใด
บางทีการขอคำแนะนำ อาจจะมีประโยชน์นำไปใช้กับการทำงานบางอย่างแล้วราบรื่นไม่ติดขัด
หรือช่วยให้เกิดการริเริ่มงานใหม่ ๆ กับสิ่งที่ท่านกำลังทำอยู่ก็ได้ อย่างน้อยก็มีคนที่ร่วมรับผิดชอบกับท่านอีกหนึ่งคน
และการเรียนรู้จากคนที่มีประสบการณ์ทำงานมากกว่า อย่างเช่น หัวหน้างานของท่านเอง
ไม่มีสิ่งใดเลยที่จะเสียหาย หรือเสียเวลาเปล่า
ความแตกต่างระหว่างการอธิบายตนเอง
กับการแก้ตัวนั้น ว่ากันตามจริงก็แบ่งกันได้ไม่ค่อยชัดเจน (grey area) แต่เพื่อแสดงให้เห็นถึงความตั้งใจอันดีในการอธิบายความเป็นไปที่ทำให้ไม่อาจทำเรื่องหนึ่งเรื่องใดได้ตามนั้น
ท่านควรที่จะหันกลับไปปรับปรุงพฤติกรรมการทำงานมากกว่าที่จะให้เกิดการอธิบายครั้งที่สองและครั้งที่สามในภายหน้า
เพราะการอธิบายด้วยสาเหตุเดียวกันครั้งนี้ มักจะถูกมองว่าเป็นการแก้ตัวไปเสียเลย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น