ปัญหาคืออะไร....
ปัญหา
โดยทั่วไปก็คือ ข้อสงสัย คำถามเกี่ยวกับเรื่องราว สถานการณ์
หรือบุคคลที่ทำให้เกิดความสับสน ยุ่งยาก
ข้อที่ต้องพิจารณาเพื่อแก้ไข หรือเป็นเหตุการณ์ที่ก่อให้เกิดปัญหา
เป็นอุปสรรคต่อการทำงาน ซึ่งขัดขวางมิให้งานบรรลุเป้าหมายตามที่วางไว้
แล้วทักษะในการแก้ไขปัญหาคืออะไรล่ะ....
ทักษะในการแก้ปัญหา
ในมุมมองของนักทฤษฎีสรุปได้ว่าเป็นกระบวนการทางสมองที่ซับซ้อน
โดยเกี่ยวข้องกับการจินตนาการ การจัดกระบวนการคิดเพื่อการกระทำ รวมไปถึงการรวบรวมความคิด
และกระบวนการเพื่อแก้ไขปัญหานั้น
ซึ่งในส่วนของกระบวนการแก้ไขปัญหานั้น
ผู้รู้หลายท่านเห็นพ้องกันว่าประกอบด้วย 7
ขั้นตอนสำคัญดังต่อไปนี้
ขั้นแรก ทำความเข้าใจสถานการณ์ โดยอาศัยข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น มีการรวบรวม จัดระเบียบ
หาความสัมพันธ์เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง
ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการดำเนินงานแก้ปัญหาขั้นตอนต่อไป
ขั้นที่สอง กำหนดปัญหาให้ถูกต้องและชัดเจน
โดยอาจจะใช้วิธีการเล่าเรื่อง หรือการเขียนบรรยายสภาพปัญหาด้วยถ้อยคำสั้น ๆ
ที่สื่อสารอย่างตรงประเด็น ได้ใจความ
จากนั้นจึงระบุเป้าหมายของสภาพการณ์ที่เราอยากให้เกิดขึ้น
ภายหลังจากที่ได้แก้ไขปัญหานั้นไปแล้ว
ขั้นที่สาม วิเคราะห์สาเหตุที่สำคัญ
โดยอาจจะใช้วิธีการต่าง ๆ ประกอบไปด้วย การตรวจหาสาเหตุ
การเลือกสาเหตุที่สำคัญที่นำมาสู่ปัญหานั้น และการระบุสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา
ขั้นที่สี่ หาวิธีการแก้ไขปัญหาที่เป็นไปได้
ในขั้นตอนนี้
นักแก้ปัญหาจะต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์ในการแก้ไขปัญหาให้ได้มากที่สุด
จากนั้น จึงวิเคราะห์ความเป็นไปได้และลดจำนวนวิธีการแก้ไขปัญหาจนคาดว่าจะเหลือวิธีที่เกิดประสิทธิผลมากที่สุด
เทคนิควิธีที่ใช้ในการแก้ไขปัญหาที่ได้ผลดีนั้นมีหลายวิธี ได้แก่
การทำแผนภูมิความคิดหรือ Mind
Mapping การระดมสมอง (Brain Storming) หรือการใช้เทคนิคเดลฟายแบบปรับปรุง
(Modified Delphi Technique)
ขั้นที่ห้า
เลือกวิธีการแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุด จากบรรดาทางเลือกวิธีการแก้ไขปัญหาที่มี
โดยทำการเปรียบเทียบทางเลือกของการแก้ไขปัญหาทั้งหมดตามเกณฑ์ที่ได้กำหนดไว้
ประเมินและเลือกทางเลือกที่เรียกว่า Optimal ที่สุด
ขั้นที่หก
วางแผนการปฏิบัติ
ซึ่งจะต้องมีการกำหนดๆไว้ก่อนว่าจะต้องทำอะไรบ้าง ใครจะเป็นผู้ที่รับผิดชอบงานใด
หรือกระบวนการทำงานใด
แต่ละขั้นตอนมีกระบวนการในการทำงาน รวมทั้งมีค่าใช้จ่ายอย่างไรบ้าง
และเป็นจำนวนเท่าใด
ขั้นที่เจ็ด
ติดตามประเมินผล
หมั่นคอยตรวจสอบความคืบหน้าของการทำงานที่ได้วางแผนและปฏิบัติงานไปตามนั้นอยู่อย่างสม่ำเสมอ
เพื่อที่จะได้ทราบว่ามีปัญหาและอุปสรรคใดที่เกิดขึ้นจากการทำงานหรือไม่ งานสำรเจลงได้ตามเป้าหมายที่ Plan ไว้หรือเปล่า
รวมทั้งการทบทวนว่าปัญหานั้นแก้ไขไปได้โดยสิ้นเชิงแล้วหรือยังอาจจะย้อนกลับมาอีกหรือไม่
Edward De Bono ผู้เชี่ยวชาญด้านการวางกลยุทธ์ในการแก้ไขปัญหา
ได้เสนอแนวคิดไว้ที่เรียกว่าเป็นยุทธศาสตร์กระบวนการแก้ไขปัญหาสรุปได้ 5 ขั้นตอน สรุปได้คือ
ขั้นแรก การยอมรับ – นักแก้ปัญหาต้องยอมรับในสถานการณ์
แล้วจึงกำหนดขั้นตอนในการแก้ไขปัญหาขึ้น
ขั้นที่สอง
การวิเคราะห์ –
ว่าไปแล้ว ก็คือ การแยกแยะสถานการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นเป็นส่วน ๆ
โดยแบ่งแยกออกเป็นปัญหาเดิม และปัญหาใหม่ที่เกิดขึ้น
โดยการมองให้ลึกในสถานการณ์นั้น
ขั้นที่สาม
การเปรียบเทียบ –
เป็นการเปรียบเทียบสถานการณ์ใหม่กับสถานการณ์เก่าที่มีความคุ้นเคย
เพื่อค้นหาว่าความรู้ในเรื่องหนึ่ง ๆ
สามารถถ่ายทอดไปสู่อีกเรื่องหนึ่งได้
โดยมีลักษณะเป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยความพยายามและการฝึกฝนเป็นอย่างดี
เพื่อดึงเอาความเหมือนกัน ความแตกต่างกันของสถานการณ์ที่กำหนด
และสถานการณ์ที่มีอยู่
ขั้นที่สี่ การคัดเลือกและการตัดสินใจ -
เป็นการคัดเลือกและตัดสินใจว่าลักษณะของสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจะใช้วิธีการแก้ไขปัญหาอย่างไรจึงจะเหมาะสม ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว
เราจะผสมผสานเอาทักษะและวิธีการในการแก้ไขปัญหาที่หลากหลายเข้าไปเพื่อใช้ในการแก้ไขปัญหาอย่างใดอย่างหนึ่ง
และจะยิ่งต้องอาศัยทักษะที่ซับซ้อนจากกลุ่มเมื่อต้องเผชิญกับปัญหาที่มีความยุ่งเหยิง
หรือมีความเกี่ยวพันกับหน้าที่งานมากมาย
นักแก้ปัญหาจึงจะต้องพิจารณาว่า ทักษะในการแก้ไขปัญหาที่แยกย่อยออกตามแต่ละเรื่องหรือสาเหตุของปัญหานั้นเป็นอย่างไร รวมทั้งจะสามารถบูรณาการปัญหาเพื่อแก้ไขแบบ comprehensive ได้อย่างไร
ขั้นที่ห้า การสร้างทางเลือกที่ชัดเจน -
เป็นกระบวนการของการสร้างแนวคิดใหม่
เพื่อที่จะหารูปแบบในการแก้ไขปัญหาหรือมองทิศทางของปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น แม้จะมีการแก้ไขปัญหาและได้ผลในระดับหนึ่งหรือทั้งหมดแล้วก็ตาม
ข้อสำคัญประการหนึ่งที่
เดอ โบโน
เตือนสตินักแก้ปัญหาไว้คือ
การแก้ไขปัญหาที่ดีนั้น
ต้องหลีกเลี่ยงการยึดติดกับวิธีการตายตัวที่เชื่อว่าจะนำไปสู่การแก้ปัญหานั้น
หากแต่ควรจะต้องคิดว่า การแก้ปัญหาหนึ่งมักมีทางเลือกที่สามารถใช้ได้มากกว่าหนึ่งทาง และจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมองว่า
ทางเลือกใดเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดทั้งในแง่ขอความคุ้มค่าต่อค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น และคุณค่าต่อองค์การ แต่กระนั้น
การที่จะให้ผู้แก้ปัญหา คิดหาทางเลือกที่หลากหลายและนำมาใช้นั้น ว่าไปแล้วก็ไม่ใช่เรื่องง่ายครับ
จำเป็นที่จะต้องอาศัยการฝึกอบรมและการเรียนรู้ด้วยตนเองและเรียนรู้จากประสบการณ์ที่เกิดขึ้นควบคู่กันไป
คราวนี้ ผมจะขอนำเสนอคุณลักษณะของการเป็นนักแก้ปัญหาจากการรวมรวมแนวคิดข้อเสนอของผู้รู้ทั้งชาวไทยและชาวต่างประเทศหลายท่าน
สรุปได้ว่า นักแก้ปัญหานั้น
โดยทั่วไป
จะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถในการแก้ไขปัญหาเพื่อให้เกิดเป็นผลสำเร็จ
ซึ่งการที่จะทราบว่า คุณลักษณะของคนอย่างไรที่จะเป็นนักแก้ปัญหาที่ดี
เราอาจจะพิจารณาย้อนกลับไปหาความหมายของนักแก้ปัญหาเสียก่อน
นักแก้ปัญหา
กล่าวอย่างสังเขปที่สุดจากความเห็นของ Sutherland ได้ว่าก็คือคนที่มีความเชี่ยวชาญและใช้เวลาส่วนใหญ่ในการพินิจพิเคราะห์ข้อมูลสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับปัญหา
และขณะเดียวกันเขาเองก็รวบรวมข้อมูลส่วนใหญ่ที่มีความสัมพันธ์กันเข้าไว้ด้วยกัน
พร้อมกับนำมาจัดจำแนกประเภทของปัญหาออกเป็นหมวดหมู่
จากนั้นจึงแยกย่อยปัญหาที่จำแนกนั้นออกเป็นประเด็นเพื่อสืบสาวไปหาสาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้น
นักแก้ปัญหาที่มีความเชี่ยวชาญ
จะเป็นผู้ที่สามารถนำเสนอกระบวนการแก้ปัญหา
โดยการเชื่อมโยงความคิดของเขาเข้ากับกระบวนการแก้ไขปัญหาอย่างรวบยอด
ประกอบกับการใช้ข้อมูลสารสนเทศเกี่ยวกับปัญหาอย่างเป็นเหตุเป็นผล
ความสามารถในการวิเคราะห์สารสนเทศหรือข้อมูลที่เกี่ยวกับปัญหานี้เอง
จัดได้ว่าเป็นวิจารณญาณของนักแก้ปัญหานั้น ซึ่งแน่นอนว่า นักแก้ปัญหาเอง
ก็จะต้องมีพื้นฐานเป็นที่สามารถใช้สติปัญญา พร้อมกับความเชี่ยวชาญที่มีอยู่จากประสบการณ์
และจากการศึกษาเล่าเรียนที่ผ่านมาอย่างเหมาะสม
และในทางหนึ่งก็ต้องผสมผสานเข้ากับความรู้และเทคนิควิธีการใหม่
ที่สามารถหรือเชื่อว่าจะนำมาใช้ในการแก้ไขปัญหาได้อย่างครอบคลุมเป็นรูปธรรม
จากนัยนี้เอง
ผู้อ่านทุกท่านจะเห็นได้ว่า คุณลักษณะประการสำคัญข้อหนึ่งของนักแก้ปัญหาก็คือ
การเป็นผู้ที่พัฒนาตนเองอย่างต่อเนื่อง รู้จักเรียนรู้อย่างไม่หยุดนิ่ง
รับรู้และรับฟังความคิดเห็นที่แตกต่างหลากหลาย พร้อมกับนำมาวิเคราะห์สังเคราะห์
จัดระบบความคิดเห็น และเชื่อมโยงเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องได้อย่างสมเหตุสมผล
สามารถกำหนดการแก้ไขปัญหาหรือการดำเนินการใดเพื่อเกี่ยวข้องกับการแก้ไขปัญหา
ได้ตามเป้าหมาย วิสัยทัศน์ของการแก้ไขปัญหาและขององค์การในภาพรวมตามที่ต้องการให้เป็นครับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น