วางแผนสัมภาษณ์และคัดเลือกคนให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด

เวลาที่ท่านเลือกผู้สมัครงานคนหนึ่งคนใดเข้ามาทำงานในตำแหน่งงานว่าง  ท่านดูข้อมูลในประวัติย่อ (resume)  ที่ประทับจิตประทับใจ ซึ่งก็มักจะเป็นสิ่งที่จัดเตรียมขึ้นมาอย่างมืออาชีพ และสอนกันได้  หรือท่านดูจากสรุปผลงานของผู้สมัครงาน (candidate’s performance) ที่ผู้สมัครงานเล่าให้ฟังในระหว่างการสัมภาษณ์ใช้หรือไม่ครับ ? ข้อความที่ผมว่าไปนี้ ไม่ใช่เรื่องแปลก และผมเชื่อว่าท่านทั้งหลายที่ทำงานสรรหาก็คงคุ้นเคยกันดี แต่ที่ว่าไปนี้ ไม่ได้ช่วยให้การสัมภาษณ์และคัดเลือกได้ผลดีเท่าไรหรอกครับ  ในแนวปฏิบัติที่ดีนั้น  มีวิธีการ เทคนิคและขั้นตอนที่จะทำให้งานสรรหาได้ผลดีมีประสิทธิภาพมากขึ้น เรามาลองดูกันนะครับ

กับประเด็นที่ผมว่าไป Peter Gilbert  แนะนำไว้ในหนังสือเรื่อง “The Most Common Hiring Mistakes - and How to Prevent Them”  ว่า ความแม่นยำของการสรรหา ที่ได้รับการจัดเตรียมและออกแบบมาอย่างเป็นระบบนั้น นอกจากจะช่วยให้ต้นหาผู้สมัครงานที่เป็นคนที่องค์กรอยากจะได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ยังช่วยพยากรณ์ผลการปฏิบัติงานของคนทำงานที่คัดเลือกเข้ามาทำงานได้เป็นอย่างดีเลยทีเดียว เมื่อเป็นอย่างนี้แล้ว การสรรหาและคัดเลือกก็จะปล่อยให้ทำกันตามมีตามเกิดคงไม่ได้ ท่านเห็นด้วยมั๊ยครับ ?

แล้วแบบไหนล่ะคือการสรรหาและคัดเลือกเพื่อให้ได้คนทำงานที่อยากได้ ผมขอแนะนำให้ท่านที่ทำงาน recruit ทั้งหลาย ลองทำแบบตรวจสอบการวางแผนงานสรรหา หรือ “Recruiting Planning Meeting Checklist”  เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นดังนี้ครับ...

·       กำหนดให้ชัดว่าองค์กร และหน่วยงานต้นสังกัด มีความจำเป็นอย่างยิ่งยวดที่จะต้องใช้คนทำงาน จากนั้น หากตำแหน่งงานใดไม่เคยมีข้อมูลเกี่ยวกับคุณสมบัติตามตำแหน่งงานมาก่อน จึงจัดทำแบบกำหนดคุณสมบัติตามตำแหน่งงาน (Job Specification-JS) ซึ่งก็อย่าลืมว่าท่านจะต้องวิเคราะห์งาน (Job Analysis-JA)  และแบบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description-JD) จากนั้นจึงทำแผนงานสรรหาตำแหน่งงาน ซึ่ง HR คงต้องมาร่วมกับทางผู้บังคับบัญชาที่ต้องการคนทำงาน (Hiring Manager) บางองค์กร HR ก็จะพูดคุยกับพนักงานในหน่วยงานที่ต้องการกำลังคน เพื่อให้รู้ว่าในมุมของความต้องการของคนทำงาน เค้าอยากได้เพื่อนร่วมงานอย่างไร ซึ่งอาจจะเป็นรายละเอียดที่ต่างไปบ้างจากแบบกำหนดหน้าที่งาน (JD) และคุณสมบัติของตำแหน่งงานที่กำหนดไว้ (ซึ่งหัวหน้างานมักจะกำหนดมากกว่าที่จะเป็นผู้ปฏิบัติงานมาช่วยระดมความเห็น) ผมเชื่อว่า หากทีมสรรหามีข้อมูลเหล่านี้ แม้จะต้องทำงานเพิ่มเติมอีกสักเล็กน้อย แต่จะช่วยให้ได้คุณค่าของงานสูงกว่าที่เคยเป็นเคยทำกันมาเลยล่ะครับ

·       ใช้ JS เพื่อคัดกรองผู้สมัครงานที่สมัครงานเข้ามา ด้วยการตรวจสอบข้อมูลประวัติการศึกษา ประสบการณ์การทำงาน และคุณลักษณะส่วนตัวอย่างอื่นเท่าที่พบเห็นในใบสมัครงานหรือประวัติย่อที่ผู้สมัครงานส่งเข้ามา  การคัดกรองคุณสมบัติผู้สมัครงานนี้ เรามักจะพบเสมอว่า ผู้สมัครงานหลายคน มีประสบการณ์ทำงานในตำแหน่งอื่นที่มีเนื้อหาตรงกับที่ JS ของตำแหน่งงานระบุ แต่ไฉนเลยเรียกชื่อตำแหน่งต่างกันมากมาย จากนั้น recruit ก็ต้องให้คะแนนผู้สมัครงานตามเกณฑ์เพื่อเปรียบเทียบว่าใครมีคุณสมบัติตรงตาม JS มากที่สุด

·       จากขั้นตอนก่อนหน้า recruit ก็จะได้ลำดับงานที่จะต้องทำอะไรก่อนหลังแล้วครับ ข้อมูลที่ว่าจะช่วยให้ท่านจัดการเรื่องการประชาสัมพันธ์ตำแหน่งงานว่างในช่องทางสรรหาต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในกรณีที่ผู้สมัครงานเข้ามีมีมาก ในแนวปฏิบัติของหลายองค์กร ก็จะจัดทำ pool ของผู้สมัครงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่ง (แต่ไม่ใช่กลุ่มที่เป็นผู้สมัครงานที่จะคัดเลือกเข้ารอบสัมภาษณ์ต่อไป)

·       ท่านควรต้องกำหนดให้ชัดเจนว่า ใครจะเป็นคนที่ทำหน้าที่สัมภาษณ์ผู้สมัครงานที่ได้รับคัดเลือกเข้ารอบและคุณสมบัติใดที่จะมีการประเมิน ไม่ว่าจะเป็นคุณวุฒิการศึกษา ทักษะทางเทคนิค ความเข้ากันได้กับคุณค่าหรือวัฒนธรรมองค์กร  การมุ่งเน้นลูกค้า  การมีจิตใจให้บริการ และอื่นใดก็ตามที่ต้องการสำหรับตำแหน่งนั้น

·       เลือกคำถามเพื่อสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์เพื่อสกรีนคุณสมบัติผู้สมัครงาน สำหรับทั้ง HR recruiter และ/หรือผู้สัมภาษณ์จากต้นสังกัดได้ใช้

·       กำหนดหัวข้อและคำถามที่จะใช้ในการสัมภาษณ์ผู้สมัครงานตามตำแหน่ง เพื่อให้ HR recruiter และ/หรือผู้สัมภาษณ์จากต้นสังกัดใช้สัมภาษณ์ ซึ่งโดยมากแล้ว คำถามสัมภาษณ์ที่จะเตรียมนี้ก็มักจะเป็นคำถามแบบอิงพฤติกรรม คำถามสัมภาษณ์แบบนี้  เราจะต้องออกแบบคำถามเพื่อให้สะท้อนถึงการแก้ไขหรือรับมือกับปัญหาหรือสถานการณ์ตามบทบาทที่ต้องการเห็นจากตำแหน่งหรือหน้าที่งานของตำแหน่งนั้น  ซึ่งอาจจะรวมไปถึงการให้ผู้สมัครงานได้เล่าถึงการปรับปรุงกระบวนการทำงาน ข้อมูลที่ได้จากแต่ละคำถามสัมภาษณ์นี้  ผมเห็นว่าควรจะต้องช่วยให้ผู้สัมภาษณ์สามารถประเมินผู้สมัครงานว่าเข้ากันได้กับค่านิยมและวัฒนธรรมองค์กรหรือไม่  เป็นไปตามขีดความสามารถทางเทคนิคหรือเปล่า ประสบการณ์ตรงกับที่อยากได้เพียงใด   มีความสามารถในการสื่อสาร  และทำงานกับคนอื่นได้มีประสิทธิผลเพียงใด เป็นต้น  สิ่งเหล่านี้ล่ะครับ คือเรื่องสำคัญทั้งหลายทั้งปวงที่ท่านอยากจะได้ใช่มั๊ยครับ ?

·       ต้องตัดสินใจให้แน่ชัดว่า จะมีการทดสอบใดหรือไม่เพื่อช่วยให้รู้ว่าผู้สมัครงานคนใดมีคุณสมบัติตรงตามที่ต้องการ บางองค์กร มีแบบทดสอบการเขียน (Writing Test) เพื่อประเมินทักษะการสื่อสารและการแก้ไขปัญหากับผู้สมัครงานที่ทำหน้าที่ให้บริการลูกค้า โดยในแบบทดสอบอาจจะยกตัวอย่างสถานการณ์ขึ้นมา บางตำแหน่งงานก็อาจจะทดสอบทางจิตวิทยา (Psychometric Test) เพื่อประเมินสมรรถนะที่ค่อนข้างเป็นนามธรรม การทดสอบไม่ว่าจะด้วยเครื่องมือใดล้วนมีต้นทุนทั้งนั้นครับ recruit ทั้งหลาย ต้องมั่นใจให้ได้ว่า แบบทดสอบที่เลือกใช้นั้น ช่วยให้ได้คนที่อยากได้จริง ๆ ซึ่งไม่ง่ายเลยนะครับ

·       หากจะให้ดี ในตอนท้ายของการสัมภาษณ์ผมขอแนะนำให้ท่านทั้งหลาย กำหนดคำถามทิ้งท้ายเพื่อใช้ถามกับผู้สมัครงานแต่ละคน ก่อนที่จะตัดสินใจคัดเลือกในกระบวนการสุดท้าย (candidate post-interview assessment) และอย่าลืมที่จะทำแบบตรวจสอบ (checklist) เพื่อไว้ใช้ให้คะแนนสำหรับผู้สมัครงานแต่ละคนด้วย จะได้ตัดสินใจได้ตรงไปตรงมาและตอบโจทย์ที่ต้องการมากขึ้น

ผมเชื่อจากประสบการณ์ตรงในการทำงานที่ผ่านมาว่า บรรดากิจกรรมของการสรรหาที่ดี จะช่วยให้เราสามารถเลือกผู้สมัครงานที่ตรงตามความต้องการขององค์กรได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าทำอะไรก็ตามเท่าที่คุ้นเคยกันมาเท่านั้น และย่อมไม่ยากนักที่ท่านจะพัฒนาและผลักดันให้พนักงานกลุ่มนี้ สร้างสรรค์ผลงานที่ดีให้แก่หน่วยงานและองค์กรตามที่คาดหวัง  อันจะส่งผลดีไปยังประสิทธิผลขององค์กรในท้ายที่สุด