ในหนังสือเรื่อง “How to Be An Even Better Manager: A Complete A-Z Proven Techniques and Essential Skills” Michael Armstrong ได้แนะนำถึงสิ่งที่ควรและไม่ควรปฏิบัติในการประชุมไว้ดังนี้
สิ่งที่ควรปฏิบัติในการประชุม
o ใช้การประชุมเพื่อแสวงหาข้อมูลสารสนเทศหรือตัดสินใจในเรื่องที่ยากจะดำเนินการได้เพียงลำพัง
o ตั้งคณะกรรมการ/คณะทำงานเฉพาะที่เห็นว่าจำเป็นต้องรวบรวมผู้คนที่มีประสบการณ์และพื้นฐานแตกต่างกันเพื่อให้ได้หลากหลายมุมมองเพื่อตัดสินใจในเรื่องหนึ่งใดนั้น และควรใช้คณะกรรมการ/คณะทำงานสำหรับงานที่สำคัญ ๆ เช่นการพัฒนานโยบาย การประสานงานตัดสินใจ
o ตั้งประธานที่ประชุมเพื่อให้เป็นผู้ทำหน้าที่ควบคุมดำเนินการประชุม
o แนะกับคณะกรรมการ/คณะทำงานให้ทราบถึงอำนาจดำเนินการประชุม พร้อมกับบอกให้ชัดเจนว่าต้องการการรายงานในเรื่องใดบ้างจากการประชุม
สิ่งที่ไม่ควรปฏิบัติในการประชุม
o ใช้วิธีการประชุมหากบุคคลหนึ่งบุคคลใดก็สามารถดำเนินการเรื่องนั้น ๆ ได้
o ไม่ควรตั้งคณะกรรมการ/คณะทำงานหากบุคคลหนึ่งใดนั้นก็มีขีดความสามารถในการทำงานได้อยู่แล้ว
o ใช้คณะกรรมการ/คณะทำงานชุดย่อยให้ทำแทนเสียทุกเรื่อง
o ใช้คณะกรรมการ/คณะทำงานชุดย่อยทำงานที่ต้องการความรวดเร็วในการตัดสินใจ
o ใช้หรือกำหนดองค์ประกอบของคณะกรรมการ/คณะทำงานที่มีขนาดใหญ่เกินไป เช่นจำนวนเกินกว่า 10 คน ซึ่งมักจะยุ่งยากในการนัดหมายประชุม และการหาข้อสรุปที่เห็นพ้องต้องกัน เป็นต้น
o จัดประชุมโดยไม่จำเป็น หรือกำหนดการประชุมไว้ชัดเจนเช่นทุกวันศุกร์สัปดาห์สุดท้ายของเดือนแต่ไม่มีอะไรที่จะหารือกันในที่ประชุม
หากหัวหน้างานต้องการประชุมให้เกิดประสิทธิผล ในฐานะที่ต้องริเริ่มและบริหารจัดการการประชุม หัวหน้างานควรต้องดำเนินการดังต่อไปนี้
ก. ก่อนประชุม (Prior to the Meeting)
ควรต้องมั่นใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจวัตถุประสงค์ เป้าหมายและได้รับการสรุปย่อถึงสิ่งที่ต้องการพูดคุยในการประชุมมาล่วงหน้าแล้ว การที่จะให้เกิดผลเช่นนี้ หัวหน้างานควรต้องกำหนดวาระการประชุมพร้อมทั้งสรุปเรื่องที่จะต้องนำเสนอในแต่ละวาระไว้ตามตามลำดับเหตุและผลให้เรียบร้อย การเตรียมประชุมเช่นนี้จะช่วยให้ประหยัดเวลาลงได้มาก
ข. ระหว่างประชุม (During the Meeting)
o เริ่มต้นจากการกล่าวถึงที่มาและวัตถุประสงค์ของการประชุม พร้อมกับกำหนดกรอบเวลาที่ตั้งใจว่าจะต้องใช้ในการประชุม
o ประชุมตามลำดับวาระ และพยายามให้มั่นใจว่าได้ข้อสรุปที่ชัดเจนในแต่ละวาระแล้ว และข้อสรุปนั้นได้รับการบันทึกไว้เป็นอย่างดี
o อภิปรายในแต่ละวาระด้วยการสรุปย่อและนำเสนอให้เห็นภาพ จากนั้นควรพยายามสอบถามด้วยความคำถามปลายเปิดเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้นำเสนอความคิดเห็นในเรื่องหนึ่งใดนั้นออกมา พร้อมกับสิ่งที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะส่งมอบออกมา พร้อมกับควรระมัดระวังมิให้มีผู้เข้าร่วมประชุมคนหนึ่งใดครอบงำความคิดของผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น
o เปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมคิดเห็นแตกต่างกันได้ แต่ระมัดระวังมิให้เกิดการกระทบกระทั่งกันระหว่างการประชุม
o นำผู้เข้าร่วมประชุมกลับเข้าเรื่องหากพบว่าเริ่มที่จะคุยกันนอกเรื่องไป หรือผู้เข้าร่วมประชุมเอาแต่พูด (too much talk) ควรเตือนผู้เข้าร่วมประชุมว่าการประชุมต้องการความคืบหน้า
o สรุปสิ่งที่ได้หรือผลจากการประชุมเป็นระยะทั้งนี้เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เข้าใจตรงกัน อันเป็นการตรวจสอบสิ่งที่เห็นพ้องต้องกันและสร้างความเข้าใจที่ตรงกัน
o สรุปให้ชัดเจนว่าผู้เข้าร่วมประชุมคนใดได้รับมอบหมายเรื่องใดจากที่ประชุม และเรื่องที่มอบหมายไปนั้นมีกำหนดเวลารายงานความคืบหน้าหรือส่งมอบผลงานเมื่อใด
เดี๋ยวมาต่อกันในตอนหน้า (ตอนจบแล้วครับ)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น